Die Applikation pixi Rechnungen generiert und druckt Rechnungen sowie Lieferscheine, sobald eine Bestellung vollständig vor Ort oder bei einem Fulfillment-Dienstleister kommissioniert wurde.
Der Druck kann manuell, z.B. durch Eingabe einer Picklisten-Nummer oder einer Box-Nummer, angestoßen werden oder der automatische Modus prüft in regelmäßigen Abständen vollständige Boxen und druckt automatisch die entsprechenden Belege. Dazu ist es erforderlich, dass diese Applikation fortwährend, z.B. auf dem Versand-PC, geöffnet ist.
Die Artikel der erstellten Rechnung werden alphabetisch aufsteigend aufgelistet.
Rechnungen können ferner als PDF-Dokument lokal archiviert und anhand eines Datumsbereichs oder anhand eines Nummernkreises auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgedruckt werden.
Im linken Bereich der Applikation können Sie verschiedene Einstellungen und Funktionen nutzen, die in dieser Dokumentation beschrieben werden. Im rechten Bereich der Applikation wird eine Historie der bisherigen Druckvorgänge angezeigt. Konnte wider Erwarten ein Beleg nicht generiert oder gedruckt werden, hilft Ihnen die hier dargestellte Fehlermeldung, die Problemursache festzustellen und zu beheben. Werfen Sie hierzu auch einen Blick in den Troubleshooting-Artikel.
Ab pixi AVA Update 20 können Rechnungsdokumente automatisch auf einen Dokumentenserver hochgeladen werden, um diese automatisch mit pixi Auto E-Mails zu verschicken.
Konfiguration des Rechnungsdrucks
Konfigurationsmöglichkeiten für den Rechnungsdruck finden Sie in diesem pixipedia-Artikel: Konfiguration des Rechnungsdrucks
Hier wird beschrieben, welche Template-Arten in pixi genutzt werden können und wo Templates gespeichert werden müssen.
Weiterhin wird erläutert, wie Sie Druckregeln anlegen, Rechnungen von einer URL herunterladen und wie Sie ein externes Programm für den Download von Rechnungen verwenden können.
Automatische Rechnungserzeugung und Drucken von Rechnungen
Die Funktion der Automatischen Rechnungserzeugung und Drucken von Rechnungen prüft in regelmäßigen Abständen die bereits fertig kommissionierten, also vollständigen Bestellungen (=Boxen) und generiert und druckt die Rechnung. Bei abweichender Lieferanschrift wird zudem ein Lieferschein zu jeder Rechnung gedruckt.
So aktivieren Sie den automatischen Rechnungsdruck:
Öffnen Sie die pixi Rechnungs-Applikation an einem beliebigen PC.
Klicken Sie die Schaltfläche mit dem grünen Pfeilsymbol und dem Zahnrad: es erscheint der Hinweis Auto Drucken wurde gestartet
Optional: Minimieren Sie bei Bedarf die Applikation.
Ist die Funktion des automatischen Rechnungsdrucks deaktiviert, wird in roter Farbe der Hinweis Auto Drucken wurde beendet angezeigt.
Wichtige Hinweise:
Schließen Sie die Applikation, werden keine Rechnungen mehr gedruckt.
Im Automatik-Modus darf die Applikation nur ein einziges mal innerhalb Ihrer Systemlandschaft gestartet werden, wenn Sie den Boxenbereich nicht wie unten beschrieben einschränken: dabei ist es unerheblich, an welchem Arbeitsplatz die Applikation gestartet wurde. Wurden mehrere Applikationen mit der Rechnungsautomatik gestartet, würde pixi u.U. für eine Bestellung mehrere Belege mit unterschiedlichen Rechnungsnummern generieren!
Die Rechnungserstellung ist auf maximal 2.500 Rechnungszeilen pro Rechnung begrenzt und schlägt fehl, wenn dieser Wert überschritten wird.
Boxauswahl
Sie können bei mehreren Versandstationen den Automatik-Modus auf einen Bereich an Boxen begrenzen, in diesem Fall wird die Applikation und Rechnungsautomatik pro Versandplatz gestartet.
Das Hinterlegen des Bereichs an Boxen (z.B. 1 bis 24; 25 bis 49) ist nur bei ausgeschaltetem Automatik-Modus möglich.
Die Checkbox für die Boxauswahl hat aktuell keine Auswirkung. Die eingestellte Boxauswahl wird für den Rechnungsdruck immer berücksichtigt. Der Sachverhalt ist unserer Entwicklung bereits bekannt und im Task DEV-2561 dokumentiert.
Drucken - direkter Rechnungsdruck und Fulfillment-Rechnungen
Nutzen Sie Fulfillment-Dienstleistungen über pixi mit den optional verfügbaren Fulfillment-Funktionen, so aktivieren Sie die Funktion
"Drucken - direkter Rechnungsdruck und Fulfillment-Rechnungen".
Werden Artikel ausschließlich durch Sie selbst versandt, deaktivieren Sie diese Funktion.
Sobald der Status eines oder mehrerer Artikel einer Bestellung durch die Fulfillment-Schnittstelle als versandt (FUS) markiert wurde:
Bis pixi 19.10: generiert pixi die Rechnung und druckt diese automatisch.
Ab pixi 19.11: generiert pixi die Rechnung nicht bzw. nur dann, wenn Automatik für Fulfillment-Rechnungen ebenfalls aktiviert ist, sondern druckt lediglich bereits erstellte Rechnungen. Die Rechnungsautomatik muss in jedem Fall aktiviert sein.
Versand von Teillieferungen
Wenn Bestellzeilen einer Bestellung auf verschiedenen Locations liegen, wird eine Teilrechnung per automatischer Rechnungserstellung erstellt, sobald alle Bestellzeilen dieser Location in die Box gescannt wurden.
Beispiel: Eine Kundenbestellung besteht aus drei Bestellzeilen. Zwei befinden sich auf Location 001, die dritte auf 002.
Bei der automatischen Rechnungserstellung wird jede Location einzeln geprüft. Die Rechnung an Location 001 wird erstellt, wenn die ersten beiden Bestellzeilen in die Box gescannt werden, unabhängig vom Status der dritten Bestellzeile.
Die Rechnung an Location 002 wird erstellt, wenn die Bestellzeile in die Box gescannt wird, unabhängig vom Status der Bestellzeilen an einer anderen Location.
1-Scan-Shipping™
Werden 1-Scan-Shipping™ Bestellungen beim Scan-In abgearbeitet, wird zu jeder 1-Scan-Shipping™ Bestellung automatisch die Rechnung von dem Computer aus gedruckt, an dem der Scan-In stattgefunden hat. Ist die Applikation pixi Rechnungen zum Zeitpunkt des Scan-Ins nicht gestartet, wird diese automatisch geöffnet und die Rechnung gedruckt.
Es sind also für das Drucken von Rechnungen für 1-Scan-Shipping™ Bestellungen keine zusätzlichen Einstellungen vorzunehmen.
Manuelle Rechnungserstellung
Neben der automatischen Rechnungserzeugung besteht auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen manuell zu erzeugen und zu drucken. Dazu gibt es verschiedene Filter-Parameter, die im Folgenden erklärt werden.
Hinweis: Mit dieser Funktion werden die Rechnungen auch dann generiert, wenn die Boxen noch nicht vollständig sind! Damit löst pixi automatisch eine Teil-Lieferung für die bereits kommissionierten Waren aus. Die noch fehlenden Artikel werden auf der Rechnung mit dem Vermerk 'werden nachgeliefert' gekennzeichnet.
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Einzelne Box: Sie können den Druck einer Rechnung für eine spezifische Box mit dieser Funktion erzwingen, auch wenn die Bestellung noch nicht vollständig kommissioniert wurde.
Beispiel: Haben Sie alle Artikel einer Pickliste kommissioniert und stellen fest, dass aufgrund eines Lagerfehlbestandes ein Artikel für eine Box fehlt, können Sie mit dieser Funktion den Rechnungsdruck erzwingen, der nicht kommissionierte Artikel wird auf der Rechnung mit dem Vermerk wird nachgeliefert ausgewiesen, es wird damit also eine Teil-Lieferung ausgelöst.
Boxauswahl von/bis: Möchten Sie den Druck von Rechnungen im Stapeldruck und ohne Rechnungsautomatik durchführen, können Sie den Stapeldruck durch Eingabe eines Bereichs an Boxen auslösen. Wählen Sie beispielsweise den Bereich '1 bis 10', werden alle Rechnungen für die Boxen 1 - 10 generiert und gedruckt.
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Boxenliste: Möchten Sie für mehrere, individuelle Boxen die Rechnungen generieren und drucken, hinterlegen Sie hier die Box-Nummern, jeweils mit Komma getrennt.
Beispiel: Sie möchten die Rechnungen für die Boxen Nr. 1, 3 und 6 drucken, so hinterlegen Sie im Eingabefeld "1,3,6" und klicken abschließend den Button 'Drucken'.
Boxen mit Picklisten Nr.: Durch Eingabe einer Picklistennummer können alle Rechnungen für die auf der Pickliste ausgewiesenen Bestellungen im Stapeldruck generiert und gedruckt werden. Diese Funktion eignet sich besonders, wenn parallel mehrere Versand-Stationen mit jeweils eigenen Picklisten bedient werden.
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Rechnungen für Shops: Nutzen Sie mehrere pixi Mandanten, können Sie gezielt den entsprechenden Shop auswählen, für den die Rechnungen generiert und gedruckt werden dürfen.
Nutzen Sie beispielsweise für jeden Mandanten individuelle Rechnungsvordrucke und müssen das jeweils individuelle Briefpapier im Drucker auswechseln, können Sie somit den Druck der Rechnungen für andere Mandanten/Shops unterbinden.
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Automatik für Fulfillment-Rechnungen: Aktivieren Sie diesen Haken, um auch Fulfillment-Rechnungen (Bestellzeilenstatus FUS)
bis pixi 19.10: über die Rechnungsautomatik zu drucken.
ab pixi 19.11: über die Rechnungsautomatik zu erstellen.
Ist Drucken - direkter Rechnungsdruck und Fulfillment-Rechnungen ebenfalls aktiviert, werden Rechnungen sowohl erstellt als auch gedruckt. Die Rechnungsautomatik muss in jedem Fall aktiviert sein.
Fulfillment-Rechnungen generieren: Möchten Sie Rechnungen aus Fulfillment-Aufträgen separat generieren und drucken, können Sie den Druckvorgang mit dieser Schaltfläche auslösen, sofern die Rechnungsautomatik keine Fulfillment-Aufträge beinhaltet.
Rechnungskopien drucken
Rechnungen können jederzeit anhand bestimmter Filter nachgedruckt werden:
Shops: Drucken Sie nur die Rechnungskopien eines bestimmten Mandanten (Shops) oder für alle Shops.
Rechnungen: Drucken Sie Kopien nur für Fulfillment-Rechnungen, normale Rechnungen oder alle.
Zahlungsarten: Drucken Sie Rechnungskopien nur für bestimmte Zahlarten oder für alle. (ab pixi LOU Update 47 / AVA 17.02)
Rechnungs-Nr.: Geben Sie einen Rechnungsnummernkreis mit Präfix ein, um alle Rechnungen dieses Bereichs noch einmal zu drucken.
Datum von/bis: Drucken Sie alle Rechnungen eines bestimmten Datumsbereichs erneut.
Rechnung für Box-Nr.: Drucken Sie eine Rechnung für eine sich in der Kommissionierung befindliche Box erneut.
Nachdrucken von Rechnungen ohne Lieferschein
Sie brauchen für Ihren Buchhalter eine Kopie der Rechnung? Es stehen Ihnen hier zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Sie nutzen den Rechnungsdruck an nur einem Computer
Ihre Buchhaltung kann an einem separaten Computer Rechnungen nachdrucken
Rechnungsdruck an nur einem Computer
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie nur die Rechnung nachdrucken, ohne dass auch der Lieferschein oder Warenrücksendeschein nachgedruckt wird.
Gehen Sie in den Ordner C:\pixi\templates. Sie finden in dem Ordner alle Template-Dateien.
Erstellen Sie in dem Ordner einen neuen Ordner "Sicherung".
In den Ordner "Sicherung" schieben sie nun alle Dateien, welche "SHOP" beinhalten (z.B. SHOP.rtm, SHOP_ps.rtm, SHOP_credit.rtm, 2SHOP.rtm…), wobei SHOP hier als Platzhalter für die pixi-interne Abkürzung Ihres Shops verwendet wird.
Im Ordner "Templates" dürften nun keine Dateien mehr vorhanden sein, welche "SHOP" beinhalten.
Nun kopieren Sie nur die Datei "SHOP.rtm" aus dem Ordner "Sicherung" in den Ordner "Templates".
Starten Sie pixi Rechnungen.
Loggen Sie sich mit ihren Daten ein.
Im unteren Bereich finden Sie die Felder "Filter nach Rechnungsnummer" und "Filter nach Datum".
Entscheiden Sie nun, ob Sie die Rechnungen eines bestimmten Datumsbereichs nachdrucken wollen oder ob Sie z.B. die Rechnungen eines Monats nachdrucken möchten.
Geben Sie nun z.B. ein Datum vom 07.02.2012 bis 08.02.2012 und drücken auf Drucken.
Es werden nun alle Rechnungen vom 07.02.2012 und 08.02.2012 nachgedruckt.
Wichtig: Nachdem Sie alle Rechnungen nachgedruckt haben, müssen Sie die Dateien aus dem Ordner "Sicherung" zurück in den Ordner "Templates" kopieren. So stellen Sie sicher, dass beim nächsten Versand von Paketen auch wieder alles ausgedruckt wird.
Rechnungsdruck an einem separaten Computer
Hat Ihre Buchhaltung Zugriff auf den Rechnungsdruck und kann Rechnungen selbst nachdrucken, dann reicht es aus, auf dem Computer im Ordner C:\pixi\templates lediglich das Rechnungstemplate (SHOP.rtm) abzulegen. Folgen Sie anschließend den Punkten 6. - 11.
Lieferschein, Warenrücksendeschein oder sonstige Templates werden in diesem Fall nicht nachgedruckt.
Direkter Rechnungsdruck
Wie Sie Rechnungen auch ohne den Scan-In von Artikeln in Versandboxen erstellen können, erfahren Sie im pixipedia-Artikel
Direkter Rechnungsdruck.
PDF-Rechnungen
Neben der Rechnungserstellung ist auch das Archivieren von Rechnungen in Form von PDF-Dateien möglich. Diese PDF-Rechnungen können lokal auf Ihrem Computer, auf einem Netzlaufwerk oder auch auf dem Dokumentenserver gespeichert werden.
Ab pixi AVA Update 22 müssen für PDF-Rechnungen separate Templates im Templates-Ordner hinterlegt sein - sonst werden keine PDF-Rechnungen erstellt. Werden PDF-Rechnungen auf dem Dokumentenserver gespeichert, können diese per E-Mail an Ihre Kunden versendet werden.
Weitere Informationen und Antworten auf FAQs finden Sie hier: PDF-Rechnungen, FAQ
Troubleshooting
Eine Hilfestellung zu häufig gestellten Fragen und Problemstellungen finden Sie im pixipedia-Artikel Troubleshooting.