Bei einem Umtausch handelt es sich um den Austausch von Ware gegen Ware. Hierbei senden Kunden die gesamte oder einen Teil ihrer Bestellung zurück und wünschen dafür einen Austausch.
Erstellen eines Umtauschs
Wünscht ein Kunde den Umtausch eines Artikels, so gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den pixi Kundenservice, suchen Sie den entsprechenden Kunden und wechseln Sie zu der Registerkarte Rechnungen.
Wählen Sie die Rechnung aus, in der Sie einen Umtausch durchführen möchten.
Setzen Sie ein Häkchen vor den jeweiligen Artikel, den Sie umtauschen wollen:
Sobald Sie den/die Artikel ausgewählt haben, wird die Schaltfläche
aktiv. Klicken Sie darauf, um den Dialog zur Generierung des Umtauschs zu öffnen.
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Wählen Sie im Feld "Rückgabemenge" die Menge, die Sie umtauschen möchten:
Sie können nur die Menge an Artikeln umtauschen, die auf der Rechnung vorhanden ist.
Haben Sie eine höhere Artikelmenge eingegeben, als auf der Rechnung, wird automatisch die höchstmögliche Artikelmenge festgelegt. Dies bedeutet, dass alle Artikel für den Umtausch ausgewählt werden.
Die Menge der Umtauschartikel kann nicht später erneut geändert werden, daher achten Sie genau darauf, dass die Mengenangaben stimmen!
Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Erstellung der Ersatzbestellung mit Ja.
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Nachdem Sie den Umtausch abgeschlossen haben erscheint unter der Registerkarte Bestellungen eine neue Bestellung mit dem Status Halten.
Die ausgewählten Bestellzeilen mit den Umtauschartikeln sind mit Status MIN in der neuen Bestellung aufgeführt.
Die Menge der umgetauschten Artikel in den Bestellzeilen ist negativ.
Als Versandadresse des Kunden wird die Adresse der Ursprungsrechnung verwendet. (Vor pixi LOU Update 4 wurde die aktuelle Versandadresse des Kunden übertragen.)
Fügen Sie nun einen oder mehrere Artikel zur Bestellung hinzu, welche dem Kunden als Ersatz geschickt werden sollen.
Speichern Sie die neuen Bestellzeilen mit Klick auf
Bestellung speichern. In Abhängigkeit der Zahlart wird nun der Status ANG oder HAL für die Artikel gesetzt.
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Die Umtauschbestellung kann nun wie eine normale Bestellung versendet werden.
Ist der Ersatzartikel teurer, wird - entsprechend der gewählten Zahlart - auf den Zahlungseingang gewartet. Dann erst wird die Bestellung dem Versand zugeführt.
Ist der neue Artikel gleichwertig oder günstiger, wird die Bestellung automatisch auf einer der nächsten Picklisten ausgewiesen und versendet. Der Differenzbetrag wird dem Kundenkonto gut geschrieben.
Die durch einen Umtausch generierten Bestellungen unterscheiden sich nicht von regulären Bestellungen. Die Rechnung bzw. Gutschrift wie auch die automatisch generierte Versandbestätigung weisen auch hier alle Artikel-Positionen, damit also auch den/die retournierten Artikel, mit allen erforderlichen Angaben aus.
Hinweise:
Wurde eine Umtauschbestellung einmal storniert, muss Sie neu angelegt oder gelöscht werden, da sich der Status eines Umtauschartikels nicht mehr von STO auf MIN ändern lässt. Bestellungen, die Artikel im Status ANG mit einer negativen Menge beinhalten, werden von der Picklistenerstellung nicht berücksichtigt!
Weist eine Umtausch-Bestellung eine negative Gesamtsumme auf, fließt der Wert eines gegebenenfalls eingelösten Gutscheins nicht in die erstellte Rechnung ein. (ab ELI Update 3)
Ab Release 22.02: Wenn bei einer Ersatzbestellung (Umtausch) die Bestellzeilen im Status MIN storniert und zurück auf Status NEW gesetzt werden, wechseln sie automatisch in den Status MIN, wenn die neuen Bestellzeilen geschlossen wurden. Zuvor sprangen sie in den Status ANG.