Warum werden die E-Mail Vorlagen nicht im pixi Kundenservice angezeigt?

Sie haben eine neue Vorlage für die Kundenservice E-Mails im pixi Control Center hinterlegt und möchten nun eine Test-E-Mail versenden. Allerdings wird Ihnen keine der Vorlagen angezeigt, die Sie erstellt haben.

In diesem Fall überprüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Art oder die Vorlage noch deaktiviert ist.

Was bedeuten die Statusfarben der E-Mail-Arten und Vorlagen?

Die pixi Auto-E-Mails werden in verschiedenen Statusfarben angezeigt:

• Rot: Die E-Mail-Art oder Vorlage ist deaktiviert. Diese E-Mail-Art oder Vorlage wird somit nicht versendet.

• Gelb: Der Testmodus der E-Mail Art ist aktiviert. Alle Vorlagen dieser E-Mail-Art werden an die hinterlegte Test-E-Mailadresse gesendet.

• Grün: Die E-Mail-Art oder Vorlage ist aktiviert. Für die E-Mail-Art werden die aktivierten Vorlagen versendet.

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Warum wird die default Vorlage versendet?

Sie haben eigene Vorlagen für eine E-Mail-Art angelegt und aktiviert, dennoch wird die default Vorlage an die Kunden versendet. Sie können mehrere Filtereinstellungen für den Versand der E-Mails hinterlegen.

Wenn zwei Vorlagen die gleichen Filter ausgewählt haben, wird von pixi die default Vorlage versendet, da nicht eindeutig ist, welche Vorlage versendet werden soll.

Hinweis: Die default Vorlage einer E-Mail sollten Sie nie deaktivieren, da dies in vielen Fällen zu einer Verzögerung bis hin zu Erliegen des E-Mail-Versandes führen kann.

Versandpriorität der E-Mail Vorlagen anhand der Filtereinstellungen

Sie können für die Automatischen E-Mails verschiedene Filtereinstellungen hinterlegen:

• Shop

• Land

• Versanddienstleister

• Zahlungsart

pixi berücksichtigt beim Erstellen der automatischen E-Mails die Vorlage mit den meist gesetzten Filtereinstellungen.

Wie kann eine Vorlage für den Versand ausgeschlossen werden?

Wenn Sie eine Vorlage vom Versand bei den automatischen E-Mails ausschließen möchten, legen Sie eine neue Vorlage an und setzen Sie die Filtereinstellungen. Anschließend hinterlegen Sie in den Sendeeinstellungen für diese Vorlage falsche SMTP Daten, damit der Versand dieser E-Mail Vorlage fehlschlägt.

Alternativ können Sie auch Shops oder Zahlarten von der E-Mail-Erstellung ausschließen.

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Warum kommen versendete E-Mails nicht beim Empfänger an?

Wenn E-Mails mit diversen Meldungen wieder an Sie zurückgeschickt werden und somit nicht beim Empfänger ankommen, kann dies verschiedene Ursachen haben. In den meisten Fällen lässt sich jedoch anhand der zurückgelieferten Meldung ableiten, worin das Problem besteht, bspw.:

In diesen Fällen kann folgende Seite hilfreich sein. Hier finden Sie typische Fehlermeldungen und deren Erklärung bei Unzustellbarkeit der E-Mail:

Fehlermeldungen bei Unzustellbarkeit

Warum kann es zwischen Bestelleingang und Senden der Bestellbestätigungs-E-Mail zu Verzögerungen von bis zu 30 Minuten kommen?

Vom Import der Kundenbestellung bis zum Versand der zugehörigen Bestellbestätigungs-E-Mail können bis zu 30 Minuten verstreichen. Aus diesem Grund verzichten die meisten Shop-Betreiber auf eine Bestellbestätigung aus pixi heraus und lassen diese vom Shop versenden.

Aufgrund der diversen Prozesse, die zwischen Bestelldatum und Versand der E-Mail durchlaufen werden, ergibt sich die zeitliche Verzögerung. Die folgenden Prozesse haben darauf Einfluss:

1. Sobald der Kunde die Bestellung im Shop verbindlich tätigt, wird das Bestelldatum erfasst.

2. Anschließend wird diese Bestellung durch die Shopconnection abgefragt und importiert. Dies geschieht nicht in Echtzeit, sondern mit einer gewissen Verzögerung des Import-Jobs. Läuft der Artikel-Import beispielsweise parallel zum Bestell-Import, entsteht eine Verzögerung.

3. Wurde die Bestellung zu pixi importiert. Werden die insgesamt 3 Agent-Jobs für die Automatischen E-Mails durchlaufen.

   1. E-Mail-Erstellung: Der erste Job erstellt die E-Mail. Das kann, je nachdem welche Prozesse gerade aktiv sind und welche E-Mail-Typen dadurch zur Erstellung angetriggert werden, etwas Zeit in Anspruch nehmen.

   2. E-Mail-Versand: Der zweite Job versendet die E-Mail. Je nachdem, wie viele E-Mails verarbeitet werden müssen, kann dies wiederum Zeit in Anspruch nehmen und es kann vorkommen, dass sich der Dienst aufgrund dessen zwischendurch neustartet.

   3. Status-Aktualisierung: Der dritte Job prüft dann den Status der versendeten E-Mails und schickt diesen zurück an die pixi Datenbank (QUEUED, FAILED, SENT).

Es ist also zusammenfassend festzuhalten, dass es aufgrund der 4 Agent-Jobs, welche vom Setzen eines Bestelldatums im Shop bis hin zum Versand der E-Mail laufen, in Einzelfällen und abhängig vom Load der Agent-Jobs zu einer 30-minütigen Verzögerung kommen kann.

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Warum wird in der E-Mail "wrong type" angezeigt?

Wird in einer erstellten E-Mail statt einem Wert oder einer Zeichenfolge der Ausdruck "wrong type" angezeigt, liegt das daran, dass im Template die der Name einer Variable genutzt wurde, die es in diesem Template nicht (mehr) gibt.

Sie sollte in einem solchen Fall das entsprechende E-Mail-Template öffnen und in der Liste der Variablen prüfen, ob die Bezeichnung der genutzten Variable in der Liste der Variablen enthalten ist. Falls nicht, ersetzen Sie die aktuell genutzte Variable durch eine Variable aus der Liste.

Wie kann ich mehrere E-Mails aus dem Postausgang erneut versenden?

Ausgangssituation: Es befinden sich mehrere E-Mails im Postausgang, wovon einige den Status QUEUED besitzen. Sie möchten nun weitere E-Mails im Status FAILED erneut verschicken, aber der Button E-Mail erneut versenden ist nicht aktiv.

Lösung: Markieren Sie zunächst E-Mails im Status FAILED. Der Button E-Mail erneut versenden sollte nun aktiv sein. Wenn Sie nun alle E-Mails über die Checkbox im Spaltenkopf auswählen, sollte der Button weiterhin aktiviert sein und Sie können somit die E-Mails im Status FAILED erneut versenden.

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Warum wird keine Zahlungsbestätigungs-E-Mail verschickt?

Wird für einen Kunden keine Zahlungsbestätigungs-E-Mail verschickt, kann dies unterschiedliche Ursachen haben.

E-Mail-Art ist nicht aktiviert

Die naheliegendste Ursache ist, dass die entsprechende E-Mail-Art im pixi Control Center nicht aktiviert ist. Aktivieren Sie in diesem Fall die E-Mail-Art, sodass E-Mails erstellt und versendet werden.

Datenbank-Einstellungen nicht korrekt konfiguriert

Auto E-Mails - Zahlungsarten für Zahlungsbestätigung

Prüfen Sie außerdem die Datenbank-Einstellung "Auto E-Mails - Zahlungsarten für Zahlungsbestätigung" (pixi Control Center > Datenbank Einstellungen > Auto E-Mails V2). In dieser Einstellung müssen kommagetrennt alle Zahlarten-Codes eingetragen sein, für die eine Zahlungsbestätigung verschickt werden soll.

Nutzen Sie beispielsweise die Zahlarten Vorauskasse (C) und PayPal (P) und für beide Zahlarten soll die Zahlungsbestätigungs-E-Mail versendet werden, so sollte die Datenbank-Einstellung diesen Inhalt besitzen: "C,P"

Auto E-Mails - Zahlungseingang nur mit Buchung

Werden Zahlungsbestätigungs-E-Mails verschickt, aber scheinbar nicht für alle Kunden einer Zahlart, für die der E-Mail-Versand aktiviert wurde, sollten Sie die Datenbank-Einstellung "Auto E-Mails - Zahlungseingang nur mit Buchung" (pixi Control Center > Datenbank Einstellungen > Auto E-Mails V2) prüfen. Mithilfe dieser Einstellung legen Sie fest, ob für Kundenbestellungen, die manuell im pixi Kundenservice freigegeben wurden, eine Zahlungsbestätigungs-E-Mail versendet werden soll oder nicht. Ist die Einstellung aktiviert, dann wird die Zahlungsbestätigungs-E-Mail nur dann verschickt, wenn die Kundenbestellung über die Applikation pixi Zahlungen per Zahlungszuweisung freigegeben wurde.

Sollen also alle Kunden eine Zahlungsbestätigungs-E-Mail erhalten - unabhängig davon, ob die Kundenbestellung manuell im pixi Kundenservice oder per Zahlungszuweisung in pixi Zahlungen freigegeben wurde - deaktivieren Sie diese Einstellung.

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Wie kann ich neue SMTP-Daten in pixi testen?

Die in pixi zur Verfügung gestellte Verbindungsprüfung zeigt nicht in jedem Fall ein korrektes Ergebnis an bzw. wird durch die Anzeige, dass die Verbindung zum SMTP-Server erfolgreich ist, nicht gewährleistet, dass auch tatsächlich E-Mails über den SMTP-Server verschickt werden können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: SMTP-Einstellungen

Es ist jedoch über einen Workaround möglich zu testen, ob E-Mails tatsächlich verschickt werden können oder nicht. Der folgende Abschnitt beschreibt diesen Workaround.

Vorbereitung

Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage einer E-Mail-Art im Bereich der Kundenservice-E-Mails:

1. Öffnen Sie das pixi Control Center, wechseln Sie zum Reiter Auto E-Mails, klicken Sie auf E-Mail-Arten und Vorlagen und wählen Sie anschließend den Kundenservice.

2. Wählen Sie die E-Mail-Art Kunden-E-Mails, wählen Sie im unteren Bereich eine E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage .

3. Geben Sie der Vorlage einen Namen, setzen Sie den Status auf Aktiviert und füllen Sie die Felder Betreff und Hauptteil im Reiter E-Mail-Hauptteil.

4. Wechseln Sie zurück zum Reiter Allgemein und öffnen Sie die Sendeoptionen mit einem Klick auf Sende...

   1. Wählen Sie die Option Bearbeitete Sendeoptionen definieren.

   2. Füllen Sie die Felder SMTP-Server und Portnummer und - falls auch ein Benutzername benötigt wird - aktivieren Sie die Option Server verlangt Authentifizierung und füllen Sie die Felder Benutzername und Passwort.

   3. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK und anschließend mit Speichern.

Senden der E-Mail über den pixi Kundenservice

Nun senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail über den pixi Kundenservice:

1. Öffnen Sie den pixi Kundenservice, suchen Sie nach einem Testkunden (falls noch nicht vorhanden, sollte ein Testkunde angelegt werden) und wechseln Sie in den Reiter Kundendetails.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschließend auf .

3. Wählen Sie nun Ihre neu erstellte Vorlage aus und klicken Sie OK.

4. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse im Feld An:* sowie einen Betreff im Feld Betreff:* ein.

5. Klicken Sie auf , um die E-Mail zu verschicken.

Nun können Sie den Status der E-Mail im pixi Kundenservice im Reiter E-Mails einsehen und verfolgen. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die E-Mail tatsächlich verschickt wird.

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Wie kann ich eine Test-E-Mail verschicken?

Sie haben eine E-Mail Vorlage einer Automatischen E-Mail im pixi Control Center angepasst und möchten nun diese E-Mail testen.

Dazu müssen Sie die Vorlage zuerst exportieren, anschließend im Ordner "Kundenservice" eine neue Vorlage erstellen und den eben erstellten Export importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das pixi Control Center > Auto E-Mails > E-Mail-Arten und Vorlagen > Automatische E-Mails.

2. Wählen Sie die E-Mail-Art sowie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf oder legen Sie eine komplett neue E-Mail-Vorlage über an.

   1. Führen Sie die Änderungen durch bzw. füllen Sie die neue E-Mail-Vorlage mit Inhalt.

   2. Exportieren Sie anschließend die Vorlage mit einem Klick auf und speichern Sie sie ab.

3. Wechseln Sie nun zu den Kundenservice E-Mails.

4. Wählen Sie die entsprechende E-Mail-Art für Ihr Vorhaben aus, bspw. bei Änderungen der Versandbestätigungs-E-Mail sollte die E-Mail-Art "E-Mails für Rechnungen" genutzt werden und bei Zahlungsbestätigungen die Art "E-Mails für Bestellungen", und erstellen Sie eine neue Vorlage.

   1. Importieren Sie nun die eben exportierte Vorlage über und aktivieren Sie ggf. die E-Mail Vorlage.

   2. Speichern Sie die Änderungen.

Nun senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail über den pixi Kundenservice:

1. Öffnen Sie den pixi Kundenservice, suchen Sie nach einem Testkunden (falls noch nicht vorhanden, sollte ein Testkunde angelegt werden) und wechseln Sie in Abhängigkeit davon, welche E-Mail-Art Sie im Punkt 4 weiter oben gewählt haben, in den entsprechenden Reiter, um Ihre Vorlage auswählen zu können.

   1. E-Mails für Rechnungen: Reiter Rechnungen

   2. E-Mails für Bestellungen: Reiter Bestellungen

   3. Kunden-E-Mails: Reiter Kundendetails

   4. E-Mails für Gutschriften: Reiter Retouren

      Hinweis: Im Reiter "E-Mails" haben Sie Zugriff auf alle E-Mail-Arten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschließend auf .

3. Wählen Sie nun Ihre neu erstellte Vorlage aus und klicken Sie OK.

4. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse im Feld An:* sowie einen Betreff im Feld Betreff:* ein.

5. Klicken Sie auf , um die E-Mail zu verschicken.

Nun können Sie den Status der E-Mail im pixi Kundenservice im Reiter "E-Mails" einsehen und verfolgen. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die E-Mail tatsächlich verschickt wird.

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Können einzelne Kunden vom E-Mail-Versand ausgeschlossen werden?

Einzelne Kunden können manuell vom automatischen E-Mail-Versand ausgeschlossen werden. (ab pixi 18.04)

1. Starten Sie den pixi Kundenservice.

2. Wechseln Sie zum Tab Kundendetails.

3. Aktivieren Sie die Checkbox Automatische E-Mails deaktivieren.

Diesem Kunden werden ab sofort keine automatischen E-Mails mehr zugesandt.

Die Standardauthentifizierung in Exchange Online (Basic Auth) soll eingestellt werden. Was soll ich tun?

Möglicherweise wurden Sie als Microsoft 365-Nutzer im Nachrichtencenter auf die Deaktivierung der Standardauthentifizierung hingewiesen. Sie können die vorgesehene Änderung bzw. Einstellung des Services deaktivieren, damit die Funktionalität der Auto E-Mails weiterhin gewährleistet werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf den Seiten des Microsoft Exchange Teams.

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