Nachdem Sie alle Zahlungen in pixi importiert haben und sowohl das automatische Pre-Matching als auch die Abgleichsautomatik zur Zuweisung der Zahlungen zu offenen Bestellungen und Rechnungen durchgeführt wurde, kann es vorkommen, dass einige Zahlungen dennoch nicht zugewiesen wurden. In diesem Fall können Sie nach Filterung der angezeigten Zahlungen, Rechnungen und Bestellungen die Zuweisung auch manuell vornehmen. Eine Zahlung kann dabei nur einem Kundenkonto zugewiesen werden.
Beachten Sie auch die Einführung in die Benutzeroberfläche des Reiters Zahlungsabgleich.
Zahlungen können nur Bestellungen oder Rechnungen mit gleicher Währung zugewiesen werden. (ab pixi AVA Update 7)
Einstellung der Suchkriterien und Filter
Um die Verarbeitungszeit zu verringern, kann es bei einer hohen Anzahl an offenen Belegen sinnvoll sein, die angezeigten Ergebnisse für Rechnungen und/oder Zahlungen einzugrenzen. Dafür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Eingrenzung der angezeigten Zahlungen
Sie können über den Button Filter nach Transaktionen unter dem Reiter Alle Zahlungen die angezeigten Zahlungen eingrenzen. Sie können unter anderem den Zeitraum der angezeigten Zahlungen eingrenzen.
In diesem Beispiel wird nach allen Zahlungen von Kunden gesucht, welche im Zeitraum vom 01.06.2014 bis zum 09.06.2014 eingegangen sind. Klicken Sie auf Schließen und neu laden, um sich die gefilterten Zahlungen anzeigen zu lassen.
Hinweis: Bei der Suche nach dem Betreff, wird das Feld Betreff 1 aller Zahlungen durchsucht.
Eingrenzung der angezeigten Rechnungen
Sie können über den Button Filter nach Offen unter dem Reiter Alle Rechnungen die angezeigten Zahlungen eingrenzen. Im sich öffnenden Fenster ist es Ihnen möglich, die Kriterien, welche auf die offenen Rechnungen zutreffen müssen, auszuwählen. Zum Festlegen des Datumzeitraumes können sie die Tagesgrenzen per Hand eingeben (Format: dd.mm.yyyy) oder das Auswahlmenü benutzen.
Wenn Sie alle Kriterien nach Wunsch festgelegt haben, bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Schließen und neu laden (3).
Eingrenzung der angezeigten Bestellungen
Sie können auch die Liste der Besellungen für den manuellen Abgleich filtern:
Hinweis: Der Datums-Filter prüft das Importdatum der Bestellung.
Manuelles Zuweisen von Zahlungen
Zum manuellen Zuweisen von Zahlungen gehen Sie wie folgt vor:
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Markieren Sie rechts die Zahlung und links die Rechnung bzw. Bestellung, die Sie abgleichen möchten.
Beachten Sie das für die Zahlung folgendes gelten muss: der Wert in der Spalte ben. Betrag (= benutzter Betrag) muss kleiner sein, als der Wert in der Spalte Betrag.
Nutzen Sie den Puzzle-Button um Bestellungen oder Rechnungen manuell zuzuweisen:
Bestätigen Sie die Zuweisung mit OK:
Um nun weitere offene Rechnungen mit dieser Transaktion abzugleichen, wählen Sie eine weitere offene Rechnung aus. Danach verfahren Sie wie in oben erklärt. Dies können Sie so oft wiederholen, bis der ben. Betrag gleich dem Betrag ist (Betrag – ben. Betrag = 0).
Um das Zuordnen rückgängig zu machen, wählen Sie die Zahlung, führen einen Rechtsklick auf diese aus und wählen Editieren. Hier löschen Sie nun den Treffer für die entsprechende Rechnung.
Tipp: Wenn in der Spalte "ben. Betrag" in der Übersicht aller Zahlungen auf der rechten Seite (pixi Zahlungsapplikation > Reiter Zahlungs-Abgleich) das Doppelte des Zahlbetrages angezeigt wird, so wurde die Zahlung der Bestellung sowie der Rechnung zugewiesen. Sie können einen der vorhandenen Treffer wie oben beschrieben löschen, damit die Anzeige wieder stimmt.
Hinweis: Wurde ein Abgleich vorgenommen, so werden die Zahlungsdaten des Kunden (BLZ, Kontonummer, IBAN, BIC) automatisch in die Zahlungsdaten der betreffenden Bestellung/Rechnung im pixi Kundenservice übernommen. Damit stehen diese für den Fall einer Retour oder eines Umtauschs zur Verfügung.