Der Retouren Wizard zur Bearbeitung von Rücksendungen ist Teil der pixi* Kundenservice-Applikation. Damit können Sie Retouren erstellen und entscheiden, ob dem Kunden der Rechnungs- oder ein Teil des Rechnungsbetrags zurückerstattet wird. Möchten Sie jedoch einen Umtausch durchführen, so lesen Sie bitte hier weiter: Erstellen eines Umtauschs.
Siehe auch: Anwendungsfälle für Retour und Umtausch
Hinweis: Bei Verwendung des Retouren Wizards finden keine automatischen Lagerbewegungen statt!
Konfiguration
Folgende Einstellungen müssen im pixi* Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Kundenservice vorgenommen werden:
Retouren Wizard, Grund der Retour - Deutsch: Geben Sie den deutschen Text für Retourengründe ein (warum ein Kunde einen Artikel zurück gesandt hat), der im Retouren Wizard erscheint. Trennen Sie verschiedene Gründe mit einem Strichpunkt. pixi* bietet auch eine Auswahl an Standardgründen an, die nur erscheinen, wenn keine Gründe in dieser Einstellung eingegeben werden.
Retouren Wizard, Grund der Retour - Englisch: Geben Sie hier den englischen Text für Retourengründe ein, falls Sie pixi* auch in englischer Sprache nutzen.
Retoure, Statusänderung der Bestellung auf RET: Wenn diese Einstellung aktiviert ist springt die Bestellzeile bzw. Rechnungszeile nur auf "RET" wenn der volle Preis returniert wird. Erstattet man nur einen Teil des Artikelpreises (z.B. wegen Verunreinigung etc.) wird die Artikelzeile nicht auf RET springen - sie bleibt weiter auf AUS.
Erstellung einer Retoure mit dem Retouren Wizard
Jede Retoure bzw. Gutschrift wird aus einer Rechnung erzeugt. Um eine Retoure zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die pixi* Kundenservice-Applikation und gehen Sie zur Registerkarte Rechnungen.
Suchen Sie die betreffende Rechnung und wählen diese durch anklicken aus.
-
Öffnen Sie dann den
, welcher Sie in sechs Schritten durch das Anlegen einer Retoure führt:
Geben Sie den Grund der Retoure an.
Ändern Sie ggfs. die Adressdaten des Kunden für die Erstellung der Gutschrift.
Lassen Sie einen Retourenbericht erstellen.
Schließen Sie die Retoure ab und wählen Sie aus, ob eine Rückerstattung erfolgen soll.
Schritt 1 - Grund der Retoure
Im ersten Schritt des Wizard sehen Sie eine Übersicht über den Kunden und die betreffende Rechnung. Sie erhalten einen Überblick, wie oft der Kunde bereits bestellt und Ware retouniert hat.
Darunter können Sie den Grund der Retoure erfassen. Wählen Sie für Ihre Retoure einen Grund aus der Liste aus oder geben Sie manuell einen anderen Grund in das Textfeld Sonstige ein. Bitte beachten Sie, dass der ausgewählte Retourengrund für alle Artikel hinterlegt wird. Es ist nicht möglich, pro Artikel einen anderen Grund auszuwählen.
Mit Weiter oder mit einem Klick auf die Reiter springen Sie jeweils zur nächsten Seite.
Die Gründe für eine Retoure müssen zuvor in der pixi* Control Center-Applikation eingerichtet werden: pixi* Control Center > Datenbank Einstellungen > Kundenservice > Retouren Wizard, Grund der Retoure.
Schritt 2 - Rechnung stornieren
Sie können nun entweder die komplette Rechnung oder einzelne Artikel stornieren:
Stornieren Sie die gesamte Rechnung, indem Sie die Checkbox Komplette Rechnung stornieren aktiviert lassen.
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Stornieren Sie einzelne Artikel:
Entfernen Sie den Haken der Checkbox "Komplette Rechnung stornieren".
Wählen Sie nun die jeweiligen Artikel aus, die dem Kunden gutgeschrieben werden sollen.
Sie können auch die zu erstattenden Beträge der einzelnen Rechnungszeilen ändern.
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Darüber hinaus können Sie:
die Versandkosten an den Kunden zurückzuerstatten: Setzen Sie dazu bei Versandkosten erstatten ein Häkchen in der Checkbox. Wenn Sie nur einen Teil der Versandkosten rückerstatten möchten, so können Sie den gewünschten Wert im Feld Versandkosten eingeben.
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dem Kunden die Rücksendekosten in Rechnung stellen: Setzen Sie dazu bei Rücksendekosten verlangen ein Häkchen in der Checkbox. Geben Sie anschließend den Wert der Rücksendekosten im Feld "Abzgl. Rücksendekosten" ein. Diese werden von der zu erstattenden Summe (Gesamtwert Retoure) abgezogen. (Verfügbar ab pixi* LOU Update 26 und pixi* AVA Update 2)
Ist der Wert der Rücksendekosten höher als die zu erstattende Summe, wird dies durch roten Fettdruck angezeigt, die Gesamtsumme wird bei Abschließen des Retouren Wizards auf 0 gesetzt, die Rücksendekosten auf den höchstmöglichen Wert. Eine "negative Retoure" ist also nicht möglich.
Die Rücksendekosten werden mit dem Wert der Control Center Einstellung "Rücksendekosten - Standardwert" (Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Kundenservice) vorausgefüllt.
Die Mehrwertsteuerberechnung für Rücksendekosten entspricht dem Vorgehen für Versandkosten. Rücksendekosten werden beim DATEV-Export wie Versandkosten behandelt, d.h. auf die entsprechenden DATEV-Konten gebucht, welche für Versandkosten im pixi* Control Center definiert wurden. Siehe auch: Versandkosten in pixi*
Eine Bemerkung vergeben, warum die Rechnung storniert wurde, diese Bemerkung ist intern bei der Gutschrift hinterlegt und wird dem Kunden nicht angezeigt.
Versandkosten, Gutscheinwert sowie die Kontodaten können Sie im unteren Bereich des Reiters bearbeiten, um automatisch eine DTAUS/SEPA Gutschrift über pixi* Zahlungen zu erzeugen.
Klicken Sie auf Weiter.
Es ist ab pixi* ELI Update 9 nicht mehr möglich, nur die Versandkosten zu erstatten. Erstellen Sie dazu bitte ein Ereignis im Kundenkonto.
Schritt 3 - Kunde
In diesem Schritt konnten Sie in älteren pixi* Versionen dem Kunden direkt eine E-Mail schreiben. Diese Funktion ist nicht kompatibel mit der neuen Version der Auto E-Mails. Bitte verwenden Sie dafür die E-Mail Art RET!
Schritt 4 - Neue Rechnung
Unter Neue Rechnung können Sie die Versandadresse und Rechnungsadresse des Kunden ändern. Zudem können Sie die Originalrechnung nochmal ausdrucken.
Damit die Adressdaten geändert werden können, aktivieren Sie die Checkbox Adresse ändern. Die Felder sind nun nicht mehr grau hinterlegt und können von Ihnen angepasst werden:
C
Schritt 5 - Retourenbericht
Bei jeder Retoure wird ein Retourenbericht erzeugt, der den kompletten Vorgang beschreibt und auf Wunsch mit der Gutschrift gedruckt und abgelegt werden kann. Der hier vergebene Kommentar kann jederzeit im Reiter Retouren eingesehen, geändert oder ergänzt werden.
Der Retourenbericht enthält folgende Informationen: Gutschrift-Nr., Erstellt von, Erstellt am, Kunde inkl. Adressdaten, Kontodaten des Kunden, retournierte Artikel mit Anzahl, Preis und Barcode, Versandkosten, Rabatt, Gesamtbetrag sowie der vergebene Kommentar. Bitte kontaktieren Sie den pixi* Support, wenn Sie die Vorlage zum Retourenbericht angepasst haben möchten.
Schritt 6 - Abschluss der Retoure
Nun können Sie die Retoure abschließen. Schließen Sie den Vorgang nicht ab, wenn noch etwas erledigt werden muss, z.B. die Ware aufgrund von Hersteller-Garantie weiterversendet werden muss. In diesem Fall können Sie in der Auswahlliste auch den entsprechenden Lieferant hinterlegen. In diesem Fenster sehen Sie eine Übersicht aller Aktionen, die pixi* nun für Sie durchführt. Durch Klick auf Speichern löst pixi* alle nötigen Aktionen aus.
Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
-
Normal: DTAUS/SEPA Transaktionen werden durch einen Cronjob erstellt, der 1 mal pro Stunde auf der Datenbank ausgeführt wird.
Es wird eine DTAUS/SEPA erzeugt, falls mindestens 1 Artikel retourniert wurde.
Es wird keine DTAUS/SEPA erzeugt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: die Gutschrift ist bereits abgeglichen
die zugehörige Rechnung ist nicht bezahlt
im Kundenkonto stehen weitere Ereignisse zum Abgleich bereit - das Kundenkonto ist nicht abgeglichen
Nutzen Sie diese Option bspw. für die Zahlarten Sofortüberweisung, Vorkasse, Lastschrift etc.
Keine Erstattung markiert die Gutschrift mit der Option nicht erstatten, d.h. diese kann nicht gutgeschrieben werden.
Wählen Sie keine DTAUS Datei erzeugen, so wird nur eine Gutschrift erzeugt, jedoch keine DTAUS/SEPA-Eintrag. Somit findet keine automatische Überweisung statt.
Nutzen Sie diese Option bspw. für die Zahlarten PayPal, Kreditkarte etc.Retoure abgeschlossen: Haben Sie diese Checkbox nicht aktiviert, wird die erstellte Retoure/Gutschrift im Anschluss im Reiter Retouren im pixi* Kundenservice rot hinterlegt angezeigt. Für pixi* ist in diesem Fall die Retoure nicht abgeschlossen und es müssen weitere Schritte unternommen werden. Diese Funktionalität stammt noch aus Zeiten, in denen es kein Kundenkonto gab und man so Gutschriften kennzeichnen konnte, bei denen bspw. noch Rückerstattungen vorgenommen werden mussten. Durch Einführung des Kundenkonto kann die Retoure immer auf abgeschlossen gesetzt werden.