Je nach Anwendungsfall können Sie pixi* Rechnungen auf unterschiedliche Weise konfigurieren, um Ihren Endkunden Rechnungen nur als PDF-Datei per Mail, in Papierform oder auf beiden Wegen zukommen zu lassen.

Diese Szenarien können Sie durch Kombination verschiedener Einstellungen in pixi* Rechnungen abbilden.

• PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern: Aktivieren Sie diese Einstellung, dann werden Rechnungen im weiter unten festgelegten Ordner als PDF-Datei abgespeichert.

• PDF Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern: Ist diese Einstellung aktiviert, werden Rechnungen in PDF-Form auf den Dokumentenserver hochgeladen und dort gespeichert.

• Keine Rechnung drucken, wenn Rechnungen als PDF gespeichert werden: Ist diese Einstellung aktiviert, werden Rechnungen in Papierform dann nicht gedruckt, wenn Rechnungen im weiter oben festgelegten Ordner abgespeichert werden.

In diesem Captivate wird auf verschiedene Anwendungsfälle der Funktionalität eingegangen.

https://vimeo.com/213044895?share=copy

PDF-Rechnungen - Anwendungsfälle, Spieldauer ca. 8:30 Minuten, Sprache: Deutsch

Unter Nutzung des erweiterten Druckmoduls (Druckregeln) können weitere Szenarien abgebildet werden. Sie können bspw. definieren, dass Ihre B2B-Kunden ausschließlich PDF-Rechnungsdokument per Mail zugeschickt bekommen, indem Sie Regeln für den entsprechenden Shop hinterlegen.

Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie im pixi*pedia Artikel Erweitertes Druckmodul.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass zum Druck von Rechnungsdokumenten, die vom Dokumentenserver heruntergeladen wurden, die Software Adobe Acrobat Reader benötigt wird.

Rechnungsversand per Mail & Papierrechnung

Möchten Sie Ihren Kunden PDF-Rechnungsdokumente per Mail zukommen lassen und zusätzlich auch Rechnungsdokumente in Papierform dem Paket beilegen, müssen die Einstellungen entsprechend konfiguriert sein:

Je nachdem, welche Dokumente in Papierform dem Paket beigelegt werden sollen, müssen die entsprechenden Templates vorhanden sein.

Ihr Templates-Ordner sollte mindestens folgende Templates enthalten:

• "Shopkürzel"_PDF.rtm: zum Hochladen der Rechnung auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel"_credit_PDF.rtm: zum Hochladen der Gutschrift auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel".rtm: zum Ausdrucken der Rechnung

Weitere Informationen: Vorlagen verwalten, PDF-Rechnungen

Weiterhin muss aktiviert werden, dass PDF-Rechnungsdokumente an E-Mails angehangen werden sollen. Gehen Sie dazu vor, wie in diesem pixi*pedia Artikel beschrieben: PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang

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Rechnungsversand per Mail & Papierlieferschein

Möchten Sie PDF-Rechnungsdokumente per Mail verschicken, Ihren Kunden allerdings nur den Lieferschein mit in das Paket legen, müssen die folgenden Einstellungen entsprechend gesetzt sein:

Mit dieser Konfiguration werden Rechnungsdokumente auf dem Dokumentenserver gespeichert - Papierrechnungsdokumente sollen trotzdem gedruckt werden. Um hier nur den Lieferschein drucken zu lassen, müssen weitere Punkte beachtet werden.

Löschen Sie alle Templates für den ausgewählten Mandanten bis auf das Lieferscheintemplate, welches standardmäßig "Shopkürzel"_ps.rtm benannt sein sollte (z. B. DEM_ps.rtm) und das Template, welches für das Hochladen auf dem Dokumentenserver und damit dem Versand zum Kunden benötigt wird.

Benennen Sie anschließend das Lieferscheintemplate "Shopkürzel"_ps.rtm so um, dass es von pixi* als Rechnungstemplate erkannt wird, indem Sie den Suffix "_ps" entfernen.

Ihr Templates-Ordner sollte mindestens folgende Templates enthalten:

• "Shopkürzel"_PDF.rtm: zum Hochladen der Rechnung auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel"_credit_PDF.rtm: zum Hochladen der Gutschrift auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel".rtm: zum Ausdrucken des Lieferscheins (ehemals "Shopkürzel"_ps.rtm)

In diesem Fall wird statt dem Standard-Rechnungstemplate das Lieferscheintemplate für den Rechnungsdruck genutzt. Andere Dokumente werden nicht ausgedruckt. Die Rechnung wird als PDF-Datei auf den Dokumentenserver hochgeladen und anschließend an den Endkunden per Mail verschickt. Der Lieferschein liegt dem Paket bei.

Weitere Informationen: Vorlagen verwalten, PDF-Rechnungen

Weiterhin muss aktiviert werden, dass PDF-Rechnungsdokumente an E-Mails angehangen werden sollen. Gehen Sie dazu vor, wie in diesem pixi*pedia Artikel beschrieben: PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang

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Nur Rechnungsversand per Mail

Möchten Sie Ihren Kunden PDF-Rechnungsdokumente ausschließlich per Mail zukommen lassen, konfigurieren Sie die Einstellungen wie folgt:

Obwohl Ihre Kunden nur Dokumente per Mail erhalten sollen, benötigen Sie im Versand einen Indikator dafür, dass eine Versandbox voll ist und umverpackt werden kann. Dazu können Sie bspw. ein kleines Thermoetikett ausdrucken lassen, sobald eine Box voll ist. Dieses Etikett legen Sie statt der Rechnung/Lieferschein in die entsprechende Box. Das Paket kann daraufhin gepackt werden und der Aufkleber sollte auf dem Paket angebracht werden. Beim Ship-Out wird anschließend einfach der Barcode des Aufklebers gedruckt und es gilt damit als versendet.

Beispieltemplates für verschiedene Thermoetikettengrößen können Sie hier herunterladen:

• DHL-Etikett (103 mm x 199 mm)

• DPD-Etikett (102 mm x 152 mm)

• Lagerplatzetikett (57 mm x 32 mm)

Wie im vorherigen Beispiel müssen Sie anschließend das eben heruntergeladene Template in das Rechnungstemplate umbenennen.

Je nachdem, welche Dokumente dem Kunden per Mail geschickt werden sollen, müssen die entsprechenden Templates vorhanden sein.

Ihr Templates-Ordner sollte mindestens folgende Templates enthalten:

• "Shopkürzel"_PDF.rtm: zum Hochladen der Rechnung auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel"_credit_PDF.rtm: zum Hochladen der Gutschrift auf den Dokumentenserver

• "Shopkürzel".rtm: zum Ausdrucken des Thermoetiketts (statt des Rechnungstemplates)

Weitere Informationen: Vorlagen verwalten, PDF-Rechnungen

Weiterhin muss aktiviert werden, dass PDF-Rechnungsdokumente an E-Mails angehangen werden sollen. Gehen Sie dazu vor, wie in diesem pixi*pedia Artikel beschrieben: PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang

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Nur Papierrechnung

Sollen keine Rechnungen in Form von PDF-Dateien an Ihre Kunden verschickt werden und Sie möchten Ihren Kunden Rechnungen in Papierform zukommen lassen, setzen Sie die Einstellungen entsprechend:

Mit dieser Konfiguration werden keine E-Mails mit PDF-Rechnungen an Ihre Kunden versandt. Die Rechnungsdokumente werden je nach Verfügbarkeit in Papierform ausgedruckt und Sie können sie dem Paket beilegen.

Ihr Templates-Ordner sollte mindestens folgende Templates enthalten:

• "Shopkürzel".rtm: zum Ausdrucken der Rechnung

Weitere Informationen: Vorlagen verwalten

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Lokale Rechnungsarchivierung

Neben den Möglichkeiten zum Versand der PDF-Rechnungsdokumente per Mail oder dem Drucken der Dokumente in Papierform, die anschließend dem Paket beigelegt werden, haben Sie auch die Möglichkeit, Rechnungen auf Ihrem Computer oder einem Netzlaufwerk zu archivieren.

Weitere Informationen zur PDF-Rechnungsarchivierung finden Sie in diesem Artikel: PDF-Rechnungen - Lokale Archivierung

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