pixi Rechnungen bietet Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen, die bereits erstellt wurden, in Form von PDF-Dateien in einem von Ihnen festgelegtem Dateipfad zu archivieren (auch Netzwerkpfade sind möglich) oder sie zusätzlich auf einem Dokumentenserver zu speichern.
Weiterhin können PDF-Dokumente von externen Quellen heruntergeladen und statt der in pixi erzeugten Rechnungen gedruckt werden.
Auch diese Dokumente können anschließend auf den Dokumentenserver zur Archivierung hochgeladen werden.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass zum Druck von Rechnungsdokumenten, die vom Dokumentenserver heruntergeladen wurden, die Software Adobe Acrobat Reader benötigt wird.
Rechnungstemplates (Vorlagen)
Ab pixi AVA Update 22 werden zur Erstellung von PDF-Rechnungen eigene Templates benötigt.
Weitere Informationen: Vorlagen verwalten
Lokale Archivierung
Um die lokale Archivierung von Rechnungsdokumenten zu aktivieren, folgen Sie den folgenden Schritten.
Öffnen Sie die Einstellungen über Extras > Einstellungen > PDF-Rechnungen > Rechnung als PDF speichern.
-
Aktivieren Sie die Einstellung PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern und ggf. Unterordner für Monate erstellen, wenn Rechnungen getrennt nach Monat archiviert werden sollen.
Der Unterordner wird im Format "M-JJJJ" erstellt (bspw. "7-2016") und richtet sich nach dem Monat der Rechnungserstellung. Wurde eine Rechnung im Januar 2016 erstellt und im Dezember 2016 nachgedruckt, wird die Rechnung im Ordner "1-2016" abgelegt.
Oder aktivieren Sie die Einstellung PDF Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern, um Rechnungsdokumente auf dem Dokumentenserver speichern zu lassen.Die Option Keine Rechnung drucken, wenn Rechnungen als PDF gespeichert werden ist aktivierbar, sobald eine der beiden darüber liegenden Optionen ausgewählt wurde. Mit dieser Einstellung können Sie Rechnungen ressourcensparend und papierlos digital ablegen. Die Vorschau wird mit der Aktivierung ebenfalls deaktiviert. Diese Funktion ist für das Archivieren von alten Rechnungen als PDF vorgesehen.
Wählen Sie anschließend das Verzeichnis, in dem die Rechnungen gespeichert werden sollen.
Haben Sie die Einstellungen vorgenommen, wird beim Erstellen oder Nachdrucken einer Rechnung, eine PDF-Kopie in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad abgespeichert.
Hinweise: Für den Druck der Rechnungsdokumente werden immer die auf dem jeweiligen Computer lokal im Ordner C:\pixi\templates vorliegenden Rechnungstemplates genutzt.
Haben Sie Netzlaufwerke über einen Standard-Windowsbenutzer verbunden, dann darf pixi Rechnungen nicht mit Administratorrechten gestartet werden - Netzlaufwerke können sonst nicht als Verzeichnis hinterlegt werden.
Archivierung auf dem Dokumentenserver
Verfügbar ab pixi AVA Official Update 20.
https://vimeo.com/213043144?share=copy
Dieses Captivate beschreibt die Einrichtung der Funktionalität PDF-Rechnungen per Mail.
PDF-Rechnungen - Einrichtung, Spieldauer ca. 6 Minuten, Sprache: Deutsch
Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen, auf jedem Computer mit pixi-Zugang, Rechnungen und alle damit verbundenen Vorlagentypen (z. B. Rechnung (Hauptseite), 2.te Seite, 3.te Seite, Lieferschein usw.) im PDF-Format jederzeit in der Form abrufen zu können, wie sie ursprünglich erstellt und hochgeladen wurden.
Standardmäßig werden PDF-Rechnungsdokumente bis zu 8 Tage auf dem Dokumentenserver gespeichert und danach automatisch gelöscht.
Soll die Dauer der Speicherung mehr als 30 Tage betragen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Account Manager. Bis zu 30 Tagen ist die Speicherung der PDF-Rechnungen kostenfrei.
Hinweis: Die Einrichtung zur Nutzung dieser Funktionalität auf Inhouse Servern ist kostenpflichtig. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Account Manager, wenn Sie diese Funktionalität nutzen möchten.
Konfiguration
pixi Control Center
Bevor Sie die Funktionalität nutzen können, muss im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Rechnungen > PDF Rechnungen/Mahnungen (auf dem Dokumentenserver) speichern aktiviert werden.
Weiterhin muss festgelegt werden, wie lange die PDF-Dokumente auf dem Dokumentenserver gespeichert werden sollen. Dafür muss die entsprechende Speicherdauer im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Rechnungen in die Datenbank-Einstellung PDF-Rechnungen/Mahnungen nach X Tagen löschen eingetragen werden. Standardmäßig sind 8 Tage eingestellt und nur der pixi Support kann diesen Wert bearbeiten. (ab pixi AVA Update 22)
Da es sich hierbei um Datenbank-Einstellungen handelt, gelten diese für die gesamte Datenbank. Das bedeutet, dass pixi beim Nachdrucken von Rechnungen prüft, ob bereits eine PDF-Rechnung auf dem Dokumentenserver vorhanden ist und diese herunterlädt, sobald die Einstellung aktiviert ist. Ist auf dem Server keine PDF vorhanden, wird sie lokal erstellt und abhängig von den Einstellungen in pixi Rechnungen auf dem Dokumentenserver gespeichert oder nicht.
pixi Rechnungen
Um Rechnungen im PDF-Format auf dem Dokumentenserver zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Öffnen Sie die Einstellungen über Extras > Einstellungen > PDF-Rechnungen > Rechnung als PDF speichern.
(Optional) Möchten Sie, dass Rechnungen auch bei Ihnen lokal abgelegt werden sollen, aktivieren Sie die Einstellung PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern und ggf. Unterordner für Monate erstellen, wenn Rechnungen getrennt nach Monat archiviert werden sollen.
Der Unterordner wird im Format "M-JJJJ" erstellt (bspw. "7-2016") und richtet sich nach dem Monat der Rechnungserstellung. Wurde eine Rechnung im Januar 2016 erstellt und im Dezember 2016 nachgedruckt, wird die Rechnung im Ordner "1-2016" abgelegt.Aktivieren Sie die Einstellung PDF Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern, sodass PDF-Kopien nach der Erstellung auf den Dokumentenserver hochgeladen werden. Ist PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern nicht aktiviert, wird die lokal erstellte PDF nach dem Upload gelöscht. (ab pixi AVA Update 22)
Wählen Sie anschließend das Verzeichnis, in dem die Rechnungen gespeichert werden sollen, da diese vor dem Hochladen zunächst lokal erstellt werden.
Hinweise:
Diese Einstellungen werden lokal gespeichert und müssen daher bei allen Computern vorgenommen werden, die Rechnungen drucken und bei denen die Funktionalität aktiviert werden soll.
PDF-Rechnungen können nicht manuell vom Dokumentenserver gelöscht werden.
Wurde ein lokales Verzeichnis festgelegt, das Speichern von PDFs ist aber deaktiviert, nutzt pixi Rechnungen dieses Verzeichnis zum Herunterladen der PDF-Rechnung.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Fall kein Netzlaufwerk zum Archivieren von PDF-Rechnungen als lokales Verzeichnis hinterlegt haben. Denn wird eine PDF vom Dokumentenserver heruntergeladen, überschreibt diese alle existierenden Dateien mit gleichem Namen und wird anschließend nach dem Druck automatisch gelöscht.
Druckregeln
Ab pixi AVA Update 22 können Sie auch für PDF-Rechnungsdokumente Druckregeln definieren. Somit können Sie steuern, dass sich das Layout gedruckter Rechnungen von denen unterscheidet, die Sie archivieren oder per E-Mail an Ihre Kunden verschicken.
Nutzen Sie Druckregeln, ist das Vorhandensein separater PDF-Rechnungstemplates mit dem Suffix "_PDF" nicht notwendig.
Weitere Informationen: Erweitertes Druckmodul, Vorlagen verwalten
Abrufen externer PDF-Rechnungen
Neben der Möglichkeit, normale in pixi erstellte Rechnungen als PDF-Datei abzuspeichern und zu archivieren (lokal oder auf dem Dokumentenserver), haben Sie auch die Möglichkeit, PDF-Dokumente von einer externen Quelle abzurufen und diese Dokumente statt der in pixi erstellten Rechnungen zu drucken oder zu archivieren.
Weitere Informationen: Abrufen externer PDF-Rechnungen
Versand per E-Mail
Nutzen Sie die PDF-Rechnungsarchivierung auf dem Dokumentenserver, dann können diese PDF-Rechnungen für den Versand per E-Mail genutzt werden. PDF-Rechnungen können dabei an automatische E-Mails angehangen werden und auch manuell über pixi Kundenservice E-Mails oder über die Funktion PDF Senden als Anhang verschickt werden.
Weitere Informationen: PDF-Rechnungen als Auto E-Mail-Anhang verschicken, Manuelles Senden per E-Mail
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Eine Sammlung häufig gestellter Fragen finden Sie in einem separaten Unterartikel.