Die Seite Buchhaltungsexport erlaubt es Ihnen, DATEV-Daten aus pixi Web zu exportieren. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Sortierung der DATEV-Daten anzupassen, sodass die exportierten Daten auch in andere Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Buchhaltungsexportfunktion wird die DATEV-Schnittstelle benötigt.
Bitte kontaktieren Sie Ihre/n zuständige/n Account Manager/in zum Buchen der Funktion, wenn Sie die DATEV-Schnittstelle noch nicht erworben haben. Unterstützt werden sowohl DATEV 1.41 als auch 5.1, ASCII, Lexware und personalisierte Formate.

pixi Datenbank-Einstellungen

Um die POS-Buchhaltung abbilden zu können, müssen die entsprechenden DATEV-Konten im pixi Control Center ausgefüllt werden. Öffnen Sie dazu das pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner Zahlungen > Ordner DATEV Export > Ordner Andere Standards und hinterlegen Sie die folgenden Daten:

• Standard-Kontonummer für POS Kunden: Kontonummer für alle POS Kunden

• Standard-Kontonummer für POS Zahlungen: Kontonummer für alle Rechnungen mit Zahlungsart Bar

• Standard-Kontonummer für POS Rechnungen: Kontonummer für alle Rechnungen mit allen anderen Zahlungsarten

Benötigte API Calls

Für den Buchhaltungsexport benötigen Sie folgende API Calls:

Freischaltung für Benutzer

Zugriff auf die Seite Buchhaltungsexport haben alle Benutzer, für deren Rolle das Recht Buchhaltungsexport (Web pixi) aktiviert ist. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Navigieren Sie bei pixi Web zu Administration > Benutzerverwaltung > Rollen.

2. Scrollen Sie zum Bereich Berichte. Klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Setzen Sie den Haken vor Buchhaltungsexport (Web pixi) - Zugriff auf die Seite „Buchhaltungsexport“.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Buchhaltungsexport

Nachfolgend ist grundlegend erläutert, wie Sie den Buchhaltungsexport nutzen können, um die Buchhaltungsdaten zu exportieren.

1. Der erste Schritt ist, ein Profil zu erstellen, welches die gewünschten Daten enthält. Unter anderem gilt es in diesem Schritt, das korrekte Export-Format auszuwählen. Je nachdem, für welches Format Sie sich entschieden haben, werden unterschiedliche Optionen und Filter angezeigt.

2. Haben Sie ein Profil erstellt, wird dieses in der Liste der Profile angezeigt. Nun gilt es, einen Export für das Profil zu erstellen.

3. Haben Sie den Export erstellt, wird dieser in der Liste der Exporte mit zugehörigem Status angezeigt. Exporte im Status „Fertig“ können heruntergeladen werden, sofern Daten vorhanden sind.

Profile

Möchten Sie ein neues Profil erstellen, klicken Sie oberhalb der Liste der bereits erstellten Profile auf Neues Exportprofil erstellen. Ein bereits erstelltes Profil können Sie editieren, indem Sie auf den Namen des Profils klicken. Füllen Sie die angezeigten Felder aus. Die mit einem Symbol (Asterisk) gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden. Klicken Sie anschließend auf Erstellen, um das Profil zu erstellen bzw. auf Speichern, um die getätigten Änderungen zu speichern.

Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie in separaten Artikeln zu den Export-Formaten:

• DATEV

• ASCII & Lexware

• Personalisiert

Buchungskonten anpassen

Nachdem Sie die Auswahl des Export-Formats und der Export-Datei getroffen haben, können Sie Regeln definieren, sodass in Abhängigkeit der Währung von Standardbuchungskonten auf bestimmte Buchungskonten umgebucht wird. Gehen Sie dazu auf der Seite Profile rechts auf das Zahnrad.

Hinweis: Diese Option ist nur bei aktivierter Mehrwährungsfähigkeit sichtbar.

Ihnen wird eine Tabelle mit den bisher angelegten Regeln angezeigt. Sie können sich weitere Informationen anzeigen lassen, indem Sie die Maus über das bewegen.

Mithilfe des Buttons können Sie eine neue Regel hinzufügen. Anschließend müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden:

• Buchungskonto: Tragen Sie hier das Buchungskonto ein, welches ebenfalls im pixi Control Center > Reiter Datenbank-Einstellungen > Zahlungen > Ordner DATEV Export hinterlegt ist. Der Wert, der in diesem Feld hinterlegt ist, wird beim Export der Daten aus pixi durch den Wert aus dem Feld Neues Buchungskonto ersetzt.

• Währung: Wählen Sie die Währung aus der Drop-down-Liste, für welche das Buchungskonto beim Export der Daten aus pixi ersetzt werden soll.

• Neues Buchungskonto: Tragen Sie hier das Buchungskonto ein, welches den Wert aus dem Feld Buchungskonto vor dem Export der Daten aus pixi ersetzen soll.

Eine bereits erstellte Regel können Sie über die Spalte Aktionen mit editieren oder mit löschen.

Beispiel:

Der Wert der Datenbank-Einstellung "Kontonummer für 19% Umsätze an EU Firmen mit UstID" (pixi Control Center > Reiter Datenbank Einstellungen > Ordner DATEV Export > Ordner Standard-Konten) ist auf 17000 gesetzt.
Sie können nun für jede Währung ein eigenes Buchungskonto hinterlegen:

In dieser Konfiguration wird vor dem Export der Daten aus pixi, das Buchungskonto für Umsätze (17000) in der Währung US-Dollar durch 17001 und für Umsätze in der Währung Britische Pfund durch 17002 ersetzt.

Ohne eine Regel für die Währung US-Dollar, wird beim DATEV Export der Wert exportiert, welcher im Control Center definiert ist:

Währung;Vorzeichen;Betrag;MwSt-Schlüssel;Erlöskonto;Rechnungs-Nr;Kostenstelle;Belegdatum;Kunden-Nr.;;;;;Buchungstext;Wechselkurs;

USD;+;60,00;0;17000;TEST025406;;01092010;115604;;;;;26235;1;

Wurde eine Regel für die Währung US-Dollar angelegt, wird beim DATEV-Export der Wert der Control Center Einstellung durch das Neue Buchungskonto ersetzt:

Währung;Vorzeichen;Betrag;MwSt-Schlüssel;Erlöskonto;Rechnungs-Nr;Kostenstelle;Belegdatum;Kunden-Nr.;;;;;Buchungstext;Wechselkurs;

USD;+;60,00;0;17001;TEST025406;;01092010;115604;;;;;26235;1;

Profile löschen

Sie können ein Profil löschen, indem Sie die Checkbox vor dem Profilnamen aktivieren und anschließend auf Löschen klicken (es können mehrere Profile ausgewählt werden).

Export/Profile exportieren

Sie können einen Export für ein Profil erstellen, indem Sie das Profil über die Checkbox selektieren und anschließend auf Export klicken. Es ist auch hier möglich, mehrere Profile auszuwählen, um mehrere Exporte zu erstellen. Dabei wird pro ausgewähltem Profil ein Export erstellt.

Nach dem Klick auf Export öffnet sich ein Pop-Up, in dem der Zeitraum des Exports festgelegt werden muss. Haben Sie den Zeitraum ausgewählt, können Sie dies mit einem Klick auf Export bestätigen.

Info: Sie können Daten für eine Zeitspanne von bis zu einem Monat exportieren. Für einen größeren Zeitraum müssen mehrere Exporte erstellt werden. Die Zeitspanne wird nicht automatisch für den nächsten Monat geändert, d. h. Sie müssen für jeden Monat einen neuen Export erstellen.

In der Liste der Exporte wird ein neuer Datensatz mit dem Label NEU in der Spalte Info erstellt. Das Label NEU verschwindet, sobald ein Datensatz heruntergeladen wurde.

Haben Sie einen oder mehrere Exporte erstellt, werden Ihnen diese in dieser Übersicht angezeigt. Neben dem Profilnamen, wird ebenfalls die Zeitspanne der exportierten Daten angezeigt (Datum von, Datum bis) sowie der Status der Exporte.

Status

Nach dem Erstellen eines Exports durchläuft dieser verschiedene Status, bis Sie den erstellten Export herunterladen können:

Exporte herunterladen

Ein Export kann heruntergeladen werden, wenn er sich im Status Fertig befindet. In diesem Fall wird eine Schaltfläche zum Herunterladen angezeigt, über die Sie die Export-Datei bei Ihnen lokal speichern können. Beinhaltet ein Export für die angegebene Zeitspanne keine Daten, wird statt der Herunterladen-Schaltfläche ein Hinweis KEINE DATEN angezeigt. Der Export wird je nach Export-Format im CSV- oder TXT-Format erstellt und folgt hinsichtlich der Benennung folgendem Format:

"Name des Profils"-"Datum Von"-"Datum Bis".Dateiendung

Hinweise:

• Leerzeichen im Profilnamen werden durch "_" ersetzt und die Werte "Datum von"/"Datum bis" werden im Format "JJJJ-MM-TT" angezeigt.

• Im Export-Format DATEV wird dem Namen der Export-Datei "EXTF_" vorangestellt, um sicherzustellen, dass die Export-Datei von DATEV erkannt werden.

• Die folgenden Zeichen sollten nicht verwendet werden: \ / : * ? " < > |."

Beispiel:

Sie haben ein Profil mit dem Namen "ASCII - Kundenexport" im Zeitraum 01-01-2016 bis 31-01-2016 erstellt. Die herunterladbare Export-Datei wird demzufolge folgenden Namen tragen: "ASCII_-_Kundenexport-2016-01-01-2016-01-31.txt"

Wird ein Export mehrfach heruntergeladen, wird an den Dateinamen ein Zusatz "(1)", "(2)", "(n)" hinzugefügt.

Exporte löschen

Exporte können in den Status Fertig und Fehler gelöscht werden. Klicken Sie dazu in der Zeile des jeweiligen Exports auf die Schaltfläche . Nach dem Klick auf die Schaltfläche werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie den Export wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Dokumente, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch gelöscht.

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