Mit dieser Funktion ist es möglich, Rechnungs- und Mahnungsdokumente im PDF-Format als E-Mail-Anhang für Automatische und Kundenservice E-Mails zu verschicken. Sie müssen lediglich festlegen, welcher E-Mail-Typ die Rechnung oder Mahnung als Anhang beinhaten soll.
Tipp: Rechnungen und Mahnungen im PDF-Format können nur dann als E-Mail-Anhang verwendet werden, wenn sie auf dem Dokumentenserver vorhanden sind. Bitte schauen Sie sich für weiterführende Informationen diesen pixipedia Artikel an: PDF-Dokumente auf dem Dokumentenserver speichern
Achtung: Bitte beachten Sie, dass ab pixi AVA Update 22 Rechnungstemplates mit dem Suffix "_PDF" im Templates-Verzeichnis (C:\pixi\templates) vorhanden sein müssen. Andernfalls werden keine PDF-Rechnungen erstellt und können damit auch nicht an eine E-Mail angehangen werden.
Weitere Informationen: Rechnungsvorlagen verwalten
Unterstützte E-Mail-Arten
Da PDF-Rechnungen und -Mahnungen nicht für jede E-Mail-Art benötigt werden, unterstützen nicht alle E-Mail-Arten den Versand inkl. Anhang.
Bei welchen E-Mail-Arten ein Anhang verwendet werden darf, kann für die jeweilige Art konfiguriert und im Anschluss in der Spalte Anhang erlaubt in der Ansicht zur Konfiguration der E-Mail-Arten eingesehen werden.
Ob eine E-Mail tatsächlich mit Anhang verschickt wurde oder gerade verschickt wird, können Sie anhand der Spalte Anhang in den E-Mail-Ordnern Entwürfe, Postausgang, Gesendet und Nicht Gesendet erkennen. Ein Anhang wurde dann verschickt, wenn die Checkbox aktiviert ist. (Ab pixi AVA Update 21)
Hinweis: Sollte Ihnen die neue Spalte nicht angezeigt werden, löschen Sie die lokalen Applikationsdaten.
Erst versenden, wenn Anhänge verfügbar sind
Wenn die Einstellung Erst versenden, wenn Anhänge verfügbar sind aktiviert ist, wird vermieden, dass E-Mails versendet werden, bevor Anhänge erstellt wurden. Wenn die Anhänge noch nicht verfügbar sind, wird der Status der E-Mails auf ERROR gesetzt. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und kann für alle Auto-E-Mails und Kundenservice E-Mails.
Auto-E-Mails – Warten auf Anhang
Mit dieser Einstellung lässt sich eine Wartezeit definieren, um den E-Mail-Versand zu verzögern, bis der Anhang vollständig erstellt und verfügbar ist.
Die Standardeinstellung ist „0“. Ist der Anhang beim Erstellen der E-Mail nicht verfügbar, wird die E-Mail automatisch in den Ordner NICHT GESENDET verschoben.
Um dem System mehr Zeit für die Generierung und das Hochladen des Anhangs zu geben, kann die Einstellung auf „1“ (Stunde) oder mehr erhöht werden. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail korrekt mit Anhang versendet wird.
Sobald der Anhang verfügbar ist, wird die E-Mail sofort versendet – unabhängig davon, ob die eingestellte Wartezeit bereits abgelaufen ist.
Hinweis: Diese Einstellung ist besonders nützlich bei großen Anhängen, deren Erzeugung mehr Zeit benötigt.
Automatische E-Mails
Für die folgenden E-Mail-Arten können E-Mails mit PDF-Rechnungen im Anhang versendet werden: (ab pixi AVA Update 20)
Versandbestätigung - Komplettlieferung (SHC)
Versandbestätigung - Komplettlieferung (inkl. NLB Artikel) (SHCNLB)
Versandbestätigung - Teillieferung (SHI)
Versandbestätigung - Teillieferung (inkl. NLB Artikel) (SHINLB)
Versandbestätigung - Paketinformationen
Kundenzufriedenheit (SFU)
Retoure eingetroffen (RET) (hier wird als E-Mail-Anhang die Gutschrift verschickt und nicht die Rechnung)
REM1-REM5 - Wurde für mehrere Rechnungen eine einzige Mahnung erstellt, enthält die Mahnungs-E-Mail alle Rechnungen im Anhang. (verfügbar ab pixi AVA 16.12)
Für die folgenden E-Mail-Arten können E-Mails mit PDF-Mahnungen im Anhang versendet werden: (ab pixi 18.11)
REM1-REM5 - Die E-Mail einer jeden Mahnstufe enthalt das jeweilige Mahnungsdokument als PDF im Anhang.
Kundenservice E-Mails
Verfügbar ab pixi AVA Official Update 21.
Für die folgenden E-Mail-Arten können E-Mails mit PDF-Rechnungen im Anhang versendet werden:
API E-Mails für Rechnungen
E-Mails für Rechnungen
E-Mails für Gutschriften (hier wird als E-Mail-Anhang die Gutschrift verschickt und nicht die Rechnung)
Neben den Templates können auch Rechnungsdokumente manuell per E-Mail verschickt werden. Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie im Artikel Senden per E-Mail.
Aktivieren der Funktionalität
Das Senden von PDF-Dokumenten als Anhang muss pro E-Mail-Typ konfiguriert werden.
Folgen Sie diesen Schritten, um PDF-Dokumente als Anhang zu verschicken:
Starten Sie das pixi Control Center > Auto E-Mails > E-Mail-Arten und Vorlagen > Automatische E-Mails oder Kundenservice
Wählen Sie eine unterstützte E-Mail-Art und öffnen Sie den gewünschten E-Mail-Typen.
Aktivieren Sie die Checkbox Rechnungsdokument/Mahnungsdokument anhängen im Reiter E-Mail-Hauptteil und Speichern Sie die Änderungen.
Bei welchen E-Mail-Templates ein Anhang verschickt wird, können Sie in der Spalte Rechnungsdokument/Mahnungsdokument anhängen in der Ansicht zur Konfiguration der E-Mail-Templates der ausgewählten E-Mail-Art einsehen.