Die Desktop-Applikation pixi POS hat das End-of-Life-Stadium erreicht und wird nicht mehr unterstützt oder weiterentwickelt. Diese Dokumentation dient nur zu Referenzzwecken.
Bevor Sie die Arbeit mit dem pixi POS beginnen können, müssen Sie zunächst eine neue Sitzung starten. Anschließend können Sie neue Rechnungen erstellen. Sie können auch bestehende Rechnungen suchen und editieren. Wie Sie mit dem pixi POS einen Umtausch erstellen, erfahren Sie hier.
Das pixi POS informiert Sie, von welchem Lagerplatz ein Artikel entnommen oder eingelagert (im Fall einer Retoure) wurde oder werden muss. Dazu gibt es verschiedene Arten der Anzeige wichtiger Lagerplatzinformationen.
Nachdem Sie alle Artikel hinzugefügt haben, können Sie die Rechnung abschließen. Außerdem können Rechnungen nachgedruckt sowie gelöscht oder - wenn die Rechnung bereits abgeschlossen ist - storniert werden.
Am Ende des Tages können Sie einen Tagesabschlussbericht erstellen, welcher die Summe aller getätigten Ein- und Entnahmen während der Sitzung anzeigt.
POS-Sitzung beginnen und beenden
POS-Sitzung beginnen
Bevor Sie Rechnungen erstellen können, müssen Sie eine POS-Sitzung beginnen. Jede POS-Sitzung hat eine eindeutig ID.
Starten Sie pixi POS.
Klicken Sie anschließend auf Start
.
Legen Sie nun den Betrag in die Kasse, mit dem Sie Ihr Tagesgeschäft beginnen möchten.
Diesen Betrag im Startfenster bestätigen und Start
Die POS-Sitzung ist nun gestartet. In der Statusleiste können Sie sehen, mit welcher Kasse und ID Sie in der offenen Sitzung angemeldet sind.
POS-Sitzung beenden
Gehen Sie zurück zur Hauptseite und klicken Sie Stop
.
Überprüfen Sie nun den Betrag in der Kasse und bestätigen mit Stop
Erstellen einer neuen Rechnung
Auf dem POS Startbildschirm können Sie eine neue Rechnung anlegen. Rechts in der Werkzeugleiste befindet sich dafür der Button Neu. Alternativ können Sie auch Rechnungen direkt aufrufen und in der Werkzeugleiste Neu wählen.
Klicken Sie Neu
(CTRL+N)
-
Es öffnet sich das Rechungsfenster mit den folgenden Informationen:
Rechnungsnummer: Diese wird erst angezeigt, wenn eine Rechnung abgeschlossen ist. Die Rechnungsnummer besteht aus Jahr-Kassenname(max. 10 Zeichen)-Nummer(max. 10 Zeichen), z.B. 2013-Kasse1-123.
Artikel: Anzahl der Artikel auf der Rechnung.
Erstellt und Erstellt von: Zeigt den Benutzernamen des Erstellers der Rechnung.
Bearbeitet und Bearbeitet von: Zeigt, welcher Benutzer die Rechnung zuletzt editiert hat.
Kunde: Zeigt den Kunden für diese Rechnung.
Kommentar: Freifeld für Kommentare.
Artikelliste: Zeigt die Artikel, die zur Rechnung hinzugefügt wurden.
-
Einstellungen: Sie finden Buttons zur Kontrolle wichtiger Einstellungen in der linken unteren Ecke des Rechnungsfensters:
Schnelles Scannen: Deaktivieren Sie das schnelle Scannen, wenn Sie eine Menge manuell anpassen müssen. Dies ist insbesondere für die Eingabe negativer Mengen im Fall einer Retour notwendig.
MwSt.-frei
Rechnungssumme: Nettobetrag, MwSt. und Bruttobetrag
Artikel einer Rechnung hinzufügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einer Rechnung einen Artikel hinzufügen. Sie können
mit einem Barcodescanner arbeiten,
den Barcode mit der Tastatur eingeben oder
die Artikelsuche verwenden,
um einen Artikel hinzuzufügen oder zu entfernen.
Nachdem Sie die Artikel erfasst haben, können Sie sich über die Einstellungsoption den Lagerplatz anzeigen lassen. So sehen Sie, von wo die Ware zu entnehmen ist. Das pixi POS Kassensystem zeigt Ihnen die verfügbare Menge an. Das Hinzufügen eines Bundles zu einer POS-Rechnung funktioniert genau wie bei einem normalen Artikel. Die Lagerplatzinformation bzw. das Fenster „Auslagern“ zeigen dann die Lagerplätze für alle Artikel in diesem Bundle.
Aufgrund der spezifischen Lagerprozesse, die pixi verwendet, ist es nicht möglich die Menge eines Artikels nachträglich noch einmal zu ändern. Der Lagerbestand wird direkt nach der Mengenbestätigung reduziert, eine nachträgliche Mengenänderung könnte zu Inventurdiskrepanzen führen. Sie können den Artikel allerdings erneut zur Rechnung hinzufügen, falls eine höhere Menge gewünscht ist. Andernfalls müssen Sie die bestehende Rechnungszeile löschen und den Artikel erneut mit geringerer Menge hinzufügen.
Hinweismeldung bei fehlendem Bestand
Ist der Bestand des Artikels/Bundles für das Hinzufügen zur Rechnung nicht ausreichend, unterscheidet sich die angezeigte Hinweismeldung.
Normale Artikel
Ist der Bestand des Artikels für das Hinzufügen zur Rechnung nicht ausreichend, beispielsweise aufgrund aktiver Picklisten mit diesem Artikel oder aktiver Reservierungen, wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben "Die verfügbare Menge des Artikels ist niedriger als benötigt" und der Artikel der Rechnung nicht hinzugefügt. Ändern Sie in diesem Fall die Verkaufsmenge auf den Wert aus "X Artikel verfügbar".
Bundles (ab pixi AVA Update 17 / LOU Update 41)
Da die Berechnung der angezeigten Mengen für die verfügbare Menge, den Bestand, von Artikeln auf einer Pickliste und reservierten Artikeln von Bundles komplizierter ist, kann die Formel Artikel verfügbar = Bestand - Artikel auf Pickliste - Reserviert bei Bundles nicht immer angewandt werden. Aus diesem Grund wird eine zusätzliche Information angezeigt:
Der Wert von "X Artikel verfügbar" wird in jedem Fall korrekt berechnet angezeigt.
Hierzu ein Beispiel:
Bundle A enthält einen Artikel Z mit der Menge 3. Der Artikel Z hat einen Lagerbestand von 20, weshalb sich für das Bundle ein Lagerbestand von 6 ergibt.
Das Bundle A ist in einer offenen Kundenbestellung mit der Menge 1 enthalten und befindet sich auch bereits auf einer Pickliste.
Der Artikel Z wurde mit der Menge 1 in einer weiteren Kundenbestellung bestellt und auch diese befindet sich bereits auf einer Pickliste. Der Artikel Z ist also nun insgesamt mit der Menge 4 auf Picklisten enthalten.
Ein weiterer Kunde hat den Artikel Z mit der Menge 6 bestellt, die Bestellung wurde auch bereits freigegeben und reserviert.
Berechnung des verfügbaren Lagerbestandes des Bundles A für die POS-Rechnung:
-
Bestand: 6, da 20 / 3 = 6,67 = 6
Es wird abgerundet, da für das 7. Bundle noch ein Artikel Z fehlt.
-
Artikel auf Pickliste: 2, da (3 + 1) / 3 = 1,33 = 2
Es wird aufgerundet, da ein Kunde das komplette Bundle bestellt hat und ein anderer Kunde einen Teil des Bundles. Somit werden 2 Bundles benötigt.
Reserviert: 6, da 6 / 3 = 2
Artikel verfügbar: 3, da 6,67 - 1,33 - 2 = 3,34 = 3
Artikel mit dem Barcodescanner hinzufügen
Das pixi POS Kassensystem bietet zwei verschiedene Methoden an, einen Artikel mit dem Barcode-Scanner zu erfassen. Das normale und das schnelle Scanverfahren.
Normales Scannen: Der Artikel wird gescannt, die Menge wird eingegeben und bestätigt. Das pixi POS Kassensystem fügt beim nächsten Artikel automatisch eine neue Rechnungszeile ein. Auch hier können Sie die Artikel nacheinander einscannen, ohne die Menge explizit zu bestätigen: das Feld für die Menge ist auf 9999 beschränkt und erkennt jede größere Zahl als Barcode, sodass automatisch eine neue Rechnungszeile hinzugefügt wird.
Schnelles Scannen: Wenn Sie mit dieser Methode arbeiten möchten, wird jeder Artikel einzeln in einer Rechnungszeile aufgeführt. Eingeben der Menge und Bestätigen nach jedem Scan entfallen.
Scannen Sie zunächst den Barcode auf dem Artikel.
Geben Sie nun die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie.
Scannen Sie jetzt den nächsten Artikel.
Hinweise:
Wenn Sie Artikel durch Scannen des Barcodes hinzufügen, werden die Artikel durch EAN, Shop-Artikelnummer (ItemNrInt) und Lieferantenartikelnummer erkannt.
Wenn nicht genügend Artikel auf Lager sind, wird eine Warnmeldung angezeigt. Diese zeigt die verfügbare Menge, welche zur Rechnung hinzugefügt werden können (Artikel auf Lager – Artikel auf Picklisten). Schließen Sie die Warnmeldung und geben Sie die neue Menge ein.
Wenn Sie einen Artikel eingescannt haben, den Sie nicht wünschen, können Sie den Vorgang mit der ESC-Taste abbrechen.
Artikel mit der pixi Suche hinzufügen
Klicken Sie Artikel hinzufügen
Suchen Sie den Artikel und bestätigen Sie die Auswahl mit
Geben Sie die Menge des Artikels ein und bestätigen Sie mit Enter (bei Schnellem Scannen nicht möglich).
Wichtig: Abhängig von den gesetzten Einstellungen, erscheint nach dem Hinzufügen von Artikeln das Fenster “Auslagern”, welches anzeigt, von welchem Lagerplatz der entsprechende Artikeln entnommen werden soll.
Beachten Sie, dass es zu Bestandsproblemen führt, wenn die Artikel von einem anderen Lagerplatz entnommen werden. Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, den Sie nicht wünschen, können Sie den Vorgang mit der ESC-Taste abbrechen.
Ändern des Artikelnamen im POS Kassensystem
zum Artikel: Ändern des Artikelnamen im POS Kassensystem
Artikel von einer Rechnung entfernen
Wählen Sie einen Artikel aus und klicken Sie auf Artikel löschen
.
Bestätigen Sie, dass Sie den Artikel entfernen möchten.
Legen Sie den Artikel zurück und bestätigen Sie mit OK.
Wichtig: Der Artikel muss auf den gleichen Lagerplatz zurückgelegt werden, der Ihnen bei der Retoure vorgeschlagen wird, andernfalls könnten Inventurdiskrepanzen auftreten.
Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgeben
Sie können eine Rechnung auch ohne Mehrwertsteuer ausweisen. Damit die Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, aktivieren Sie die Schaltfläche MwSt-frei in der Benutzeroberfläche. Dabei wird die MwSt. auf 0% gesetzt. Die Nettosumme wird als Gesamtbetrag für die Rechnung gesetzt.
Kundeninformationen zu Rechnungen hinzufügen und bearbeiten
Sie können
einen Kunden aus der pixi Kundendatenbank auswählen und auch bearbeiten,
einen neuen pixi Kunden erstellen oder
einen Kunden nur für eine Rechnung hinzufügen.
Bestandskunde hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie diese personalisieren. Sollte der Kunde bereits in der pixi Datenbank angelegt sein, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie bei offener Rechnung auf Kunde
.
Wählen Sie pixi Kunde.
Geben Sie in das Suchfeld den Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Wählen Sie den Kunden aus und bestätigen Sie die Auswahl mit
.
Hinweis: Wenn Sie einen Kunden aus der pixi Datenbank wählen, erscheint die Anzeige Kunde in orangener Schrift:
Bestandskunde bearbeiten
Sie können mit dem pixi POS auch die Stammdaten eines pixi Kunden bearbeiten, welcher bereits in der pixi Datenbank angelegt ist. Dies verändert auch die Daten des Kunden, welche im pixi Kundenservice angezeigt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie bei offener Rechnung auf Kunde
Wählen Sie pixi Kunde.
Geben Sie in das Suchfeld den Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Wählen Sie den Kunden aus und klicken Sie auf Bearbeiten
.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den detaillierten Daten des Kunden, angeordnet in 4 Reitern:
Klicken Sie im jeweiligen Reiter des Dialogfensters erneut auf Bearbeiten
Neuen pixi Kunden erstellen
Existiert der Kunde noch nicht in der pixi Datenbank, so können Sie ihn wie folgt ergänzen:
Klicken Sie bei offener Rechnung auf Kunde
Wählen Sie pixi Kunde.
Klicken Sie auf Neu
.
Geben Sie nun alle erforderlichen Daten zu dem neuen Kunden an.
Neuen Kunden nur für POS-Verkauf hinzufügen
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die Kundeninformationen auf der Rechnung ausgeben wollen. Der Kunde wird nicht zu den pixi Kunden hinzugefügt.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste im Rechnungsfenster auf Kunde
Wählen Sie im Fenster Kunden hinzufügen Nur für diese Rechnung aus.
Geben Sie die Kundendaten ein (Name, Adresse, Stadt, PLZ, Land, USt.-ID).
Bestätigen Sie mit OK
Rabatt eingeben
Ein Rabatt für einen Artikel kann direkt in der jeweiligen Rechnungszeile gesetzt werden. Klicken Sie in das Rabatt % Feld und geben Sie den Rabattwert in % ein.
Ein Rabatt kann auch für die gesamte Rechnung vergeben werden. Dafür sollten alle gewünschten Artikel in der Rechnung aufgeführt sein.
Klicken Sie im Rechnungsfenster auf Rabatt
.
Geben Sie den Rabatt als Prozentsatz oder Betrag ein. (Ein Rabattbetrag steht erst ab pixi ELI MS 2 zur Verfügung).
Bestätigen Sie mit OK.
Achtung: Wenn Sie einen Artikelrabatt und einen Rechnungsrabatt hinterlegt haben, so wird zunächst der Artikelrabatt berechnet und anschließend der Rechnungsrabatt.
Kommentar zur Rechnung hinzufügen
Ein Rechnungskommentar kann zur Hinterlegung zusätzlicher Informationen für eine bestimmte Rechnung verwendet werden.
Klicken Sie im Rechnungsfenster auf Kommentar
.
Schreiben Sie einen Kommentar und speichern Sie diesen.
Der geschriebene Kommentar wird nicht auf der Rechnung sichtbar sein, wird aber im Rechnungsfenster oben angezeigt.
Achtung: Der Kommentar darf nicht länger als 130 Zeichen sein.
Rechnungen suchen
Rechnungen, die während einer POS-Sizung erstellt wurden, werden auf der Seite Heutige Rechnungen angezeigt. Wenn Sie nach einer bestimmten Rechnung suchen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie im Bereich Rechnungen auf den Reiter Rechnungssuche.
Sie können nun nach Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Kassenname und Status filtern.
Rechnung öffnen
Wählen Sie im Bereich Rechnungen im Reiter Heutige Rechnungen oder Rechnungssuche eine Rechnung aus der Liste.
Klicken Sie auf Anzeigen in der Toolbar auf der rechten Seite.
Die Rechnung öffnet sich in einem neuen Fenster. Zum Schließen können Sie einfach die Esc-Taste drücken.
Rechnung editieren
Eine Rechnung kann nur geändert werden, wenn sie noch nicht abgeschlossen wurde. Wählen Sie dazu einfach die Rechnung aus der Liste der Offenen Rechnungen und klicken Sie Bearbeiten .
Lagerplatzinformationen anzeigen
Die pixi POS Applikation bietet verschiedene Arten der Anzeige wichtiger Lagerplatzinformationen. Diese kann für eine Rechnungszeile oder alle Artikel einer Rechnung angezeigt werden. Sie werden darüber informiert, von welchem Lagerplatz ein Artikel entnommen oder eingelagert (im Fall einer Retour) wurde oder werden muss.
Fenster “Auslagern”
Dieses Fenster zeigt die Lagerplatzinformation für eine einzelne Rechnungszeile. Es zeigt an, aus welchem Lagerplatz der jeweilige Artikel entnommen werden muss und wird angezeigt, sobald ein Artikel zur Rechnung hinzugefügt wurde.
Wurde ein Bundle zur Rechnung hinzugefügt, werden alle enthaltenen Artikel angezeigt.
Lagerplatz Info für eine einzelne Rechnungszeile
Dieses Fenster zeigt an, von welchem Lagerplatz der Artikel ausgelagert wurde.
Lagerplatzinformation für die gesamte Rechnung – POS-Pickliste
Die POS-Pickliste zeigt für alle Artikel der Rechnung an, von welchen Lagerplätzen diese entnommen werden müssen. Es kann beim Abschluss einer Rechnung automatisch angezeigt oder gedruckt werden.
Artikel ins Lager zurücklegen
Das Fenster Ins Lager zurücklegen zeigt an, auf welchen Lagerplatz ein retournierter Artikel eingelagert wurde und wird pro Rechnungszeile angezeigt. Dieses Fenster erscheint, wenn Sie einen Artikel von der Rechnung löschen oder ein Artikel retourniert wurde.
Rechnung abschließen
Nachdem Sie alle Artikel hinzugefügt (optional: Rabatte angegeben und/oder einen Kommentar eingegeben haben) können Sie die Rechnung abschließen.
Klicken Sie im Rechnungsfenster auf Abschließen
.
Wählen Sie im Popup-Fenster die Zahlungsart aus.
Sie haben die Möglichkeit, den Rechnungsbetrag zu splitten, z.B. 50 % per Barzahlung und die anderen 50% mit einer anderen Zahlungsart zu begleichen: Klicken Sie auf eine Zahlungsart, geben den gewünschten Betrag ein. Wählen Sie dann die zweite Zahlungsart und tragen die Differenz ein. Sollte der Kunde bar bezahlen, geben Sie den Betrag ein.
Klicken sie dann auf Abschließen.
Die Rechnung wird automatisch gedruckt.
Hinweise: Die POS-Pickliste kann beim Abschluss einer Rechnung automatisch angezeigt oder gedruckt werden. Dies wird in den Einstellungen festgelegt. Abgeschlossene Rechnungen können nicht mehr geändert werden.
Zahlungsoptionen beim Abschließen der Rechnung
Bar: Hier klicken, wenn der Kunde bar bezahlen möchte.
Weitere: Die weiteren zwei Zahlungsarten können Sie individuell anpassen: Unter Einstellungen wählen Sie die bevorzugten Zahlungsarten.
Sonstige: Alle anderen Zahlungsarten werden hier aufgeführt.
Löschen: Die ausgewählte Zahlungsart wird entfernt.
Alle (löschen): Entfernt alle gewählten Zahlungsarten.
Wichtig: Eine Rechnung kann nicht abgeschlossen werden, wenn die Artikel nicht in voller Höhe bezahlt wurden.
Rechnung löschen
Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht abgeschlossen wurde und keine Artikel enthält. Entfernen Sie daher zunächst alle Artikel von der Rechnung und lagern Sie sie wieder ein. Wählen Sie anschließend die Rechnung aus der Liste der Offenen Rechnungen und klicken Sie Löschen .
Rechnungen nachdrucken
Beim Fertigstellen einer Rechnung druckt das pixi POS Kassensystem automatisch eine Rechnung. Um eine Rechnung erneut zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie im Bereich Rechnungen im Reiter Heutige Rechnungen oder Rechnungssuche eine Rechnung aus der Liste.
Klicken Sie in der Toolbar auf der rechten Seite auf Drucken.
Wählen Sie den gewünschten Drucker aus.
Kassenschublade manuell öffnen
Während einer gestarteten Sitzung ist es möglich, die Kassenschublade manuell zu öffnen, um Geld in die Schublade einzulegen oder Geld aus ihr zu entnehmen. Vorgänge, die manuell durchgeführt werden, sind später in den Berichten (z. B. Kassenbuch) einsehbar.
Um manuell Geld einzulegen oder zu entnehmen, gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie ggf. eine Sitzung.
Öffnen Sie die Kassenschublade mit einen Klick auf
.
Geben Sie den Betrag ein, den Sie entnehmen bzw. einlegen möchten.
Geben Sie im Kommentar-Feld den Grund für die Entnahme oder das Einlegen ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld - es muss ein Text eingegeben werden, um fortfahren zu können. Der Kommentar wird in den Berichten (z. B. Kassenbuch) angezeigt.
Bestätigen Sie den Vorgang mit OK.
Tagesabschluss
Der Tagesabschlussbericht zeigt die Summe aller getätigten Einnahmen während der POS-Sitzung des vergangenen Tages.
Um einen Tagesbericht zu drucken, muss die POS Sitzung abgeschlossen bzw. beendet werden. Sie können in den Einstellungen festlegen, ob der Tagesbericht automatisch am Ende des Tages gedruckt werden soll.
Wichtig: Um den Tagesabschluss durchzuführen und die POS-Sitzung zu beenden, müssen alle offenen Rechnungen fertiggestellt oder gelöscht werden. Die Kasse kann auch ohne Beenden geschlossen werden. Mit der entsprechenden ID kann die Kasse jederzeit wieder geöffnet werden. Es wird dann kein Tagesabschluss erzeugt.
Wenn Sie nach jeder POS Session einen Tagesabschluss automatisch gedruckt haben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die POS Einstellungen und wählen Sie dann den Reiter Allgemein.
Setzen Sie hier ein Häkchen: Tagesbericht drucken, wenn die POS Sitzung beendet wird.
Wählen Sie nun einen Drucker aus, um den von Ihnen ausgewählten Bericht zu drucken.
Hinweis: Sie können zwei Drucker auswählen: der POS Drucker und der DIN A4 Drucker. Sie können die POS Drucker in der POS Menüleiste auswählen: Klicken Sie auf Datei > Druckereinstellungen > POS Drucker und bestätigen Sie mit Klick auf Ändern. Der ausgewählte Bericht wird nun immer automatisch gedruckt, sobald die POS Session beendet wird.