Nachdem Sie alle Zahlungen in pixi importiert haben, können Sie die Abgleichsautomatik zur Zuweisung der Zahlungen zu offenen Bestellungen und Rechnungen verwenden. Eine Zahlung kann dabei nur einem Kundenkonto zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie auch die Funktionalität des automatischen Pre-Matchings, das manuelle Zuweisen von Zahlungen sowie die Einführung in die Benutzeroberfläche des Reiters Zahlungsabgleich.

Zahlungen können nur Bestellungen oder Rechnungen mit gleicher Währung zugewiesen werden. (ab pixi AVA Update 7)

Abgleich aller Mahnungen und Rechnungen

Um offene Posten abzugleichen, klicken Sie auf den Zauberstab-Button rechts neben der Liste der Rechnungen im Reiter Zahlungsabgleich in der pixi Zahlungsapplikation.

Klicken Sie auf Automatik-Einstellungen und wählen Sie nun die Kriterien für die Abgleichsautomatik aus:

Wir empfehlen ein Vorgehen in zwei Schritten:

• Abgleich nach Rechnungsnr. und Betrag (entspricht: Rechnungssumme - bereits abgeglichener Betrag)

• Abgleich nach Name und Betrag

• ggf. können über einen dritten Suchlauf nach Rechnungsnr. und Name weitere Zahlungen zugeordnet werden (z. B. in der Textilbranche bei Offener Rechnung und hoher Retourequote)

Nachdem der automatische Durchlauf beendet ist, bestätigen Sie die Zahlungszuweisungen über Alles bestätigen.

Für die Erweiterung des Zeitraumes der Rechnungen wechseln Sie in dem oberen Bereich der Zahlungsapplikation auf den Reiter Automatischer Abgleich.

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In dem Drop-down-Menü können Sie anschließend folgende Parameter wählen:

• 10 Tage

• 30 Tage

• 30 - 60 Tage

• 60 - 90 Tage

• 90 Tage

• 120 Tage

• Alles

Hinweis: Je größer der Zeitraum gewählt wird, desto länger benötigt der automatische Abgleich.

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Wird die Option Mahnungen aktiviert, werden die Mahnungen bei dem automatischen Zahlungsabgleich berücksichtigt. Beim automatischen Zahlungsabgleich werden zuerst die Mahnungen nach folgenden Kriterien überprüft:

• Referenz der Mahnung – wird ein Treffer gefunden, wird überprüft:

  • Zahlungsbetrag:

    • Gesamtbetrag der Mahnung

    • Gesamtbetrag der Mahnung – Mahnkosten

  • In der Tabelle werden Ihnen die Abgleichvorschläge angezeigt.

• Die Automatik überprüft anschließend auf Treffer mit Rechnungen oder Bestellungen.

• Wählen Sie eine Zahlung aus, die einer Mahnung zugewiesen wurde:

  • Alle Rechnungen, die Teil der zugewiesenen Mahnung sind, werden Ihnen in der Rechnungstabelle unter dem Reiter Automatischer Abgleich angezeigt.

  • Eine Informationsleiste wird über der Rechnungstabelle angezeigt: Matched with reminder <Reminder number> Diese ist ein Hyperlink, der den Reiter Mahnungen mit der ausgewählten Mahnung öffnet.

• Bestätigen Sie die Treffer des automatischen Abgleichs:

  • Zahlungsbetrag = Gesamte Mahnkosten:

    • Alle Rechnungen der Mahnung zuweisen.

    • Fügen Sie eine manuelle Buchung für die Mahnkosten hinzu und bestätigen diese, so gleichen Sie diese mit der Zahlung ab.

  • Zahlungsbetrag = Gesamte Mahnkosten – Mahnkosten

    • Alle Rechnungen der Mahnung zuweisen.

• Der Abgleich nach Mahnungen ist nur bei den Abgleich-Einstellungen für den Abgleich nach Rechnungen möglich.

• In den Automatikeinstellungen für den Abgleich zu Bestellungen ist diese Option auch nicht vorhanden. Hier werden auch nur Bestellungen geführt, welche nicht bezahlt sind.

Abgleich aller Bestellungen (mit Status HAL)

Um offene Bestellungen abzugleichen, klicken Sie auf den Zauberstab-Button rechts neben der Liste der Bestellungen im Reiter Zahlungsabgleich in der pixi Zahlungsapplikation. Klicken Sie im erscheinenden Pop-Up-Fenster auf Automatik-Einstellungen und wählen Sie die Kriterien für die Abgleichsautomatik aus:

Wir empfehlen ein Vorgehen in zwei Schritten:

• Abgleich nach Bestellnummer und Betrag

• Abgleich nach Name und Betrag

Zusätzlich empfohlen für den Abgleich von Vorkasse-Bestellungen:

• Es sind die Optionen Bestellnummer. und Betrag mit einer Abweichung von 0,50 € aktiviert.

• Außerdem ist das Feld Verknüpfung mit UND ausgewählt.

Nachdem der automatische Durchlauf beendet ist, bestätigen Sie die Zahlungszuweisungen über Alles bestätigen.

An dieser Stelle können Sie auch festlegen, unter welchen Bedingungen Bestellungen durch Zahlungszuweisung freigegeben werden sollen. Klicken Sie dazu auf Die Automatische Freigabe von Bestellungen ist aktiv...

Ist der Betrag der Zahlung, die als Treffer für die Bestellung gefunden wurde, kleiner als der Betrag der Bestellung, können Sie festlegen, wie mit der Freigabe der Bestellungen verfahren werden soll. Aktivieren Sie dazu Bestellungen freigeben bei Zuweisung, wenn Bestellungen automatisch freigegeben werden sollen. Sie können bei Unterzahlung zwischen diesen Optionen wählen:

• Trotzdem freigeben: Die Bestellung wird bei Unterzahlung freigegeben, auch wenn der Betrag der Zahlung kleiner ist, als der Betrag der Bestellung.

• Nicht freigeben: Die Bestellung wird bei Unterzahlung nicht freigegeben.

• Nachfragen: Sie können ab einer festgelegten Abweichung selbst entscheiden, ob Bestellungen freigegeben werden sollen oder nicht.

  • Abweichung: Geben Sie hier den Betrag der Abweichung an, ab welchem Sie entscheiden möchten, ob die Bestellung freigegeben werden soll oder nicht.

Für die Erweiterung des Bestellzeitraumes wählen Sie den Reiter Automatischer Abgleich im unteren Bereich der pixi Zahlungen.

Tipp: Sie können unter dem Punkt Kriterien für den automat. Abgleich die Standardwerte für den automatischen Zahlungsabgleich hinterlegen.

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