Nachdem Sie einer Lieferantenbestellungen Bestellzeilen hinzugefügt oder von dieser entfernt haben und die Bestellung entsprechend der Einkaufskonditionen optimiert haben, übermitteln Sie die Bestellung an Ihren Lieferanten und setzen den Status auf Bestellt (BES). Zur Übermittelung an den Lieferanten steht Ihnen die Funktion zum Senden der Bestellung per E-Mail zur Verfügung.
So versenden Sie eine Lieferantenbestellung per E-Mail:
Wählen Sie in der Navigation Einkauf > Lieferantenbestellungen.
Öffnen Sie eine Lieferantenbestellung.
Um den E-Mail Dialog zu öffnen, klicken Sie Datei als E-Mail Anhang versenden in der Toolbar. Das folgende Dialogfenster öffnet sich.
Von: wird automatisch mit der im pixi Control Center angegebenen E-Mail-Adresse ergänzt (pixi Control Center > Tabellen > Locations > E-Mail Einkaufsabt.). Sie können die E-Mail-Adresse aber auch manuell ändern.
An: bezieht sich auf die E-Mail-Adresse des Lieferanten für Bestellungen. Diese können Sie für jeden Lieferanten in der Detailansicht im Reiter Allgemein > Informationen zum Lieferanten > E-Mail für Bestellungen angeben. Sie können die E-Mail-Adresse aber auch manuell im E-Mail Dialog ändern. Bei der Angabe mehrerer Empfänger trennen Sie die E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
Cc: optional können Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen angeben, die eine Kopie dieser E-Mail erhalten sollen. Bei der Angabe mehrerer Empfänger trennen Sie die E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
Betreff: hier wird automatisch die Bestellnummer und der Name Ihrer Firma ergänzt ("Bestellung xxxxx von IhreFirma"). Den Firmennamen hinterlegen Sie im pixi Control Center > Tabellen > Locations > Firma. Es wird hier der Wert der Location der im Reiter Allgemein einer Lieferantenbestellung hinterlegten Lieferadresse verwendet. Der Betreff kann aber auch manuell angepasst werden.
Text: optional können Sie in diesem Feld eine Nachricht ergänzen, die dem Lieferanten zusammen mit dem Bestelldokument gesendet werden soll.
Anhang: Die Lieferantenbestellung wird der E-Mail als CSV- und PDF-Datei automatisch angehängt. Der Name der Datei folgt dem Aufbau "Lieferantenbestellung "Lieferantenbestellnummer".pdf/.csv" (ab AVA Update 19).
Beispiel CSV-Datei:
4. Klicken Sie Senden, um die E-Mail zu versenden. Es wird ein Eintrag im Reiter Historie der Lieferantenbestellung hinterlegt.
Mit Klick auf Speichern werden die Änderungen am Template für E-Mails gespeichert. Dadurch werden die E-Mail-Adresse(n) aus dem Cc-Feld sowie der eingegebene Text gespeichert und beim nächsten E-Mail-Versand automatisch befüllt. Nicht gespeichert wird hingegen die Auswahl, die sie in den Kontrollkästchen für die zu sendenden Dateien treffen (CSV oder PDF).
Bei manuellen Änderungen des E-Mail Templates befinden sich die eingefügten Daten im lokalen Speicher Ihres Browsers. Sobald Sie Ihren Cache leeren, werden auch die entsprechenden Änderungen zum Template gelöscht.