Mit den pixi Mahnungen können Sie Mahnungen für unbezahlte Rechnungen an Ihre Kunden versenden. Sie können Mahnungen für überfällige oder unbezahlte (teilweise oder komplette) Rechnungen erstellen. Sie haben die Möglichkeit, separate Mahnstufen oder angepasste Texte für jede Mahnungsvorlage zu erstellen und Sie können Mahnungen ausdrucken sowie per Post oder alternativ per E-Mail an Ihre Kunden verschicken.
Die Mahnungen können Sie über zwei Registerkarten in der pixi Zahlungs-Applikation verwalten:
Nutzen Sie den Reiter Offene Rechnungen, um die offenen Rechnungen Ihrer Kunden zu suchen und um Mahnungen für diese zu erstellen oder die Mahnstufe erhöhen.
In dem Reiter Mahnungen können Sie nach bereits erstellten Mahnungen suchen und Mahnungen erneut an den Kunden versenden.
Vor der ersten Verwendung sollten Sie die Einstellungen im pixi Control Center an Ihr Mahnwesen anpassen. Beachten Sie, dass Sie für einzelne Kunden spezielle Mahnoptionen setzen können, welche die allgemeinen Einstellungen überschreiben.
Das Hauptwerkzeug zum Erstellen von Mahnungen ist der Assistent für Mahnungen. Hier können Sie verschiedene Optionen für das Erstellen von Mahnungen und für den Versand sowie spezifische Mahneinstellungen für den ausgewählten Kunden festlegen. Das Setzen der Mahnstufe für Rechnungen erfolgt automatisch, kann aber auch manuell geändert werden. Alle vorgenommenen Mahnungen können in der Mahnungshistorie einer Rechnung nachverfolgt werden.
Um einen schnellen Einblick in die Historie des Kunden zu erlangen, können Sie das pixi Kundenkonto direkt aus der Zahlungs-Applikation heraus öffnen. Darüber hinaus finden Sie im Kundenkonto alle Details zu laufenden und vergangenen Mahnungen des Kunden, sodass auch die Mitarbeiter im Kundenservice ohne Zugriff auf pixi Zahlungen alle wichtigen Informationen zur Hand haben.
Sie können die erstellten Mahnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden und/oder ausdrucken und per Post verschicken.
Mehr zum Abgleich eingehender Zahlungen mit offenen Mahnungen finden Sie hier.
Terminologie und Einstellungen
Wichtige Begriffe:
Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung in pixi erstellt wurde.
Fälligkeit der Rechnung: Rechnungsdatum + Einstellung "Rechnung – Tage, nach denen die Rechnung zu zahlen ist".
Gesamtrechnungsbetrag: Gesamtbetrag der Rechnung mit Mwst.
Mahnung: Dokument, welches an den Kunden gesendet wird, wenn eine Rechnung eine bestimmte Zahl an Tagen überfällig ist.
Mahnungsnummer: Eindeutige Nummer für Mahnungen in pixi.
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Mahnungsdatum:
Mahnungsdatum für die erste Mahnung: Datum, an dem eine Rechnung überprüft wird, ob sie schon eine bestimmte Anzahl Tage überfällig ist und an dem die Mahnung erstellt wird.
Mahnungsdatum für die nächsten Mahnungen: Datum, an dem eine vorherige Mahnung überprüft wird, ob sie schon eine bestimmte Anzahl Tage überfällig ist und an dem die Mahnstufe erhöht wird.
Mahnungserstelldatum: Datum, an dem die Mahnung in pixi erstellt wurde.
Gesamtmahnkosten: Zusammenfassung aller Rechnungs- und Mahnkosten.
Fälligkeit der Mahnung: Mahnungsdatum + Einstellung "Mahnung – Tage, nach denen die Mahnung zu zahlen ist".
Mahnungskosten: Kosten, welche der Kunde zahlen muss, weil eine Mahnung aufgrund einer überfälligen Rechnung erstellt werden musste.
Mahnstufe: Definiert, welche Aktion eingeleitet wird, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde.
Verwendungszweck: Verwendungszweck beim Bezahlen der Mahnung per Überweisung; wird in pixi berücksichtigt.
Allgemeine Einstellungen für Mahnungen
Sie können die allgemeinen Einstellungen für Mahnungen im pixi Control Center unter dem Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Mahnungen vornehmen.
Maximale Anzahl von Mahnungsstufen: Legt die maximale Anzahl von Mahnungsstufen fest, die in pixi möglich ist. Diese Einstellung kann nur vom pixi Support berarbeitet werden.
Benutzte Mahnungsstufen: Legt fest, wie viele Mahnungsstufen in pixi benutzt werden. Diese Nummer erscheint in dem Mahnungsstufen Drop-Down Menü. Standardwert: 3 Stufen
Diese Einstellungen werden nur genutzt, wenn keine kundenspezifischen Mahneinstellungen vorhanden sind:
Fälligkeit der Rechnung: Legt die Anzahl der Tage nach dem Rechnungsdatum fest, wann eine Rechnung fällig wird. Standardwert: 14 Tage
Erste Mahnung nach: Legt die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum fest, wann die erste Mahnung gesendet wird. Standardwert: 14 Tage
Nächste Mahnung nach: Legt die Anzahl der Tage fest, wann die nächsten Mahnungen (ausgenommen der ersten Mahnung) gesendet werden. Standardwert: 14 Tage
Fälligkeit der Mahnung: Legt die Anzahl der Tage nach dem Mahnungsdatum fest, wann die nächste Mahnung fällig wird. Standardwert: 14 Tage
Mahnungskosten: Legt den Standardwert für Mahnungskosten fest. Standardwert: 5 EUR
Mahnoptionen für einzelne Kunden
Sie können für einzelne Kunden spezifische Mahneinstellungen festlegen. Diese überschreiben die allgemeinen Mahneinstellungen im pixi Control Center und die Einstellungen des Assistenten zum Erstellen für Mahnungen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie einen Kunden in der Liste der Mahnungen und klicken auf die Schaltfläche Mahnungsoptionen in der Werkzeugleiste. Alternativ können Sie die Mahnoptionen auch im pixi Kundenservice > Reiter Kundenkonto aufrufen.
Das Fenster Eigenschaften für Mahnungen von Kunde: [Kundenname] öffnet sich:
Setzen Sie die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie mit Klick auf Ok.
Assistent zum Erstellen von Mahnungen
Das Hauptwerkzeug zum Erstellen von Mahnungen ist der Assistent für Mahnungen. Hier können Sie verschiedene Optionen für das Erstellen von Mahnungen und für den Versand festlegen sowie spezifische Mahneinstellungen für den ausgewählten Kunden festlegen.
Wichtig:
- Wenn Sie die Funktion "Mahnungen erstellen" im Reiter Offene Rechnungen verwenden, ist die Anzahl der Mahnungen auf die Anzahl der vorhandenen Rechnungen beschränkt. Maximal können 300 Rechnungen angezeigt werden, d.h. maximal 300 Mahnungen können auf einmal erstellt werden. Bei der Nutzung des Mahnungsassistenten ist die Anzahl standardmäßig auf 1000 beschränkt (siehe auch Erstellungslimit für Mahnungen).
- Mahnungen können nur für abgeglichene Kundenkonten erstellt werden, weil nur in dem Fall sichergestellt ist, dass die korrekte Rechnungsnummer und der offene Betrag auf der Mahnung angezeigt wird.
So erstellen Sie Mahnungen mit dem Assistenten:
Starten Sie den Mahnungsassistent über die Schaltfläche Mahnungsassistent in der Werkzeugleiste.
Legen Sie die allgemeinen Mahneinstellungen für die empfohlenen Mahnungen fest.
Hier legen Sie über verschiedene Optionen fest, welche Mahnungen Ihnen im nächsten Schritt zum Abmahnen vorgeschlagen werden.
Optionen für die Mahnungserstellung:
Mahnstufe: Wählen Sie die Mahnstufe aus, für die eine Mahnung erstellt werden soll. Als Standardwert ist Alles ausgewählt.
Mahnung erstellt am: Legen Sie das Datum fest, an dem die Mahnungen erstellt werden. Als Standardwert ist das aktuelle Datum gesetzt.
Geforderter Betrag – Von: Setzen Sie den Minimalbetrag einer Rechnung, für den Sie eine Mahnung erstellen wollen. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert.
Rechnungsfälligkeit – Von/Bis: Legen Sie den Zeitraum fest, in dem Rechnungen das Fälligkeitsdatum überschreiten. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert.
Mahnungen auch für Kunden erstellen, bei denen "Keine Mahnung senden" gesetzt wurde.
Erstelle eine Mahnung für alle Rechnungen des Kunden: Ist diese Einstellung aktiviert, wird für jeden Kunden eine zusammenfassende Mahnung über alle offenen Rechnungen erstellt. Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert.
Mahnkosten berechnen: Ist diese Einstellung aktiviert, wird dieser Betrag Ihrem Kunden als Mahngebühr berechnet. Wenn die Einstellung deaktiviert ist, werden keine Mahngebühren berechnet. Sie können festlegen, ob die Mahngebühren pro Rechnung oder pro Mahnung Ihrem Kunden berechnet werden (falls Ihr Kunde mehr als eine offene Rechnung hat). Als Standardwert sind 3,00 € pro Mahnung hinterlegt.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie die Mahnungen aus der Liste der vorgeschlagenen Mahnungen aus:
Alle Mahnvorschläge, die aus den von Schritt 1 festgelegten Optionen resultieren, werden Ihnen in der Tabelle angezeigt. Hier können Sie die Dokumente auswählen, für die Sie eine Mahnung erstellen möchten. Wenn die Option ausgewählt ist, für alle offenen Rechnungen des Kunden eine Mahnung zu erstellen, werden Ihnen in der unteren Tabelle die Rechnungen des ausgewählten Kunden angezeigt, für die eine Mahnung erstellt werden kann.Legen Sie die Sendeoptionen für die Mahnungen über das Drop-Down fest: Kundenspezifisch, E-Mail, Drucken, E-Mail und Drucken. Diese Auswahl überschreibt alle vorherigen Sendeeinstellungen für Mahnungen. Ebenfalls werden die individuellen Sendeeinstellungen von einzelnen Kunden überschrieben.
Klicken Sie auf Weiter.
Ein Fortschrittsbalken wird angezeigt, während die Mahnungen gedruckt und/oder per E-Mail versendet werden.
Es wird eine Zusammenfassung mit allen Mahnungen, die erstellt, gesendet und/oder gedruckt wurden angezeigt.
Schließen Sie den Wizard über die Schaltfläche Fertigstellen.
Mahnungen manuell erstellen
Sie können Mahnungen auch im Reiter Offene Rechnungen erstellen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie beispielsweise nur für eine bestimmte Zahlungsart Mahnungen erstellen möchten. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen bei "Zahlungsart" und wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus der Liste aus. Wählen Sie nun eine oder mehrere Rechnungen aus, indem Sie das Kontrollkästchen in der Tabelle "Liste Offene Rechnungen" aktivieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnungen erstellen. Es öffnet sich auch hier der Mahnungsassistent. Bitte beachten Sie, dass einige Optionen des Mahnungsassistenten, die zur Ermittlung der Mahnvorschläge genutzt werden, hier nicht verfügbar sind.
Bei aktivierter Mehrwährungsfunktion in pixi, können Mahnungen nur Rechnungen mit gleicher Währung beinhalten.
Wählen Sie mehrere Rechnungen desselben Kunden in verschiedenen Währungen aus (Checkbox "Erstelle eine Mahnung für alle Rechnungen des Kunden" ist aktiviert), werden mehrere Mahnungen (eine pro Währung) erstellt.
Datenbank-Einstellung: Erstellungslimit für Mahnungen
Mit der Datenbank-Einstellung Erstellungslimit für Mahnungen (Ordner Zahlungen) kann festgelegt werden, wie viele Mahnungen in einem Vorgang erstellt werden. Diese Einstellung ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Erstellung vieler Mahnungen zu Performanceproblemen führt. Standardmäßig ist die Einstellung auf 1000 festgelegt. Dieser Wert kann beliebig verändert werden, d. h. es gibt keine Obergrenze. Sollten sich jedoch Performanceprobleme bei der Erstellung zeigen, wird empfohlen, den Wert herabzusetzen (z. B. auf 200).
Setzen der Mahnstufe
Wird eine Mahnung für eine Rechnung erstellt, so erhöht sich automatisch die Mahnstufe. In pixi Zahlungen können Sie unter dem Reiter Offene Rechnungen die Mahnstufe über die Schaltfläche Mahnstufe setzen auch manuell erhöhen.
Wählen Sie eine oder mehrere offene Rechnungen aus der Tabelle.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnstufe setzen.
Wählen Sie die Mahnstufe aus dem Auswahlmenü.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Mahnstufe zu bestätigen oder klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang vorzeitig zu beenden.
Historie
Die Mahnhistorie im Reiter Offene Rechnungen zeigt Ihnen zu der ausgewählten Rechnung:
Alle Informationen zu den Mahnungen der Rechnung.
Informationen über manuelle Änderungen der Mahnstufe.
Wählen Sie eine Rechnung aus und klicken auf die Schaltfläche Historie. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster:
Ansicht im pixi Kundenkonto
Sowohl im Reiter Mahnungen als auch im Reiter Offene Rechnungen finden Sie eine Schaltfläche Kundenkonto, über welche Sie das Kundenkonto des Kunden der ausgewählten Rechnung schnell öffnen können. Es handelt sich dabei um die gleiche Ansicht wie im Reiter Konto des pixi Kundenservice.
Wählen Sie im Kundenkonto eine Rechnung aus, so finden Sie im unteren Bereich einen Reiter Mahnungen, welcher eine Liste der Mahnungen und die Mahneinstellungen anzeigt. Bitte beachten Sie, dass dieser Reiter nur bei Rechnungen mit einem Betrag ungleich 0,00 angezeigt wird. Über die Buttons Mahnoptionen und Mahnstufe setzen in der Werkzeugleiste des Kundenkontos können die Mahneinstellungen festgelegt sowie die Mahnstufe für die ausgewählte Rechnung gesetzt werden.
Mahnungen in csv-Datei exportieren
Sie können die Informationen zu ausgewählten Mahnungen in eine csv-Datei exportieren, z.B. zur Übergabe an ein Inkassounternehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Selektieren Sie die zu exportierenden Mahnungen in der Liste der Mahnungen durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox am Anfang der Tabellenzeile.
Klicken Sie nun auf den Button In Datei exportieren
in der Werkzeugleiste.
Wählen Sie den Speicherort auf Ihrem Computer und bestätigen Sie den Systemdialog.
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Es wird nun eine csv-Datei mit folgenden Informationen erstellt:
Mahnstufe, Mahnschlüssel, Mahnungsdatum, Mahnungsfälligkeit, Status der Mahnung
Erstellt am, Erstellt von
Name des Kunden, Kundennummer, Adressdaten des Kunden sowie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Rechnungsbetrag, Mahnkosten, Gesamtbetrag
Letzte Mahnungen
Zahlungsreferenz
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum der Rechnung
Bestell- und Versanddatum
Mahnungsdatum für jede Mahnstufe (im Falle bereits erfolgter Mahnungen für die jeweilige(n) Rechnung(en))
Mahnungen senden und drucken
Es gibt spezielle Regeln für das Senden und Drucken von Mahnungen. Es ist möglich, Mahnungen in verschiedenen Sprachen zu senden und verschiedene Vorlagen für jede Mahnstufe zu nutzen. Für jede Mahnung kann ein anderer Drucker ausgewählt werden.
Mahnungen drucken
Für jede Mahnstufe können Sie mehrere Vorlagen und Drucker hinterlegen. Mit dem folgenden Diagramm wird Ihnen die Wahl der Vorlage und des Druckers erläutert:
Vorlagenverwaltung
In der Vorlagenverwaltung können Sie neue Mahnvorlagen erstellen, bearbeiten oder löschen. Neue Vorlagen werden auf Basis der Standardvorlage erstellt. Die Vorlagenverwaltung öffnen Sie in pixi Zahlungen unter Extras > Optionen > Mahnung drucken > Vorlagen Manager.
Die Mahnvorlagen können sowohl für gedruckte Mahnungen, als auch als PDF-Dokumente zum Versand per E-Mail (ab pixi 18.11) verwendet werden. Wählen Sie dazu bei Erstellung Druckregel einfach die entsprechende Vorlage aus, die letztlich als PDF per Mail verschickt werden soll.
Weitere Informationen: Druckregeln für Mahnungen
Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung:
Kopieren/Neu: Erstellt eine neue Vorlage mit den Einstellungen der Standardvorlage.
Ändern: Passen Sie die ausgewählte Vorlage im pixi Report Editor an.
Löschen: Die ausgewählte Vorlage dauerhaft löschen.
Standardvorlage
Die Standardvorlage ist von Anfang an auf Ihrem System hinterlegt. Sind keine weiteren Druckregeln von Ihnen festgelegt, wird die Standardvorlage für alle Mahnungen und Mahnstufen genutzt. Die Standardvorlage kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Mahnvorlage kopieren/neu erstellen
Wähle Sie eine vorhandene Vorlage aus der Liste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren/Neu in der Werkzeugleiste.
Eine Kopie der ausgewählten Vorlage öffnet sich im pixi Report Editor. Diese kann nun angepasst werden.
Speichern Sie Ihre Änderungen, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Mahnvorlage bearbeiten
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
Die Vorlage öffnet sich im pixi Report Editor. Sie können die Vorlage nun anpassen.
Speichern Sie Ihre Änderungen, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Mahnvorlage löschen
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Bestätigen Sie die folgende Warnmeldung, um die Vorlage zu löschen.
Druckregeln
Nutzen Sie die Druckregeln, um den Mahnungsdruck nach Ihren Wünschen zu gestalten. Sie können für den Mahnungsdruck verschiedene Drucker und Vorlagen hinterlegen. Die Druckregeln öffnen Sie in pixi Zahlungen unter Extras > Optionen > Mahnung drucken > Druckregeln.
Neue Druckregel erstellen
Wenn Sie eine neue Druckregel erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Regel erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Parameter für den Mahnungsdruck festgelegt werden:
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Legen Sie die Parameter für die neue Druckregel fest. Soll die Druckregel für alle Mahnungen genutzt werden, so lassen Sie den jeweiligen Parameter leer.
Shop: Wählen Sie einen Shop aus dem Auswahlmenü.
Land: Sie können Vorlagen in verschiedenen Sprachen erstellen und für die entsprechenden Länder nutzen.
Reminder Level: Wählen Sie die Mahnstufe aus dem Auswahlmenü.
Order Type: Wählen Sie den Bestelltyp B2B oder B2C (ab pixi ELI).
Template: Wählen Sie eine vorhandene Vorlage.
Printer: Wählen Sie einen der installierten Drucker.
PDF-Template: (ab pixi 18.11) Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus, die für den Versand per E-Mail genutzt werden soll. Möchten Sie PDF-Mahnungen verschicken, muss dies für die jeweilige Automatische E-Mail aktiviert werden.
Klicken Sie auf Speichern, damit die Einstellungen in Ihrer Datenbank gesichert werden.
Druckregel löschen
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage und klicken auf die Schaltfläche Regel löschen.
Mahnungen per E-Mail senden
Mahnungen können per E-Mail verschickt werden.
Die Mahnungen werden über das pixi E-Mail-System versendet:
Die E-Mail-Arten für die Mahnungen finden Sie unter pixi Control Center > Auto E-Mails > E-Mail-Arten und Vorlagen > Automatische E-Mails
Für jede mögliche Mahnstufe wurde eine E-Mail-Art angelegt (Standard: 5 Mahnstufen = 5 E-Mail-Arten):
REM1, REM2, REM3, REM4 und REM5.Für jede E-Mail-Art ist eine Standardvorlage vorhanden.
Sie können für alle E-Mail-Arten neue Vorlagen erstellen und bearbeiten.
PDF-Mahnungen versenden
Sie haben die Möglichkeit, Mahn-Vorlagen zu speichern und diese im PDF-Format als Anhang zu einer E-Mail zu verschicken.
Um PDF-Mahnungen zu verschicken, muss die Datenbank-Einstellung PDF-Rechnungen/Mahnungen speichern (pixi Control Center > Datenbank Einstellungen > Rechnungen) aktiviert und die Dauer der Speicherung in der Einstellung PDF-Rechnungen/Mahnungen nach X Tagen löschen festgelegt sein.
Zusätzlich müssen Sie die E-Mail Arten REM1-5 so konfigurieren, dass Mahnungen im Anhang verschickt werden dürfen. Aktivieren Sie die Funktion, wie in diesem Artikel beschrieben: PDF-Dokumente per Mail versenden
System-E-Mails für Mahnungen
Die E-Mail-Art fehlgeschlagene Mahnungen wurde den System-E-Mails hinzugefügt. Diese E-Mail wird jeden Tag an den pixi Administrator gesendet (Standardzeit: 9:00 Uhr). Sie können die Zeit beliebig ändern im pixi Control Center unter dem Reiter Datenbank Einstellungen > Auto E-Mails V2 > System E-Mails - Bericht für fehlgeschl. Mahnungen.
Die E-Mail beinhaltet die Anzahl der Mahnungen, deren Versand per E-Mail fehlgeschlagen ist.
Diese E-Mail dient als Information für den pixi Administrator, damit die Mahnungen erneut versendet oder gedruckt und per Post verschickt werden.