DATEV ist der am weitesten verbreitete Standard für den Abgleich von Konten. Mit Hilfe des DATEV-Exports können alle Kontenbewegungen aus pixi mit den Kontenbewegungen der jeweiligen Konten abgeglichen werden. Somit ist der DATEV-Export der einfachste Weg, um alle Zahlungspositionen aus pixi mit denen Ihrer Konten abzugleichen. pixi exportiert die Daten im ASCii-Format, was einen manuellen Import in das DATEV-Programm notwendig macht. Die DATEV-Schnittstelle ist kostenpflichtig und kann über den Support bestellt werden.

Mehr zu DATEV: http://www.datev.de/ oder http://de.wikipedia.org/wiki/DATEV

Hinweis: Um das Verbuchen von Geldeingängen und –ausgängen, welche keinen Bezug zu pixi haben, zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen die Verwendung mehrerer Konten. Somit werden Konten die für pixi nicht relevant sind auch nicht nach pixi importiert. Werden diese Vorgänge zu pixi importiert, so muss der Buchhalter diese in DATEV manuell von einem Verrechnungskonto umbuchen. Durch das Trennen der Konten kann somit ein manueller Aufwand vermieden werden.

Wichtig: Die DATEV Export-Funktionalität ist kostenpflichtig und kann über den pixi Support bestellt werden. Im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export > DATEV Schnittstelle können Sie überprüfen, ob der DATEV Export aktiviert ist.

Begriffe

Sammelkonto

• Auf das Sammelkonto werden alle Zahlungen gebucht, welche keinem Kunden/keiner Rechnung automatisch zugewiesen werden konnten.

• pixi bucht nicht vom Sammelkonto ab, dies muss die Buchhaltung manuell vornehmen.

Erlöskonto

Alle eingehenden Zahlungen werden auf das Erlöskonto gebucht. Von hier werden diese auf das Kundenkonto (Zahlung konnte zugewiesen werden) oder auf das Sammelkonto (Zahlung konnte nicht zugewiesen werden bzw. ist keine pixi relevante Zahlung) gebucht.

Kostenstellen

Ab pixi AVA Update 9 haben Sie die Möglichkeit, eine Kostenstelle pro Shop im pixi Control Center zu hinterlegen (pixi Control Center > Tabellen > Shops).

Haben Sie zum Beispiel mehrere Shops auf einer pixi Datenbank implementiert, so können Sie über die Kostenstellen mit nur einem pixi Buchhaltungsexport dennoch alle Ihre Shops in Ihrem Buchhaltungsprogramm auswerten und können somit feststellen, wo Geld verdient und wo Verluste eingefahren werden.

Ist eine Kostenstelle für einen Shop hinterlegt, so ist es ebenfalls möglich, nur explizit diese Kostenstelle im Shopfilter des pixi Buchhaltungsexportes anzusteuern und somit nur diese zu exportieren. Von Vorteil ist dies vorallem, wenn Sie mehr als 2 Shops auf einer pixi Datenbank implementiert haben, aber nicht alle dieser Shops buchhalterisch getrennt werden müssen. (z. B. drei Shops auf einer pixi Datenbank, wobei sich aber zwei dieser Shops einen buchhalterischen Mandanten teilen)

Für eine individuelle Beratung zur Implementierung von Kostenstellen, wenden Sie sich bitte an den pixi Support.

Mehr Infos: http://de.wikipedia.org/wiki/Kostenstelle

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Einrichtung der DATEV-Kontonummern für den DATEV-Export

Wenn für einen Artikel keine DATEV-Kontonummer hinterlegt wurde, dann wird in Abhängigkeit von Lieferland und MwSt.-Satz eine der hinterlegten Standard-Kontonummern verwendet. Diese werden im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export > Unterordner Standard-Konten festgelegt.

Bei Überschreitung von Lieferschwellen, können für Rabatte und Versandkosten auch abweichende DATEV-Kontonummern für den jeweiligen MwSt.-Satz hinterlegt werden.

Die MwSt.-Schlüssel können Sie im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export > Unterordner MwSt-Schlüssel setzen. Diese Schlüssel werden dann für das Buchhaltungssystem verwendet.

Es können ab pixi LOU Milestone 1 DATEV-Kontonummern mit bis zu 10 Stellen in die DATEV Dateien (Belege, Kunden, Zahlungen) exportiert werden.

Die DATEV-Export Funktionalität unterstützt 3 Mehrwertsteuersätze:

• 0%

• 7% und

• 19%.

Die folgende Datei enthält eine Tabelle aller Konten, die Sie in pixi hinterlegen können. Gerne können Sie diese Tabelle direkt als Vorlage nehmen, um dem Support alle nötigen Angaben mitzuteilen. Die Tabelle können Sie hier herunterladen.

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Ändern der DATEV-Kontonummern für Systemereignisse

Systemereignisse werden in den Einstellungen des pixi Kundenkontos verwaltet. Ab pixi LOU Official können Sie die Kontonummer für ein Systemereignis ändern, welche beim DATEV-Export verwendet wird.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Kontonummer für ein Systemereignis zu hinterlegen:

1. Öffnen Sie den pixi Kundenservice und wechseln Sie zum Reiter Konto.

2. Klicken Sie im Menü auf Extras > Einstellungen.

3. Unter Einstellungen > Kundenservice wählen Sie Kundenkonto: Systemereignisse

4. Wählen Sie das Systemereignis aus, für das Sie eine Kontonummer hinterlegen möchten und klicken Sie auf Ändern.

5. Geben Sie im darauffolgenden Fenster Neues Konto die Kontonummer ein. Hinweis: Sie können lediglich die Kontonummer eingeben oder ändern – alle anderen Felder im Fenster Neues Konto sind nicht änderbar.

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Ändern der DATEV-Kontonummern für Lieferschwellenländer bzw. spezifische Länder-MwSt.-Sätze

Im pixi Control Center > Reiter Tabellen > Tabelle Mehrwertsteuersätze können Sie pro Mehrwertsteuersatz abweichende DATEV-Kontonummern definieren. Diese Einstellungen sollten Sie nur dann setzen, wenn Sie die Lieferschwelle für ein Land erreicht haben.

Achtung: Kontaktieren Sie in jedem Fall den pixi Support, wenn Sie eine Lieferschwelle erreicht haben, um zu gewährleisten, dass alle Vorgänge auf die korrekten Konten gebucht werden.

• DATEVkonto hat Vorrang vor MwSt. normal: Geben Sie hier eine DATEV-Kontonummer an, wenn der hohe Mehrwertsteueranteil der Artikel einer Bestellung auf ein abweichendes DATEV-Konto gebucht werden soll. Ist hier ein Wert eingetragen, werden manuelle Rechnungen und Gutschriften ebenfalls auf dieses Konto gebucht.

• DATEVkonto hat Vorrang vor MwSt. ermäßigt: Geben Sie hier eine DATEV-Kontonummer an, wenn der niedrige Mehrwertsteueranteil der Artikel einer Bestellung auf ein abweichendes DATEV-Konto gebucht werden soll. Ist hier ein Wert eingetragen, werden manuelle Rechnungen und Gutschriften ebenfalls auf dieses Konto gebucht.

• DATEV Steuercode hat Vorrang vor MwSt. normal: Geben Sie hier einen Mehrwertsteuerschlüssel für den hohen MwSt.-Satz an, wenn die Lieferschwelle überschritten wurde. Diese Einstellung überschreibt die Datenbank-Einstellungen im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Ordner DATEV Export > Ordner MwSt-Schlüssel.

• DATEV Steuercode hat Vorrang vor MwSt. ermäßigt: Geben Sie hier einen Mehrwertsteuerschlüssel für den niedrigen MwSt.-Satz an, wenn die Lieferschwelle überschritten wurde. Diese Einstellung überschreibt die Datenbank-Einstellungen im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Ordner DATEV Export > Ordner MwSt-Schlüssel.

• DATEV-Konto hat Vorrang für Versandkosten mit MwSt. normal: Geben Sie hier die DATEV-Kontonummer an, auf welche Versandkosten mit hohem MwSt.-Satz gebucht werden sollen.

• DATEV-Konto hat Vorrang für Versandkosten mit MwSt. ermäßigt: Geben Sie hier die DATEV-Kontonummer an, auf welche Versandkosten mit niedrigem MwSt.-Satz gebucht werden sollen.

• DATEV-Konto hat Vorrang für Rabatte mit MwSt. normal: Geben Sie hier die DATEV-Kontonummer an, auf welche Rabatte/Gutscheine mit hohem MwSt.-Satz gebucht werden sollen.

• DATEV-Konto hat Vorrang für Rabatte mit MwSt. ermäßigt: Geben Sie hier die DATEV-Kontonummer an, auf welche Rabatte/Gutscheine mit niedrigem MwSt.-Satz gebucht werden sollen.

Export Automatischer Buchungen an DATEV

Es ist möglich, in pixi automatische Buchungen anhand einer Zahlungsart zu generieren. Das wird gemacht, um Bestellungen z.B. über Amazon, die ja ohne einen direkten Zahlungseingang versendet werden einfacher verwalten zu können.

1. Erzeugen Sie im Kundenkonto unter Einstellungen ein Manuelles Buchungskonto für diese Zahlungen. Bitte vergessen Sie nicht, bereits das richtige DATEV Buchungskonto zu hinterlegen.

2. Lassen Sie von unserem Support bei der passenden Zahlungsart dieses manuelle Ereignis hinterlegen (Einstellung "CA EreignisID bei automatischem Erstellen" in der Tabelle Zahlungsarten) sowie die Erstellung automatischer Ereignisse aktivieren (Einstellung "CA Automatisch Zahlung erstellen").

3. Aktivieren Sie den Export dieser Zahlungen im Control Center im Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > DATEV Export > Export automatischer Kundenkonto-Buchungen.

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Export manueller Rückerstattungen

Im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export finden Sie die Einstellung "DATEV, Export manueller DTAUS-Rückerstattungen". Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden manuell erzeugte DTAUS Ereignisse in die DATEV Datei „Belege“ exportiert. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert.

Manuelle DTAUS Ereignisse erstellen Sie im pixi Kundenservice > Reiter Kundenkonto > Button Neues Ereignis > Erstattung. Weitere Informationen zum Anlegen manueller Buchungsereignisse finden Sie hier.

Hinweis: Automatisch für eine bestimmte Rechnung oder Gutschrift erzeugte DTAUS Ereignisse werden beim DATEV Export nicht berücksichtigt.

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Beispiele zum Ablauf

Beispiel: Vorkasse

In diesem Beispiel wird der Weg einer Zahlung in Höhe von 100€ betrachtet. Voraussetzung ist eine Bestellung im Wert von 100€ (inkl. Versandkosten) mit der Zahlungsart Vorkasse.

Die Darstellung ist vereinfacht, das Buchen der verschiedenen Erlöskonten wird extra erklärt.

Schritt 1 - Einzahlung durch den Kunden

• Der Kunde erhält die Aufforderung den Betrag von 100€ auf Ihr Konto zu überweisen.

• Der überwiesene Betrag wird Ihrem Konto gutgeschrieben.

• Status der Bestellung: HAL.

Schritt 2 - Zahlungsabgleich

• Die Überweisung kam vom richtigen Konto mit dem richtigen Betreff und dem exakten Betrag.

• pixi kann den Zahlungseingang der entsprechenden Rechnung zuordnen.

• pixi bestätigt den Eingang der korrekten Zahlung (match).

• Status der Bestellung: ANG.

Schritt 3 - Kein Zahlungsabgleich

• Die Überweisung weist andere Faktoren auf, als die zu erwartenden (ungenauer Betrag +/-; falscher Betreff) oder hat nichts mit pixi zu tun (z.B. Überweisung des Finanzamtes).

• pixi kann die Zahlung nicht einer Rechnung zuweisen.

• Status der Bestellung: HAL.

Schritt 4 - Händisches Setzen des Zahlungseinganges

• Die Bestellung wird manuell auf Bezahlt gesetzt (keine Buchung in die DATEV-Datei Zahlungen).

• Das Matching der Zahlung wird manuell vorgenommen.

• Status der Bestellung: ANG.

Schritt 5 - Rechnung für den Kunden wird erstellt

• Die Bestellung für den Kunden kann kommissioniert werden.

• Alle Artikel wurden eingescannt und pixi hat die Rechnung erstellt.

• Es erfolgt der Ship-Out und der Versand der Rechnung.

• Status der Bestellung: AUS.

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Beispiel: Kreditkarte

In diesem Beispiel wird der Weg einer Zahlung in Höhe von 100€ betrachtet. Voraussetzung ist eine Bestellung im Wert von 100€ (inkl. Versandkosten) mit der Zahlungsart Kreditkarte.

Die Darstellung ist vereinfacht, das Buchen der verschiedenen Erlöskonten wird extra erklärt.

Die Zahlung auf das Bankkonto kann durch pixi nur simuliert werden, pixi kann den Geldeingang nicht garantieren. Die Überweisung der belasteten KKs erfolgt in einer Sammelüberweisung, alle Belastungen eines Zeitraumes werden zusammen auf Ihr Konto gutgeschrieben.

Schritt 1 - Die Kreditkarte des Kunden wird autorisiert und der Betrag reserviert

• Der Kunde gibt seine KK-Daten korrekt ein.

• Die Daten werden bei der zuständigen KK-Stelle geprüft.

• Sollten die Daten OK sein, wird der zu zahlende Betrag reserviert (1-2 Wochen).

• Das Autorisieren kann durch pixi über eine Autorisierungs - ID oder durch den Shop vorgenommen werden.

• Status der Bestellung: ANG (KK-Daten OK).

• Status der Bestellung: HAL (KK-Daten nicht OK oder Reservierung abgelehnt).

Schritt 2 - Die Rechnung wird erstellt und versendet

• Nach dem Kommissionieren der Ware wird die Rechnung erstellt.

• Nach dem Ship-Out der Ware wird der reservierte Betrag auf der KK belastet.

Schritt 3 - Das Guthaben wird auf das Bankkonto gebucht (theoretisch, kann von pixi simuliert werden)

• Der belastete Betrag wird dem Bankkonto gutgeschrieben.

• Der Betrag wird auf das Erlöskonto gebucht.

Export von Kreditkarten-Zahlungen an DATEV

Ihr Kreditkartenanbieter autorisiert Rechnungsbeträge bereits bei der Bestellbearbeitung. Über eine Autorisierungs - ID bucht pixi die Rechnungsbeträge der Kreditkartenbestellungen automatisiert auf ein jeweliges Kundenkonto (im DATEV-Format).

Prozessbeschreibung beim Ablauf von Kreditkartenbestellungen mit pixi

• pixi erzeugt für jede Rechnung einer Kreditkarten-Bestellung je eine Buchung auf das eindeutige Kundenkonto.

• Diese Buchungen müssen gegen die Zahlungen Ihres Kreditkartenanbieters ausgeglichen werden.

• Da der Kreditkartenanbieter in der Regel nur eine Buchung (einmal im Monat, bzw. wöchtlich) an Ihr Unternehmen zurück liefert, ist es notwendig, dass pixi eine virtuelle Buchung über ein Verrechnungskonto / Gegenkonto / Zahlungseingangskonto Kreditkarte erzeugt. Diese virtuelle Buchung ist notwendig, da hier kein reeller Geldfluss stattfindet und das Debitoren-Konto ausgeglichen sein muss.

• Diese Verrechnungskonto wird wiederum für die Zahlung des Kreditkartennbieters verwendet (Geldeingang wird da drauf gebucht).

Hinweis: Dieses Konto wird nie komplett ausgeglichen sein, da ihr Kreditkartenanbieter Gebühren für die Kretidkarten-Zahlungen abzieht. Dieser Ausgleich wird an ein weiteres Konto (Nebenkosten Geldverkehr bzw. Kreditkartengebühren) gebucht.

Einstellungen im pixi Control Center: Zahlungseingangskonto Kreditkarte

Hier können Sie das Zahlungseingangskonto anlegen, welches als Verrechnungskonto verwendet wird.

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Beispiel: Lastschrift

In diesem Beispiel wird der Weg einer Zahlung in Höhe von 100€ betrachtet. Voraussetzung ist eine Bestellung im Wert von 100€ (inkl. Versandkosten) mit der Zahlungsart Lastschrift.

Die Darstellung ist vereinfacht, das Buchen der verschiedenen Erlöskonten wird extra erklärt.

* Die Überweisung der Lastschriften für einen bestimmten Zeitraum erfolgt durch eine Sammelüberweisung. Durch diese Methode ist ein genaues Zuweisen der Zahlungen sehr umständlich. Fragen Sie daher bei Ihrer Bank nach getrennten Überweisungen.

Schritt 1 - Der Kunde gibt die Bestellung auf

• Die Bestellung wird automatisch angenommen.

• Status der Bestellung: ANG.

Schritt 2 - Die Ware wird kommissioniert und an den Kunden versandt

• Alle Artikel sind in ausreichender Stückzahl auf Lager.

• Die Bestellung wird kommissioniert und versandt.

• (3*) Ist die Einstellung "Rechnung als bezahlt setzen bei Ship-Out" ausgewählt, wird das Kundenkonto ausgeglichen.

• Status der Bestellung: AUS.

Schritt 3 - Der Betrag wird dem Kunden vom Bankkonto abgebucht

• Es wird in pixi eine DTAUS erstellt, diese enthält die Informationen zu Abbuchung.

• Nach dem Einlesen in das entsprechende Bankprogramm wird der Betrag vom Kunden abgebucht.

• Der Betrag wird dem eigenen Konto gutgeschrieben.

Schritt 4 - Zahlungsabgleich

• pixi konnte die Zahlung direkt einer Rechnung zuweisen (match).

• Die Zuweisung wird akzeptiert und die Rechnung wird auf bezahlt gesetzt.

• Das Kundenkonto ist damit ausgeglichen (#6).

Schritt 5 - Kein Zahlungsabgleich

• pixi konnte die Zahlung keiner Rechnung direkt zuweisen.

• Der Betrag wird auf das Sammelkonto gebucht.

Schritt 6 - Ausgleich des Kundenkontos

• Sobald die Zahlung der Rechnung zugewiesen wird (automatisch oder manuell) wird das Kundenkonto ausgeglichen.

• Sollte "Rechnung als bezahlt setzen bei Ship-Out" ausgewählt sein, wird das Kundenkonto automatisch ausgeglichen (3*).

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Exportieren der DATEV-Dateien

Wichtig: Bitte nutzen Sie für den Export der DATEV-Dateien die Buchhaltungsexport App 2.0.
Diese App beinhaltet weit mehr Funktionen und wird im Gegensatz zur Möglichkeit des Exports aus pixi Zahlungen stetig weiterentwickelt.

So gehen Sie vor, um die DATEV-Dateien aus pixi zu exportieren:

1. Öffnen Sie pixi Zahlungen.

2. Klicken Sie im nun geöffneten Fenster auf den Schriftzug Export, um das Fenster mit den Exportoptionen zu öffnen:

1. Bereich: Hier wählen Sie den zu exportierenden Zeitraum bzw. die einzelnen Shops, die Sie exportieren wollen.
   Ab AVA Update 9 haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Export nach Kostenstelle durchzuführen. Diese können Sie pro Shop im pixi Control Center hinterlegen.

2. Location: Normalerweise schreibt pixi die Exportdateien nach "c:pixi" - durch Klicken auf den Pfad können Sie diesen in einen beliebigen Pfad ändern. Direkt unter dem Pfad können Sie die gewünschten Dateien bestimmen, aktivieren Sie dafür die Checkbox vor der Datei.

   • Belege: Alle Belege, d.h. Rechnungen und Gutschriften des ausgewählten Zeitraums.

   • Zahlungen: Alle Zahlungen, wenn zugeordnet mit den jeweiligen Verweisen zum Beleg bzw. Kunden.

   • Kunden: Alle Kundendaten.

3. Bestätigen Sie das Anlegen, sowie Abspeichern der Dateien, durch einen Klick auf den Button Export.

Verbuchung in den Exportdateien

• Das Buchen auf das Bankkonto, sowie auf das Kunden- und Sammelkonto wird in der Exportdatei "Zahlungen" vermerkt.

• Das Buchen auf das Erlöskonto, wird in die "Belege" geschrieben.

• Wird ein Kundenkonto erzeugt, wird dieses in die Datei "Kunden" geschrieben.

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Aufbau der DATEV-Dateien

Zahlungen

Währung;Vorzeichen;Betrag;MwSt-Schlüssel;Kundenkonto-Nr.;Beleg-Nr;;Buchungsdatum;Bankkonto-Nr.;;Zahlungsartencode;;;Buchungstext;Wechselkurs;

EUR;+;39,9;;114803;;TEST024158;;02092010;12040;;;;; TEST024158;1;

Hinweis: Der Wechselkurs zur Shopwährung ist nur bei aktivierter Mehrwährungsfunktion im Export enthalten.

Kunden

Kunden-Nr.;Name;Firma;Kontenkurzbezeichnung;USt-IdNr.;Straße;;Land+PLZ;Ort

21212;Klaus Test;Firma XY;Test;DE999999999;Mustergasse 11;;D-81667;München

Hinweis: Benutzt werden die Daten der Rechnungsadresse.

Wenn die Einstellung "DATEV, Export der Shop-Kundennummer" im pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export aktiviert ist und die Shop-Kundennummer eine Ganzzahl (Integer) ist, dann verwendet pixi diese externe Kundennummer als DATEV Kontonummer.

Beispiel einer DATEV Datei „Kunden“, in welcher die Shop-Kundennummer als DATEV Kontonummer verwendet wird (mit bis zu 10 Stellen):

123456;Customer 1;;1;;Street 1;;SLO-4000;Kranj 
1234567;Customer 2;;2;;Street 2;;D-81667;München
12345678;Customer 3;;3;;Street 3;;SLO-4000;Kranj
0123456789;Customer 4;Geniusnet;4;;Street 4;D-81667;München

Wenn die Einstellung "DATEV, Export der Shop-Kundennummer" deaktiviert ist oder die Shop-Kundennummer keine Ganzzahl (Integer) ist, dann wird die DATEV Kontonummer auf Basis des internen Kundenindex und dem Wert der Einstellung "DATEV, Kundennummernkreis" (pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Unterordner DATEV Export) automatisch generiert.

Beispiel einer DATEV Datei „Kunden“, in welcher die DATEV Kontonummer von pixi generiert wurde:

1000000658;Customer 2;;2;;Street 2;;D-81667;München

1000000660;Customer 4;Geniusnet;4;;Street 4;D-81667;München

Belege

Währung;Vorzeichen;Betrag;MwSt-Schlüssel;Erlöskonto;Rechnungs-Nr;Kostenstelle;Belegdatum;Kunden-Nr.;;;;;Buchungstext;Wechselkurs;

EUR;+;60,00;0;84010;TEST025406;;01092010;115604;;;;;26235;1;

Hinweise:

• Als Buchungstext wird die Shopbestellnummer verwendet.

• Der Wechselkurs ist nur bei aktivierter Mehrwährungsfunktion im Export enthalten.

• Über die Datenbank-Einstellung "Buchungsdatum statt Valutadatum exportieren" (pixi Control Center > Datenbank Einstellungen > Zahlungen > DATEV Export) ist es möglich, statt dem Wertstellungs-(Valuta-)Datum das Buchungsdatum für die Buchhaltung zu exportieren, sofern diese Information vom Zahlungsanbieter zur Verfügung gestellt und zu pixi importiert wurde.

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