Die pixi Mehrmandantenfähigkeit beschreibt die Möglichkeit, Ihre Unternehmen, Business Units, Onlineshops, Verkaufskanäle oder einzelne Kunden separat in pixi abbilden zu können.
Wann ist eine Mandantentrennung sinnvoll?
Gängige Szenarien sind:
Sie möchten pixi in mehreren Unternehmen einsetzen.
Es findet ein Warenfluss zwischen Mutter- und Tochterunternehmen statt.
Sie betreiben mehrere Onlineshops/Subshops mit verschiedenen Storeviews.
Neben Onlineshops sind Sie auch im stationären Einzehlandel und/oder auf Messen vertreten.
Sie sind auf mehreren Marktplätzen (z. B. Amazon, ebay, Zalando) vertreten.
Sie betreiben mehrere Accounts eines Multichannel-Systems (z. B. Afterbuy, Tradebyte, Brickfox).
B2C- und B2B-Kunden sollen getrennt behandelt werden.
In Ihrem Kundenkreis befinden sich einzelne Großkunden mit speziellen Anforderungen.
Sie beschäftigen Vertriebsmitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Umsatzvermittler etc., für die separate Auswertungen vorgenommen werden sollen.
Zentrale Datenbank - Vorteile und Möglichkeiten
Bank- und Paypal-Import mehrerer bzw. verschiedener Kontoauszüge
Nutzen Sie für Ihre Mandanten verschiedene Bankkonten, kann beim Zahlungsimport für jedes Bankkonto das zugehörige Buchungskonto hinterlegt werden.
Dazu muss lediglich die Datenbank-Einstellung "Verwaltung mehrerer Bankkonten" (pixi Control Center > Datenbank Einstellungen > Zahlungen > DATEV Export) aktiviert werden. Anschließend wird bei jedem Zahlungsimport eines in pixi noch unbekannten Bankkontos nach dem zugehörigen Buchungskonto gefragt. Haben Sie das Buchungskonto einmal hinterlegt, wird die Zuordnung in pixi gespeichert und beim nächsten Zahlungsimport nicht erneut abgefragt.
Da in pixi die direkte Anbindung (über die PayPal-API) an nur ein PayPal-Konto möglich ist, muss das zugehörige Buchungskonto in der Datenbank-Einstellung "Kontennummer für das PayPal-Zahlungseingangskonto" hinterlegt werden.
Nutzen Sie mehrere PayPal-Konten, sollten Sie den Import der PayPal-Zahlungen über die im pixi Apps Marketplace erhältliche App "PayPal Zahlungsabgleich" abwickeln. In dieser App können Sie für jedes PayPal-Konto ein separates Buchungskonto hinterlegen. Zahlungen werden anschließend über die App mit dem entsprechenden Buchungskonto zu pixi über die pixi API importiert und sind im DATEV-Export enthalten.
Siehe auch:
Eigene Designs für Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften pro Mandant
Beim automatischen Rechnungsdruck (gilt auch für Lieferscheine und Gutschriften) greift pixi automatisch auf das zum Mandanten zugehörige Rechnungstemplate zu, um damit die Corporate Identity (CI) der einzelnen Mandanten zu gewährleisten.
Voraussetzung hierfür ist, dass Sie:
entweder die einzelnen Templates so benennen, dass Sie der Shop-ID des Mandanten entsprechen, bspw. "DEM.rtm", "AKM.rtm", "MAD.rtm", etc. oder
Druckregeln (erweitertes Druckmodul) nutzen, um jedem Mandanten ein eigenes Template zuzuweisen - unabhängig vom Namen des Templates. Druckregeln erlauben Ihnen weiterhin, in Abhängigkeit weiterer Kriterien wie der Location, dem Bestelltyp, dem Versandland, etc. für einen Mandanten verschiedene Templates anzusprechen und zu nutzen.
Siehe auch:
Separate Rechnungsnummernkreise pro Mandant
Pro Mandant können separate Rechnungsnummernkreise hinterlegt werden. Damit können Sie u. a. einstellen, ab welcher Rechnungsnummer begonnen werden, wie viele Stellen die Rechnungsnummer haben und ob die Rechnungsnummer mit einem Präfix beginnen soll.
Sie können somit das Format einer Rechnungsnummer genau steuern und jederzeit identifizieren, zu welchem Mandanten die Rechnung gehört, die Sie gerade betrachten.
Automatische E-Mails sind pro Mandant konfigurierbar
Sämtliche automatischen E-Mails lassen sich so konfigurieren, dass für jeden Mandanten separate Layouts hinterlegt werden können. Wird eine solche E-Mail erstellt, prüft pixi automatisch, welcher Mandant der Bestellung bzw. Rechnung zugewiesen ist und nutzt zur Erstellung der E-Mail die entsprechende Vorlage.
Auch für E-Mails, die manuell über den pixi Kundenservice verschickt werden sollen, lässt sich ein Mandant hinterlegen. Sie wissen somit immer genau, welche E-Mail Sie für welchen Mandanten verschicken können. E-Mails mit falschem Layout oder Inhalt werden somit nicht verschickt.
Siehe auch: Erstellen/Bearbeiten/Löschen von E-Mail-Arten und Vorlagen
Separate Mandanten-Absender-Daten bei Paketetikettgenerierung
Für den Logistikdienstleister DHL lässt sich pro Mandant eine Absenderreferenz hinterlegen, die beim Einlesen der Polling-Datei in die Logistikdienstleister-Software ausgelesen und dem entsprechend hinterlegtem Absender zugeordnet wird.
Damit wissen Ihre Kunden jederzeit, aus welchem Online-Shop das Paket zugeschickt wurde und Retouren werden vermieden.
DATEV-Debitoren-Export mandantengetrennt oder mandantenübergreifend
Mit Hilfe der Buchhaltungsexport App 2.0 können Sie Debitoren-Exporte getrennt nach Mandanten oder auch mandantenübergreifend vornehmen. Weiterhin können auch Belege oder Zahlungen gefiltert nach Mandanten exportiert werden.
Siehe auch: pixi Buchhaltungsexport App 2.0
Auswertungen mandantengetrennt oder mandantenübergreifend
pixi bietet im Standard bereits eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die sich mandantengetrennt oder auch mandantenübergreifend aufrufen lassen.
Einige Berichte, die sich mandantengetrennt aufrufen lassen, sind bspw. folgende:
Rechnungen und Gutschriften
Umsatz nach Zahlungsart
Bestellübersicht, nach Zeit
Offene Vorgänge
Umsatz nach Aritkeln
Rohertrag
Beispielscreenshots für die aufgeführten Berichte können Sie sich hier anzeigen lassen.
|
|
|
|
|
|
Siehe auch: Berichte der pixi Desktop-Applikation
Mandantentrennung über separate pixi Datenbanken
In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, für jeden Mandanten eine separate pixi-Datenbank zu nutzen, bspw. wenn Sie als Fulfillment-Dienstleister agieren und Bestellungen sowie den Artikelbestand von verschiedenen Unternehmen getrennt voneinander betrachten und verarbeiten möchten. Ein datenbankübergreifendes Arbeiten ist derzeit allerdings jedoch nur eingeschränkt möglich.
Datenbankübergreifende Auswertungen über Berichte der pixi Desktop-Applikationen ist nicht möglich, da die Berichte der Desktop-Applikationen immer auf eine pixi Datenbank zugreifen. Es besteht die Möglichkeit, die Berichte als Excel-Datei aus pixi Berichte zu exportieren und anschließend in einer Excel-Mappe zu verarbeiten - dies ist allerdings verhältnismäßig aufwendig.
Eine weitere Möglichkeit wäre die Nutzung der pixi API. Sie können sich die benötigten Daten auch mithilfe der pixi API aus den einzelnen pixi Datenbanken abrufen und in dem für Sie passenden Format speichern. Anschließend fügen Sie die Daten aller Datenbanken zusammen und werten diese nach Ihren Wünschen aus.
Siehe auch:
Kosten
Pro Mandant ist eine sogenannte Mandantenlizenz und die aufwandsabhängige Einrichtung zu erwerben. Dies gilt ebenfalls für das Aufsetzen einer separaten Datenbank. Kontaktieren Sie für ein konkretes Angebot bitte Ihren zuständigen Account Manager unter servicedesk@descartes.com.
Zentrale Datenbank oder separate Datenbanken?
Die Frage nach der Nutzung einer zentralen Datenbank mit verschiedenen Mandanten oder einer separaten Datenbank pro Mandant lässt sich nicht einfach beantworten. Viele Faktoren hängen davon ab, ob eine zentrale Datenbank oder seprarate Datenbanken verwendet werden sollten. In jedem Fall sollten Sie das Gespräch mit pixi suchen, um zusammen mit uns die für Sie am besten geeignetste Lösung zu finden.
Die folgende Tabelle enthält einige Vor- und Nachteile bei der Verwendung einer zentralen oder separater Datenbanken:
Thema |
Zentrale pixi Datenbank |
Separate pixi Datenbank |
Kundenservice |
|
|
DATEV |
|
|
Zahlungsimport |
|
|
Apps |
|
|
Applikationen |
|
|
Sonstiges |
|
|