Amazon Datenschutzrichtlinie
Descartes pixi muss die Datenschutzrichtlinie des Amazon Marketplace Web Service (MWS) erfüllen. Demnach darf pixi persönlich identifizierbare Informationen (PII) von Amazon-Kunden nur so lange aufbewahren, wie es für die Abwicklung von Bestellungen oder die Berechnung/Übermittlung von Steuern im Namen von Verkäufern erforderlich ist. In jedem Fall dürfen die PII von Amazon-Kunden bei pixi nicht länger als 30 Tage ab dem Versand der Ware gespeichert werden. Die Daten müssen dann in einem sicheren Archiv hinterlegt und bei pixi maskiert werden. Sollten die PII-Daten zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise im Falle von Retouren oder Garantieleistungen benötigt werden, können Nutzer diese Daten von den Amazon APIs oder aus dem Archiv abrufen.
Amazon-PII-Kundendaten in pixi
Durch folgende Prozesse wird die korrekte Handhabung von Amazon-PII-Kundendaten gewährleistet und Nutzern ein uneingeschränkter Geschäftsbetrieb ermöglicht:
Identifizieren: Sämtliche Amazon-Bestellungen werden beim Import durch die externe Bestellnummer identifiziert. Dieser Schritt ist für das spätere Archivieren und Maskieren notwendig.
Archivieren: Alle Amazon-PII-Kundendaten für Bestellungen, die vor 29 Tagen versendet wurden, werden automatisch in ein Archiv hochgeladen. Dieser Vorgang erfolgt nachts.
Maskieren (Anonymisieren): Amazon-PII-Kundendaten werden nach Ablauf von 30 Tagen ab dem Versand automatisch maskiert (anonymisiert).
Abrufen: pixi-Nutzer können Amazon-PII-Kundendaten manuell aus dem Archiv abrufen, falls dies für eine Retoure, einen Umtausch oder Ähnliches notwendig wird.
Amazon-PII-Kundendaten abrufen
Folgen Sie diesen Schritten, um Amazon-PII-Kundendaten aus dem Archiv abzurufen:
Bei pixi Web anmelden und zu Kundenservice > Bestellungen navigieren.
Bestellung anhand der Bestellnummer suchen. Falls eine maskierte Bestellung anhand ihrer Rechnungsnummer gesucht werden muss, bitte die Desktopanwendung Kundenservice nutzen.
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Maskierte Bestellung auswählen und auf Bestellung abrufen in der Symbolleiste klicken. Sämtliche Amazon-PII-Kundendaten, verknüpfte Rechnungen und Zahlungseingänge werden abgerufen.
Sie können einen Grund für die Wiederherstellung angegeben (max. 50 Zeichen). Dieser wird in der Kunden-Historie gespeichert.
Optimale Vorgehensweise
Die folgenden Punkte werden empfohlen:
Buchhaltungsexport: Sie sollten Buchungsdaten innerhalb des 30-Tage-Zeitraums exportieren, bevor die PII-Daten des Amazon-Kunden maskiert werden. Wir empfehlen, den Buchhaltungsexport alle 14 Tage oder mindestens alle 29 Tage durchzuführen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Daten im Abrechnungsexport korrekt sind und noch nicht maskiert wurden.
Rechnungen für Amazon-Bestellungen: Nachdem Amazon-PII-Kundendaten maskiert und die Rechnung aus dem pixi Dokumentenspeicher gelöscht wurden, gestaltet es sich schwierig, eine große Anzahl von Rechnungen für Amazon-Bestellungen wiederherzustellen. Daher empfehlen wir dringend, Rechnungen als PDF-Dateien lokal zu speichern. Wir empfehlen die Archivierung alle 14, aber mindestens alle 29 Tage.
Kunden: Wenn derselbe Kunde eine Bestellung bei Amazon und in Ihrem Shop aufgibt, werden zwei Kunden in pixi erstellt. Ein Datensatz wird anhand der Kunden- und Bestelldaten von Amazon angelegt, der zweite Datensatz ergibt sich aus den Bestellungen aus Ihrem Shop und manuell angelegten Bestellungen.
Manuell angelegte Bestellungen: Erstellen Sie keine manuellen Bestellungen bei Kunden, deren Daten von Amazon importiert wurden.
Häufig gestellte Fragen
Wie werden Amazon-Bestellungen identifiziert und wie wird die Maskierung ausgelöst?
Amazon-Bestellungen werden anhand ihrer externen Bestellnummer identifiziert. Sobald alle Artikel einer Bestellung versandt wurden und 30 Tage vergangen sind, werden die Kundendaten automatisch maskiert.
Wird die Maskierung von Amazon-Bestellungen automatisch mit der neuen Version vorgenommen?
Nein. Der pixi Support muss die Archivierung und Maskierung von Amazon-PII-Kundendaten aktivieren.
Wie verfahre ich bei einer Retoure oder einem Umtausch?
Die Daten bei der Retourenbearbeitung automatisch abgerufen bzw. wiederhergestellt. Beachten SIe, dass Sie wiederhergestellte Daten nicht nachträglich ändern können.
Hinweis: Die abgerufenen Daten werden nach Ablauf von 30 Tagen erneut maskiert.
Welche Datenbankfelder werden in pixi maskiert?
Die folgenden Datenbankfelder werden maskiert:
Addressdaten: Anrede, [Name], Name2, FirstName, LastName, [Address], Street, HouseNr, City, [State], ZIP, Contact, Phone, Phone2, Fax, Fax2, eMail, eMail2, BirthDate, Note, ACardType, ACardName, ACardNr, ACardExp, AAccount, AAccName, IBAN, Addresses history
Kundendaten: CardName, CardNr, CardExp, Account, AccName, SName, SName2, SAddress, SCity, SState, SZIP, CeMail, CNote, CHisNote, SFirstName, SLastName, SStreet, SHouseNr CFax, CPhone, Customer history
Bestellungen: GiftMessage, Address_Remarks, Shop_Note
Hinweis: Sollten die Datenbankfelder leer sein, bleiben sie leer und werden nicht maskiert.
Wie funktioniert der Dubletten-Check mit maskierten Kundendaten?
Maskierte Kundendaten sind von der Duplikatsprüfung des API Calls pixiAddressesFindDuplicates ausgeschlossen.
Beim Vergleich der Duplikate in der Datenbank passiert Folgendes:
Ein Treffer wird angezeigt, wenn zwei Kunden denselben Vor- und Nachnamen, die Stadt, die Firma und den Shop aufweisen und die Bestellung nicht archiviert worden ist.
Kein Treffer wird angezeigt, wenn zwei Kunden denselben Vor- und Nachnamen, die Stadt, die Firma und den Shop aufweisen und die Bestellung bereits archiviert wurde.
Dementsprechend wurde der API Call pixiMergeCustomers aktualisiert. Wenn ein Datensatz gefunden wurde, der bereits archiviert worden ist, erscheint die Fehlermeldung, dass diese Daten nicht zusammengeführt werden können.
Was passiert, wenn die Archivierung fehlschlägt?
Nachdem ein Datensatz zu einer Amazon-Bestellung nicht erfolgreich archiviert werden konnte, wird dieser nach einem Tag wieder in den Status „Ready for archiving“ versetzt. Die Archivierung wird somit erneut angestoßen und automatisch durchgeführt. (ab Release 21.07)
Wieso schlägt die Wiederherstellung fehl?
Wenn die Wiederherstellung der Kundendaten bei Ihnen fehlschlägt, könnte das folgende Ursachen haben:
Netzwerkstörung beim Abruf aus dem Archiv (Cold Storage)
Ihre Internetverbindung ist eingeschränkt oder funktioniert derzeit nicht
Gibt es bekannte Probleme?
Ja. Diese Punkte konnten bisher identifiziert werden:
Manuelle Rechnungen und Gutschriften werden archiviert und maskiert, aber sie können derzeit nicht aus dem Archiv abgerufen werden.
In der Desktopanwendung Kundenservice werden Kundendetails nach Abruf aus dem Archiv maskiert angezeigt. Nach dem Neustart der Anwendung sind die Daten lesbar.