Im pixi Kundenservice können Sie Rechnungen und Gutschriften direkt als PDF-Dokument an Ihre Kunden verschicken.

Es stehen Ihnen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können PDF-Rechnungsdokumente entweder über Ihr lokales Standard-E-Mail-Programm oder über pixi (ab pixi AVA Update 21) verschicken.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass ab pixi AVA Update 22 Rechnungstemplates mit dem Suffix "_PDF" im Templates-Verzeichnis (C:\pixi\templates) vorhanden sein müssen. Andernfalls werden keine PDF-Rechnungen erstellt und können damit auch nicht an eine E-Mail angehangen werden.
Weitere Informationen: Rechnungsvorlagen verwalten

PDF-Mailversand über lokales Standard-E-Mail-Programm

Möchten Sie die Rechnungsdokumente im PDF-Format über Ihr lokales E-Mail-Programm verschicken, können Sie dafür die Funktion PDF senden im pixi Kundenservice > Reiter Rechnungen oder Retouren nutzen.

Bevor Sie diese Funktion nutzen können, muss Sie jedoch aktiviert werden. Öffnen Sie dazu das pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Kundenservice und aktivieren Sie die Einstellung Rechnungen und Gutschriften per E-Mail versenden (Voreinstellung=AUS).

Gehen Sie wie folgt vor, um PDF-Rechnungsdokumente über Ihr lokales E-Mail-Programm zu verschicken:

1. Starten Sie den pixi Kundenservice und suchen Sie den jeweiligen Kunden.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen oder entsprechend für die Gutschriften Registerkarte Retouren.

3. Wählen Sie eine Rechnung aus der Liste aus und klicken Sie auf PDF senden.

   • Die pixi Rechnungs-Applikation öffnet sich und eine Kopie der Rechnung/ Gutschrift wird als PDF-Dokument erstellt. Die Rechnungs-/Gutschriftennummer wird im Rechnungslogfile angezeigt. Z.B.: “15:49:51 MAD000196 per E-Mail versenden”

   • Die E-Mail wird in Ihrem Standard-E-Mail-Programm geöffnet (die PDF-Datei wird temporär unter C:\pixi\data\PDFfiles gespeichert)

   • Die E-Mail-Adresse wird aus der Rechnungsadresse übernommen.

   • Der Betreff der E-Mail entspricht der Rechnungs/- bzw. Gutschriftennummer.

   • Das erstellte PDF-Dokument der Rechnung/ Gutschrift wird der E-Mail als Dateianhang hinzugefügt.

4. Fügen Sie den Text für die E-Mail hinzu und klicken Sie auf Senden.

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PDF-Mailversand über pixi

Verfügbar ab pixi AVA Update 21.

Soll der Versand der Rechnungsdokumente im PDF-Format über pixi erfolgen, können Sie dafür manuell eine Neue E-Mail erstellen und pixi mitteilen, dass die PDF-Rechnungsdokumente an die Mail angehangen werden sollen.

Tipp: Rechnungen im PDF-Format können nur dann als E-Mail-Anhang verwendet werden, wenn sie auf dem Dokumentenserver vorhanden sind. Ist auf dem Dokumentenserver keine PDF-Datei vorhanden, wird die E-Mail ohne Anhang verschickt. Bitte schauen Sie sich für weiterführende Informationen diesen pixipedia Artikel an: PDF-Rechnungen auf dem Dokumentenserver speichern

Gehen Sie wie folgt vor, um PDF-Rechnungsdokumente über pixi in einer neuen E-Mail zu verschicken:

1. Starten Sie den pixi Kundenservice und suchen Sie den jeweiligen Kunden.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen oder entsprechend für die Gutschriften Registerkarte Retouren.

3. Klicken Sie auf Neue E-Mail.

4. Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können nun entscheiden, ob Sie eine neue E-Mail auf Grundlage eines E-Mail-Templates oder manuell erstellen können.

   1. Klicken Sie auf Vorlage auswählen..., um eine neue E-Mail auf Grundlage eines E-Mail-Templates zu erstellen. In diesem Fall ist im Template bereits geregelt, ob PDF-Rechnungsdokumente an die E-Mail angehangen werden sollen oder nicht. Die Konfiguration können Sie im pixi Control Center wie im Artikel PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang beschrieben überprüfen.

   2. Möchten Sie eine manuelle E-Mail mit eigenem Text erstellen, wählen Sie keine Vorlage, sondern tragen Sie Ihren Text in das dafür vorgesehene Freifeld ein.

      1. Aktivieren Sie die Checkbox Rechnungsdokument anhängen, sodass die E-Mail mit einem Anhang an den Kunden verschickt wird.

5. Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail zu verschicken.

Ob eine E-Mail tatsächlich mit Anhang verschickt wurde oder gerade verschickt wird, können Sie anhand der Spalte Anhang im pixi Kundenservice > Reiter E-Mails erkennen. Ein Anhang wurde dann verschickt, wenn die Checkbox aktiviert ist. (Ab pixi AVA Update 21)

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