Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind digitale Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen für Unternehmen entsprechen. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, das Format Factur-X (auch bekannt als ZUGFeRD) für elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu verwenden. Mit diesem Format sind Rechnungen lesbar (PDF) und können zudem durch ein im PDF eingebettetes XML-Format maschinell gelesen werden.
E-Rechnungen bei pixi
Mit pixi können Sie mühelos rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellen. Dieser Prozess ist automatisiert und nahtlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integriert, sodass keine umfangreichen Änderungen erforderlich sind.
Hauptmerkmale der Nutzung von E-Rechnungen mit pixi
Vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen, inkl. gesetzlicher Verkäufername (bzw. Shopname wie in der Tabelle Shops).
Reibungsloser Ablauf, sowohl in der Desktop- als auch in der Webversion von pixi.
Nach der Einrichtung sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich – Sie können Ihre Rechnungen wie gewohnt erstellen.
Vorteile elektronischer Rechnungen
Dies sind die Hauptvorteile elektronischer Rechnungen:
Rechtssicherheit: Vermeiden Sie Strafen und Bußgelder, indem Sie Rechnungen verwenden, die den neuen Standards entsprechen.
Effizienz: Sie können Ihre Rechnungen schnell, ohne zusätzliche Schritte erstellen und ohne, dass Sie neue Software benötigen.
Zukunftssicherheit: Bleiben Sie den sich entwickelnden rechtlichen und branchenspezifischen Anforderungen immer einen Schritt voraus.
Anforderungen für die Nutzung elektronischer Rechnungen
Um elektronische Rechnungen nutzen zu können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
pixi-Update: Sie müssen die neueste Version von pixi verwenden (pixi 24.11 oder neuer).
Aktivierung: Die Funktion „Elektronische Rechnung“ muss von unserem pixi Support aktiviert werden. Kontaktieren Sie den Support, um die Einrichtung vorzunehmen.
Aktualisierte Templates für Rechnungen sind bereits in der Software enthalten und erfordern keine zusätzliche Konfiguration.
Datenbank-Einstellungen für elektronische Rechnungen
Während der Descartes pixi Support die Erstellung elektronischer Rechnungen für Sie aktivieren muss, können Sie mit der DB-Einstellung Bestelltypen für E-Rechnungen selbst festlegen, für welche Arten von Bestellungen elektronische Rechnungen erstellt werden sollen. In der entsprechenden Datenbank-Einstellung stehen die Optionen Alle Rechnungen, Nur B2B und Nur B2C zur Auswahl. Der Standardwert ist Nur B2B. Je nach gewählter Option wird eine entsprechende elektronische Rechnung mit angehängter XML-Datei erzeugt.
Erstellung elektronischer Rechnungen
So erstellen Desktop-Nutzer elektronische Rechnungen:
Rechnung erstellen: Sie erstellen Rechnungen in pixi weiterhin wie gewohnt.
Automatische Formatierung: pixi konvertiert die Rechnung in das gesetzlich vorgeschriebene Format (PDF/A-3b) und bettet die erforderlichen XML-Daten ein.
Versandfertige Rechnung: Die fertiggestellte Rechnung ist bereit für die elektronische Übermittlung an Ihre Kunden.
So erstellen Web-Nutzer elektronische Rechnungen:
Rechnung erstellen: Sie erstellen Ihre Rechnung in der pixi-Weboberfläche.
Integrierte Konformität: Rechnungen, die im Web-Client erstellt werden, werden automatisch so formatiert, dass sie den Standards für elektronische Rechnungen entsprechen.
Rechnung versenden: Die Rechnung ist bereit zur Weitergabe an Ihre Kunden oder ggf. das Finanzamt.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Dieser Abschnitt beantwortet häufig gestellte Fragen zur neuen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Muss ich die Art und Weise ändern, wie ich Rechnungen erstelle?
Nein, erstellen Sie Rechnungen wie gewohnt. pixi übernimmt automatisch die Formatierung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Was ist, wenn ich Hilfe bei der Einrichtung elektronischer Rechnungen benötige?
Kontaktieren Sie den Descartes pixi Support, um die Funktion zu aktivieren und sicherzustellen, dass alles korrekt konfiguriert ist.
Werden diese Rechnungen international anerkannt?
Ja, das Factur-X-Format ist ein internationaler Standard und gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften in vielen Ländern.
Wann beginnt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 erste Details zur zukünftigen Umsetzung von E-Rechnungen in der Unternehmenspraxis veröffentlicht, das Fragen zur Anwendung des Gesetzes beantwortet.
Übergangszeiträume
Überblick über die Übergangsfristen für E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland:
Jahr |
Sonstige Rechnungen
in Papierform oder elektronisch zum Beispiel als PDF, JPG (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) |
Sonstige Rechnungen
in Papierform oder elektronisch zum Beispiel als PDF, JPG (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro |
Rechnungen im EDI-Format
mit Zustimmung des Empfängers |
E-Rechnungen
EN 16931-konform, ohne Zustimmung des Empfängers |
2025 |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
2026 |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
2027 |
Nein |
Ja |
Ja |
Ja |
2028 |
Nein |
Nein |
Nein |
Ja |
Bis Ende 2026
Rechnungsaussteller dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert, ist der Vorrang der E-Rechnung vor der Papierrechnung, weshalb alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.
Bis Ende 2027
Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 beziehungsweise 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN Standard EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich einzuhalten.
Quellen:
IHK Darmstadt: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen (Zuletzt abgerufen: November 2024)
BMF: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025, PDF-Datei (Zuletzt abgerufen: November 2024)