Vorgänge im Kundenkonto werden mit Hilfe sogenannter Ereignisse abgebildet, welche manuell oder automatisch von pixi erstellt werden. Einem negativen Ereignis, wie z.B. einer Rechnung muss immer ein positives Ereignis, wie z.B. eine Zahlung gegenüberstehen, damit das Konto ausgeglichen ist.

Ereignisse des Kundenkontos

Folgende Ereignisse können im Kundenkonto erstellt werden:

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Neues Ereignis anlegen

Bei aktivierter Mehrwährungsfähigkeit in pixi (verfügbar ab pixi AVA Update 7) müssen Sie beim Erstellen eines Kundenkonto-Ereignisses eine Währung auswählen.

Neue Rechnung/Neue Gutschrift

siehe Erstellen von manuellen Rechnungen und Gutschriften

Neue Zahlung

Zahlungen können nicht immer automatisch einem Kunden zugewiesen werden. Sie können diese Zahlungen über verschiedene Parameter suchen und dem Kunden direkt über das Kundenkonto zuweisen.

1. Klicken Sie auf . Das Fenster für die Ereignisauswahl öffnet sich.

2. Wählen Sie die Option Zahlung aus der Liste.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgleich mit ausgewähltem Ereignis, wenn Sie die Zahlung der vorher ausgewählten Rechnung zuweisen möchten.

4. Klicken Sie auf OK.

5. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie die Zahlung suchen können:

   1. Um alle Zahlungen des Kunden anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. Der Name des Kunden wird im Suchfeld automatisch angezeigt. Es werden Ihnen nur Zahlungen angezeigt, deren Beträge noch nicht oder teilweise abgeglichen sind.

   2. Die Suchkriterien können individuell angepasst werden, um die Ergebnisse einzuschränken:

      • Kundenname

      • Datum von: - bis: Suche über einen bestimmten Zeitraum eingrenzen.

      • Betrag von: - bis: Suche über einen bestimmten Betrag eingrenzen.

      • Währung: Suche über eine bestimmte Währung eingrenzen. **

      • Text: Suche über Texte, die im Verwendungszweck genutzt werden.

      • Dateiimport: Suche über den Namen der importierten Datei.

6. Wählen Sie die Zahlung aus der Ergebnisliste und klicken Sie auf OK, damit die Zahlung dem Kundenkonto hinzugefügt wird.

Rechnung manuell auf bezahlt setzen

Sie können auch im Reiter Rechnungen eine Rechnung manuell auf bezahlt setzen:

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Rechnungen.

2. Markieren Sie eine Rechnung, die Sie manuell auf bezahlt setzen möchten.

3. Klicken Sie auf .

4. Um das Buchungsereignis anzulegen, wählen Sie das manuelle Buchungskonto (es werden nur positive Buchungskonten angezeigt) aus und geben Sie den Betrag, das Datum und einen Kommentar ein.

5. Im Kundenkonto können Sie nun den entsprechenden Zahlungsabgleich ansehen.

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Bankerstattung erstellen

Beispiel: Eine Vorkasse-Zahlung, welche über pixi Zahlungen der dazugehörigen Bestellung zugewiesen wurde, wird für den Versand freigegeben. Sind Artikel nicht mehr lieferbar oder werden nachträglich auf Kundenwunsch storniert, so weicht der spätere Rechnungsbetrag von dem ursprünglich bereits bezahlten Rechnungsbetrag ab. Die sich daraus ergebende positive Differenz, kann per Erstattung (DTAUS/SEPA Verfahren, Kontodaten erforderlich) über das Kundenkonto beleglos zurücküberwiesen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bankerstattung zu erstellen:

1. Klicken Sie auf . Das Fenster für die Ereignisauswahl öffnet sich:

2. Wählen Sie die Option Erstattung aus der Liste.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgleich mit ausgewähltem Ereignis, wenn Sie die Erstattung der vorher ausgewählten Zahlung zuweisen möchten.

4. Klicken Sie auf OK.

5. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem die Kundendaten eingetragen werden:

   1. Tragen Sie die Bankverbindung des Kunden unter den Zahlungsinformationen ein.

   2. Wählen Sie die Währung aus **. Haben Sie im Schritt 3 Abgleich mit ausgewähltem Ereignis gewählt, dann ist die entsprechende Währung bereits eingetragen und nicht änderbar.

   3. Der angezeigte Erstattungsbetrag wird wie folgt berechnet: Kundensaldo – Offene Bestellungen – Ereignisse, die nicht erstattet werden.

   4. Hinterlegen Sie die Referenzinformationen unter Referenz.

6. Klicken Sie auf OK, um die Erstattung zu erstellen. Durch das Erstellen dieses Ereignisses wird automatisch eine DTAUS/SEPA Datei erzeugt, welche in der pixi Zahlungs-Applikation erscheint und durch den DTAUS/SEPA Prozess weiter verarbeitet wird.

** bei aktivierter Mehrwährungsfunktion

Verwendung der Erstattungsfunktion

• Der Kunde zahlt einen höheren Betrag als auf der Rechnung.

• Der Kunde sendet einige Artikel zurück, die bereits bezahlt wurden.

• Ein Artikel wurde bereits bezahlt, kann aber nicht mehr geliefert werden.

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Manuelle Buchung

Abhängig von den ausgewählten Einstellungen für manuelle Ereignisse sind diese positiv oder negativ.

1. Klicken Sie auf . Das Fenster für die Ereignisauswahl öffnet sich:

2. Wählen Sie die Option Manuelle Buchung aus der Liste.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgleich mit ausgewähltem Ereignis, wenn Sie die manuelle Buchung der vorher ausgewählten Zahlung zuweisen möchten.

4. Klicken Sie auf OK. Es öffnet sich ein Dialogfenster:

   1. Wählen Sie eine Manuelle Buchung aus der Liste.

   2. Wählen Sie die Währung aus **. Haben Sie im Schritt 3 Abgleich mit ausgewähltem Ereignis gewählt, dann ist die entsprechende Währung bereits eingetragen und nicht änderbar.

   3. Tragen Sie den Betrag für die manuelle Buchung ein. Geben Sie immer einen positiven Betrag ein, dieser wird je nach Definition des Buchungsereignisses automatisch angepasst.

   4. Wählen Sie das Datum der manuellen Buchung.

   5. Geben sie einen Kommentar ein, um den Vorgang abzuschließen.

5. Klicken Sie auf OK, um die manuelle Buchung dem Kundenkonto hinzuzufügen.

** bei aktivierter Mehrwährungsfunktion

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Neue Kreditkarten-Erstattung über iPayment & Computop

Mit der Funktion zur Rückerstattung von Kreditkartenzahlungen können Sie Rückerstattungen direkt auf das iPayment/Computop-Konto Ihres Kunden ausführen. Sie können Ihrem Kunden Geld für retournierte Artikel zurückerstatten (mit Warenfluss) oder Ihrem Kunden nur einen Teilbetrag für z.B. bei Lieferverzögerungen, o.Ä. zurückerstatten (ohne Warenfluss).

Die Funktion der Rückerstattung von iPayment/Computop Kreditkartenzahlungen können Sie im pixi Control Center > Registerkarte Datenbank Einstellungen > Ordner Kundenservice > Kreditkartenrückerstattung aktivieren. Die Standardeinstellung ist: AUS

Rückerstattung ohne Warenfluss

Sie möchten Ihrem Kunden einen bestimmten Betrag über seine Kreditkarte zurückerstatten. Ihr Kunde sendet keine Ware zurück.

1. Wählen Sie im Kundenkonto die entsprechende Rechnung mit einer abgeglichenen Kreditkartenzahlung aus.

2. Klicken Sie auf , wählen Sie Kreditkarten-Rückerstattung aus und klicken Sie auf OK.

3. Tragen Sie den Betrag, der zurückerstattet werden soll ein. Der Maximalbetrag entspricht dem Rechnungsendbetrag. Sollten Sie einen höheren Betrag eingegeben haben, können Sie nicht mit OK bestätigen.

4. Der angefragte Rückerstattungsbetrag wird nun über iPayment/Computop an das Kreditkarten-Konto Ihres Kunden gesendet und verifiziert.

5. Wenn die Anfrage angenommen wurde, werden für die Erstattung der Rechnung zwei neue Ereignisse erstellt:

   • Kreditkarten-Rückerstattung (Refund to Credit Card – RCC), Negatives Ereignis

   • Kreditkartenbuchung (Book to Credit Card - BTC), Positives Ereignis. Diese Buchung wird nur aus buchhalterischen Gründen gebucht, um den Kundensaldo auszugleichen.

Rückerstattung mit Warenfluss

Sie möchten Ihrem Kunden einen bestimmten Betrag über seine Kreditkarte zurückerstatten. Ihr Kunde hat seine Bestellung oder einen Teil der Bestellungen zurückgesendet oder reklamiert. Sie haben bereits eine Retoure über den Retouren Wizard erstellt.

1. Wählen Sie das Ereignis der erstellten Gutschrift (für Rechnung) (CIN) aus. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Zahlung der Bestellung bereits per Kreditkarte über iPayment/Computop gebucht wurde und die Rechnung im Kundenkonto somit ausgeglichen ist.

2. Klicken Sie auf , wählen Sie Kreditkarten-Rückerstattung aus und klicken Sie auf OK.

3. Tragen Sie den Betrag, der zurückerstattet werden soll, ein. Der Maximalbetrag entspricht dem Rechnungsendbetrag. Sollten Sie einen höheren Betrag eingegeben haben, können Sie nicht mit OK bestätigen.

4. Der angefragte Rückerstattungsbetrag wird nun über iPayment/Computop an das Kreditkarten-Konto Ihres Kunden gesendet und verifiziert.

5. Wenn die Anfrage angenommen wurde, wird für die Erstattung von Gutschrift ein neues Ereignis per System-Buchung erstellt: Kreditkarten-Rückerstattung (Refund to Credit Card – RCC), Negatives Ereignis

6. Das neue Ereignis ist nun mit der Gutschrift abgeglichen.

Hinweise:

• Wenn zwei Gutschriften pro Rechnung erstattet werden sollen, kann die Funktion Kreditkarten-Rückerstattung dennoch nur einmal verwendet werden.

• Um eine Kreditkarten-Rückerstattung durchzuführen, muss die Rechnung auf bezahlt stehen.

• Die System-Buchungen zur Kreditkartenrückerstattung können nicht gelöscht werden.

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PayPal-Rückerstattungen über die PayPal API

Sie können mit dem Ereignis PayPal-Rückerstattung (RPP) einen Rechnungsbetrag, der über PayPal beglichen wurde, direkt zum PayPal-Konto des Kunden rückerstatten. Voraussetzung ist, dass die PayPal-Zahlung über die PayPal API importiert wurde. Diese Funktionalität kann nur genutzt werden, wenn die Zugangsdaten der PayPal API für die Zahlung mit PayPal korrekt gesetzt sind.

Bevor Sie eine PayPal-Rückerstattung durchführen, müssen Sie den Abgleich zwischen der Rechnung und der Zahlung im Kundenkonto löschen. Die PayPal-Rückerstattung erfolgt immer für die Zahlung, nicht für die Rechnung.

1. Wählen Sie die PayPal-Zahlung in der Tabelle der Ereignisse aus.

2. Klicken Sie auf in der Werkzeugleiste.

3. Selektieren Sie die Option PayPal Rückerstattung und klicken Sie OK.

4. Geben Sie den an den Kunden zu erstattenden Betrag ein und drücken Sie Erstellen. Damit wird ein neues RPP Event erzeugt und der Betrag wird Ihrem Kunden auf sein PayPal-Konto zurückerstattet.

Die Anfrage zur Rückerstattung auf das PayPal-Konto des Kunden wird an PayPal gesendet und dort verifiziert. Wenn die Anfrage bestätigt wird, wird ein neues Buchungsereignis PayPal-Rückerstattung (RPP) angelegt. Dieses Ereignis wird automatisch mit der ursprünglichen PayPal Zahlung abgeglichen .

Hinweise:

• Die PayPal-Rückerstattung kann nur automatisch über pixi durchgeführt werden, wenn die PayPal-Zahlung über die API importiert wurde.

• Der gesamte zu erstattende Betrag kann nur kleiner oder gleich der ursprünglichen PayPal Zahlung sein.

• Wenn das manuelle Buchungsereignis RPP bereits für andere Zwecke existiert, dann wird das vorhandene Ereignis in RP1 umbenannt und RPP für die PayPal-Rückerstattung verwendet.

• Das Buchungsereignis RPP ist ein System-Ereignis und kann nicht gelöscht werden.

Sollten Sie im pixi Kundenkonto eine Fehlermeldung erhalten: "Fehler beim Senden der Anfrage an PayPal. Error connecting with SSL.", so liegt dies in der Regel an vorübergehender Nichterreichbarkeit der PayPal-API. Versuchen Sie es ein paar Minuten später noch einmal.

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Ereignis entfernen

Sie können vorhandene Ereignisse aus dem Kundenkonto löschen.

1. Wählen Sie das Ereignis aus der Liste.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen des Ereignisses in der Werkzeugleiste.

Das Ereignis wird entfernt und der Betrag wird nicht länger im Kundenkonto berücksichtigt.

Info: Ereignisse können nur entfernt werden, wenn die Benutzerberechtigung Ereignisse im Kundenkonto entfernen für die Rolle aktiviert wurde, die Ihrem Benutzer zugewiesen ist.
Wir empfehlen aufgrund einer ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Buchführung, das Löschen von Ereignissen auf eine bestimmte Rolle (bspw. "Leitung Kundenservice") zu beschränken.

Hinweise:

• Rechnungen und Gutschriften können nicht entfernt werden.

• Das entfernte Ereignis wird Ihnen weiterhin in der Tabelle grau hinterlegt und durchgestrichen angezeigt. Diese werden im Kundensaldo nicht berücksichtigt und können nicht wiederhergestellt werden.

• Entfernte Erstattungen und manuelle Buchungen werden ebenfalls aus der Datenbank gelöscht.

• Entfernte Zahlungen werden nicht aus der Datenbank gelöscht. Diese können für einen Abgleich erneut genutzt werden.

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Drucken von Ereignissen

Einzelnes Ereignis drucken

Um ein Dokument für ein einzelnes Ereignis zu drucken, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie ein Ereignis aus der Tabelle.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Werkzeugleiste oder Rechtsklick auf das Ereignis.

3. Wählen Sie die Option Ausgewähltes Dokument.

Druck von speziellen Ereignistypen

• Rechnungen und Gutschriften werden über die pixi Rechnungsapplikation gedruckt.

• Manuelle Buchungen werden über die pixi Berichte gedruckt.

• Zahlungen und Erstattungen (DTAUS) können nicht gedruckt werden.

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