Warum werden nach dem Datenbank-Update keine PDF-Rechnungen mehr erstellt?
Wenn nach einem Datenbank-Update keine PDF-Rechnungen mehr erstellt werden, liegt es höchstwahrscheinlich daran, dass Ihnen die entsprechenden Rechnungstemplates fehlen.
Mit pixi* AVA Update 22 wurde eingeführt, dass beim Erstellen von PDF-Rechnungen Templates mit dem Suffix "_PDF" im Templates-Ordner vorhanden sein müssen. Sollen weiterhin PDF-Rechnungen erstellt werden, duplizieren Sie Ihre Templates und fügen Sie an die Duplikate das Suffix "_PDF" hinzu. Hier einige Beispiele:
Template-Typ |
Vor dem Update |
Nach dem Update |
Rechnung Hauptseite |
LEO.rtm |
LEO.rtm & LEO_PDF.rtm |
Rechnung 2.te Seite |
2LEO.rtm |
2LEO.rtm & LEO_PDF.rtm |
Lieferschein |
LEO_ps.rtm |
LEO_ps.rtm & LEO_ps_PDF.rtm |
Rechnung Hauptseite (Standard) |
noreport.rtm |
noreport.rtm & noreport_PDF.rtm |
Gutschrift |
LEO_credit.rtm |
LEO_credit.rtm & LEO_credit_PDF.rtm |
Gutschrift (Standard) |
noreport_credit.rtm |
noreport_credit.rtm & noreport_credit_PDF.rtm |
Tipp: Prüfen Sie auch Ihre Druckregeln - falls genutzt - auf ihre Richtigkeit. Hinterlegen Sie eine "PDF-Vorlage", wenn weiterhin PDF-Rechnungen erstellt werden sollen.
Wie kann ich den automatischen PDF-Versand per E-Mail für einen bestimmten Mandanten/Shop verhindern?
Um für bestimmte Shops keine PDF-Rechnungen zu verschicken, müssen Sie lediglich die entsprechende E-Mail-Vorlage konfigurieren.
Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage für den entsprechenden Shop, indem Sie diesen als Filter auswählen. Deaktivieren Sie anschließend die Option "Rechnungsdokument anhängen", wie in dieser Dokumentation beschrieben: PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang
Wird nun eine E-Mail für diesen Shop erzeugt wird diese PDF-Rechnung nicht an die Mail angehangen, obwohl eine PDF-Rechnung auf dem Dokumentenserver vorliegt. Sie können somit weiterhin die Archivierung nutzen, müssen aber Rechnungen nicht automatisch versenden.
Weitere Informationen: E-Mail-Vorlagen
Warum kann ich keine PDF-Rechnungen hoch- bzw. herunterladen?
Bitte stellen Sie sicher, dass der entsprechende Port zum Herstellen der Verbindung zum Dokumentenserver bei Ihnen freigeschalten ist. Sollten Sie sich hier nicht sicher sein, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
Weitere Informationen: Firewall-Einstellungen
Benötige ich lokale Rechnungstemplates, wenn ich Rechnungskopien an Kunden verschicken möchte?
Normalerweise werden Rechnungen über die Funktion "PDF Senden" im pixi* Kundenservice > Reiter Rechnungen an Kunden versendet. Abhängig von der in Ihrem Unternehmen genutzten Konfiguration zur Archivierung von PDF-Rechnungen, werden unter Umständen lokale Rechnungstemplates weiterhin benötigt.
Weitere Informationen: Senden per E-Mail
Lokale Archivierung
Werden PDF-Rechnungen in Ihrem Unternehmen lediglich bei Ihnen lokal abgelegt und archiviert (auf Ihrem Computer oder auf einem Netzlaufwerk), benötigen Sie in jedem Fall lokale Rechnungstemplates im Ordner C:\pixi\templates, um PDF-Rechnungen zu erstellen.
Weitere Informationen: Lokale Archivierung
Archivierung auf dem Dokumentenserver
Werden PDF-Rechnungen in Ihrem Unternehmen auf dem Dokumentenserver archiviert, benötigen Sie auf Ihrem Computer keine lokalen Rechnungstemplates, da die PDF-Rechnung bei jedem Nachdruck der Rechnung automatisch vom Dokumentenserver heruntergeladen wird.
Gleichzeitig bedeutet das, dass Sie eine Rechnung mit Ihren lokal vorliegenden Rechnungstemplates nicht nachdrucken können, solange eine Rechnung im PDF-Format auf dem Dokumentenserver vorhanden und die Funktionalität aktiviert ist.
Hinweis: Beachten Sie, dass PDF-Rechnungen nur so viele Tage auf dem Dokumentenserver gespeichert werden, wie in der Datenbank-Einstellung PDF-Rechnungsdokumente nach X Tagen löschen (pixi* Control Center > Datenbank Einstellungen > Rechnungen) hinterlegt sind.
Weitere Informationen: Archivierung auf dem Dokumentenserver
Wie kann ich PDF-Rechnungen von bereits bestehenden Rechnungen erstellen?
Möchten Sie PDF-Kopien von bereits in pixi* erstellten Rechnungen anfertigen, müssen Sie diese Rechnungen nachdrucken. Die PDF-Rechnungen werden mithilfe der aktuellen Rechnungstemplates und - falls vorhanden - auf Basis von Druckregeln neu erstellt.
Stellen Sie vor dem Nachdrucken sicher, dass Sie die korrekte Archivierungskonfiguration in pixi* Rechnungen eingestellt haben:
Hinweis: Um den Druck dieser Rechnungen zu Überspringen, aktivieren Sie die Option Keine Rechnung drucken, wenn Rechnungen als PDF gespeichert werden in pixi* Rechnungen > Extras > Einstellungen > PDF-Rechnungen.
Wie Sie Rechnungen nachdrucken können, erfahren Sie in diesem Artikel: Rechnungskopien drucken
Wie kann ich Rechnungen mit neuen Templates nachdrucken?
Neue Rechnung bei Adressänderung
Fordert ein Kunde aufgrund einer Adressänderung eine neue Rechnung, können Sie diese Ihrem Kunden problemlos zukommen lassen - vorausgesetzt Ihre genutzte pixi* Version ist mindestens pixi* AVA Update 23.
Folgen Sie dazu den Anweisungen, die in diesem pixi*pedia-Artikel beschrieben stehen: Änderung von Adressdaten
Sollten Ihre Datenbank noch nicht auf pixi* AVA Update 23 aktualisiert worden sein, folgen Sie bitte den Anweisungen, die unter Neue Rechnung für sonstige Fälle beschrieben stehen.
Neue Rechnung für sonstige Fälle
Möchten Sie Rechungsdokumente für Rechnungen nachdrucken, für die bereits eine PDF-Rechnung auf dem Dokumentenserver vorhanden ist, müssen Sie den pixi* Suport kontaktieren.
Führen Sie diese Schritte durch, um eine neue PDF-Rechnung unter Nutzung der aktuelles Rechnungstemplates hochzuladen:
Haben Sie die Rechnung bereits nachgedruckt und es wurden veraltete Templates für die PDF-Erstellung genutzt, müssen Sie die Datei, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist, löschen. Prüfen Sie das Verzeichnis, welches Sie in der Konfiguration festgelegt haben.
Kontaktieren Sie den pixi* Support und bitten Sie um Löschung des PDFs auf dem Dokumentenserver. Geben Sie die Rechnungsnummer an.
Deaktivieren Sie die Einstellungen PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern und PDF-Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern auf Ihrem Computer. Auf diese Weise werden Rechnungen, die mit einem angepassten Template nachgedruckt werden, nicht auf den Dokumentenserver hochgeladen.
Haben Sie die Einstellungen nicht deaktiviert und die Rechnung nachgedruckt, obwohl die Bearbeitung der Templates noch nicht abgeschlossen ist, gehen Sie zurück zu Schritt 2.Bearbeiten Sie nun die Templates nach Ihren Wünschen. Da beide Einstellungen deaktiviert sind, können Sie die Rechnung so oft Sie wollen nachdrucken. Es wird immer eine Rechnung auf Basis Ihrer aktuellen Rechnungstemplates aus dem Ordner C:\pixi\templates erstellt.
Nachdem Sie die Bearbeitung der Templates abgeschlossen haben, aktivieren Sie die Einstellungen PDF-Rechnung in diesem Ordner speichern und PDF-Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern und drucken Sie die Rechnung nach. Auf diese Weise wird die aktuellste Version der Rechnung auf den Dokumentenserver hochgeladen und steht jedem zum Download bereit.
Warum werden Rechnungen scheinbar nicht richtig erstellt?
Es kann vorkommen, dass PDF-Rechnungen bei der Erstellung nicht komplett erstellt werden, sondern diese Dateiern nur wenige Kilobyte groß sind (meist nur 1 KB). Diese Rechnungen werden dann natürlich auch falsch zum Kunden verschickt.
Sollten Sie dieses Verhalten beobachten, dann können Virenschutzprogramme auf dem Computer, die Rechnungen in PDF-Form erstellen, dafür verantwortlich sein. Lassen Sie daher in diesem Fall die Konfiguration dieser Programme von Ihrem Administrator prüfen.